Крім передачі новачкові в період адаптації нових знань про компанію і існуючих порядках, іншою метою "Welcome! Тренінгу" є формування і підвищення лояльності нових співробітників до компанії. Важливо розуміти, що "Welcome! Тренінг" не є тренінгом в звичному розумінні цього слова, тобто не спрямований на відпрацювання будь-яких навичок.
Необхідно, з урахуванням специфіки компанії і її корпоративної культури, визначитися з формою проведення "Welcome! Тренінгу":
Аудиторний тренінг. Це класичний варіант проведення вступного навчання. Перевагами такої форми навчання є реальне спілкування як з колегами, які проводять навчання (що дає можливість отримати відповіді на всі запитання й познайомитися зі старожилами компанії), так і з новачками з інших підрозділів (досвід показує, що люди, які прийшли в компанію одночасно, часто заводять приятельські стосунки і тримаються разом).
Електронний курс (e-learning). Використання такої форми навчання рекомендується, якщо:
А. У навчанні беруть участь співробітники віддалених офісів. У цьому випадку сам курс, до якого мають доступ співробітники всіх підрозділів, готується і періодично оновлюється співробітниками служби персоналу основного офісу.
Б. У компанію одночасно приходить багато новачків, що може бути обумовлено різними причинами: стадією активного росту компанії, процесами злиттів і поглинань, плинністю персоналу. В даний час спеціалізовані провайдери пропонують послуги з розробки електронних версій адаптаційних курсів. Стиль розроблюваних програм абсолютно різний: від строгого (переважно для банківських і фінансових структур) до веселого (коли тренінг розроблений у вигляді гри або мультфільму).
Змішаний варіант. Таке навчання включає як аудиторні модулі, так і елементи електронного навчання. Даний формат стає найбільш поширеним, так як дозволяє розробляти збалансовані програми, визначаючи, яка частина інформації може бути вивчена новачками самостійно, а в яких випадках доцільно "живе" спілкування.
Тривалість "Welcome! Тренінгу" залежить від потреб компанії, а саме, від обсягу тієї інформації, яку планується донести до нових співробітників. Як правило, тривалість програми становить від двох годин до двох днів.
Періодичність проведення "Welcome! Тренінгу" залежить від того, наскільки часто і в якій кількості в компанію приходять нові співробітники. Це можуть бути і щотижнева, і щомісячна програми. Проведення навчання в конкретний день тижня в строго певний час, допустимо, в п'ятницю з 12.00 до 16.00, добре тим, що дозволяє запам'ятати лінійним керівникам то, в який час новий співробітник його підрозділи буде відсутній.
"Welcome! Тренінг" може включати в себе ряд інформаційних блоків.
Відомості про компанію. Цей блок покликаний познайомити учасників тренінгу з історією організації, її сьогоденням і майбутнім. Новачки дізнаються наступну інформацію про компанію: історія створення; бачення, місія; стратегічні пріоритети і цілі на поточний період; структура, ключові фігури; корпоративні міфи, історії успіху; основні клієнти та партнери; висвітлення діяльності в засобах масової інформації.
Одна з скоєних помилок - використання в підготовці даного блоку презентацій, розроблених департаментами маркетингу та продажів і орієнтованих на клієнтів компанії. Важливо пам'ятати, що клієнти є зовнішнім оточенням компанії і входять в іншу цільову аудиторію, що безпосередньо впливає на розстановку акцентів.
Інформація про вироблених продуктах / послуги, що надаються. Даний блок повинен містити наступну інформацію:
опис сегмента ринку, в якому працює компанія; позиція компанії на ринку; основні конкуренти; основні характеристики продукту / послуги.
Навіть в тому випадку, якщо серед новачків немає співробітників департаменту продажів, яким доведеться працювати з клієнтами, рекомендується не підходити до даного блоку формально. Будь-якому співробітникові, незалежно від його посади, буде цікаво дізнатися специфічні речі про те, як виробляється продукція або як здійснюється виконання послуг клієнта, будь це нафтова компанія, гравець телекомунікаційного або алкогольного ринку. При підготовці даного блоку важливо визначити обсяг інформації і глибину подачі матеріалу.
Корпоративна політика в галузі управління персоналом. Цей блок містить інформацію про можливості, що надаються співробітникам компанією, в наступних сферах: професійний розвиток (можливості в галузі навчання, які надає компанія, як працює навчальний центр, бібліотека); розвиток кар'єри (базова інформація про оціночних процедурах, приклади кар'єрного зростання працюючих співробітників); політика винагород (в разі, якщо вона уніфікована); умови роботи (порядок виплати заробітної плати, можливості отримання інших існуючих в компанії пільг); умови побуту (де і коли можна пообідати, отримати медичну допомогу, допомогу, пов'язану з обслуговуванням транспортного засобу і т. д.); відносини з профспілковою організацією.
Екскурсія по компанії. В даний блок можна включити такі заходи. Відвідування виробництва, відділу розробок або інших ключових підрозділів. У разі якщо організувати екскурсію в них не представляється можливим, рекомендується підготувати слайди або невеличкий фільм про них. Після цього можна відвідати деякі інші відділи - новачкові важливо показати роботу всіх підрозділів.
Показ фільму зазвичай здійснюється в тому інформаційному блоці, до якого він належить. Це може бути класичний оповідний або мультиплікаційний фільм або просто добірка історій. Підготовку фільму найкраще проводити за допомогою професіоналів.
Експертна група "Управління персоналом", Центр кадрових технологій, компанія "МЦФЕР"