Для підвищення якості послуг, що надаються ресторану необхідно ефективно організувати не тільки обслуговування, а й виробничу діяльність. Управління якістю виробництва передбачає контроль за процесами закупівель, прийому, зберігання і забезпечення схоронності придбаних продуктів, матеріалів, сировини, а також за технологічним процесом приготування страв.
Закупівля. У більшості підприємств масового харчування близько 50% всіх витрат складають витрати на закупівлю товарів і послуг, необхідних для обслуговування гостей. Тому всі процеси, пов'язані з цією областю діяльності ресторану, підлягають суворому контролю. Контроль проводиться комп'ютеризованої закупівельної системою, в якій можна виділити наступні головні компоненти: технічні характеристики товарів (товарна специфіка); засоби контролю за розкраданнями і втратами продуктів; кількість кожного з продуктів, який завжди мусить бути в наявності; відповідальних за виробництво закупівель; відповідальних за отримання, складування і видачу продуктів.
Для ресторану абсолютно необхідно мати точне уявлення про стандарти якості товарів, що купуються, або їх товарної специфікації. Для кожного товару, що купується заздалегідь встановлюються і вказуються в специфікаціях якість і кількість. Боротьбу з розкраданнями тепер полегшують комп'ютери. Однак і найдосконаліша комп'ютерна система не гарантує ліквідацію цього явища, оскільки ресторанний бізнес загрожує спокусами. У будь-якому випадку чесний працівник - найнадійніший засіб проти розкрадань.
Також важливо, щоб в ресторані постійно був необхідний запас усіх потрібних продуктів, званий нормою запасів. Коли кількість стає менше норми, комп'ютерна система сигналізує, що необхідно поповнити запаси і наскільки. Загальна кількість закуповуваних рестораном товарів визначається обсягом його товарообігу, асортиментом страв і напоїв, ємністю сховищ і складів, наявністю на ринку тих чи інших товарів, термінами їх поставок і іншими факторами, що визначають роботу підприємства.
У питаннях закупівель завжди потрібно розділяти відповідальність між тими, хто оформляє замовлення, і хто отримує замовлені продукти. Це зменшує можливість розкрадань. А ще краще, щоб три людини були відповідальні за це: шеф-кухар готував замовлення, менеджер робив його офіційно, а відповідальність за отримання товарів третя людина (комірник) поділяв з шеф-кухарем або людиною, призначеним для цього шеф-кухарем.
Комерційні (орієнтовані на прибуток) ресторани і виробничі відділи мережевих ресторанів не обов'язково самі займаються розробкою специфікацій: вони можуть користуватися специфікаціями, що розробляються корпоративними конторами. Але в будь-якому випадку предзакупочная процедура складається з декількох етапів:
- планування меню;
- розрахунок кількості продуктів, необхідних для приготування страв, передбачених меню;
- визначення рівня наявності запасів;
-визначення необхідності поповнення запасів і уточнення кількості, на яке їх треба поповнити;
- вироблення специфікацій і оформлення замовлення на закупівлю продуктів.
А.Стефанеллі каже, що процедура закупівель може йти по формальному або неформальному сценарієм, і кожен з цих сценаріїв включає наступні кроки:
Видача у виробництво
Формальний сценарій зазвичай використовується ресторанними корпораціями, а неформальний - незалежними ресторанами. Замовлення на покупку робиться на основі вивчення товарних специфікацій і являє собою замовлення на покупку певної кількості продуктів за певними цінами.
Багато ресторанів розробляють типові замовлення на продукти, які їм потрібні на постійній основі. Вони посилають їх постачальникам разом із запитом про ціни і у відповідь отримують зразки для оцінки продукту. Порівнявши зразки, прислані різними фірмами, він може вибрати в постачальники ту, яка краще задовольняє його вимогам.
Отримання замовлення. Оскільки прийом вступників товарів повинен здійснюватися в присутності і за участю керівника підприємства, одного з його заступників або іншого відповідального працівника, рекомендується планувати ці операції таким чином, щоб вони проводилися не в найактивніші години роботи ресторану, коли наплив відвідувачів особливо великий.
Отримання замовлення зазвичай поєднується з контролем: отримуючи продукти, ресторан повинен бути впевнений, що кількість, якість і ціни точно відповідають замовленням. Необхідно вимагати від постачальників чіткого заповнення товарних ордерів з детальним зазначенням кожного найменування товару, марки, ціни за одиницю загальної вартості та суми податку або збору, якщо це необхідно. Якість і кількість повинні строго відповідати специфікації.
Залежно від типу ресторану і типу наявної в його розпорядженні системи контролю за якістю продуктів частину швидкопсувних продуктів надходить на кухню, але велика частина відправляється на склад.
Зберігання / Видача. На підприємствах громадського харчування розрізняють два види складських сховищ: головний (або основний) склад і підсобну комору. Головний (або основний) склад обладнаний морозильними та холодильними камерами, стелажами і боксами для зберігання швидкопсувних харчових продуктів, винно-горілчаних виробів, всіляких матеріалів, миючих засобів тощо. Такий склад зазвичай примикає до приміщення для прийому вантажів поблизу основного виробництва. У ньому зберігаються запаси товарів, що містяться в нерозпечатаній тарі. Це не тільки спрощує їх облік, а й забезпечує максимальне використання складських площ.
Підсобні сховища або комори, обладнані невеликими морозильними або холодильними камерами, стелажами, полицями, прилавками, столами та іншим, організовуються в зручних місцях ресторану. Розміщуються на найбільш придатних ділянках, вони дозволяють обслуговуючому персоналу в міру необхідності швидко отримувати потрібні продукти по кілька разів протягом робочого дня, не звертаючись на головний склад. Як правило, в підсобних комор повинен зберігатися, щонайменше, добовий запас продуктів.
Розміри складських приміщень ресторану залежать від обсягу його товарообороту, асортименту продукції, порядку замовлень, а також від ряду інших чинників. Загальна маса продуктів, що зберігаються в підсобних комор, поповнюється в міру необхідності і залишається практично незмінною, тому відпадає необхідність в їх обліку. У той же час запаси продуктів головного складу можуть значно змінюватися, тут облік необхідний. Само собою зрозуміло, що всі складські приміщення обладнуються замками в якості додаткової міри безпеки. На будь-якому підприємстві громадського харчування контроль за запасами - це завжди проблема. Необхідний суворий облік отриманих продуктів. Якщо доступ до запасів мають більше однієї людини, в разі пропажі дуже важко знайти винного.
Фред Дель Марва дає наступні поради тим, хто хоче зменшити кількість крадіжок з комор і робочих приміщень своїх ресторанів [1]:
- часто проводите інвентаризацію;
- розподіліть матеріальну відповідальність за прийняті товари між декількома службовцями;
- робіть запаси в мінімально достатніх кількостях;
- відмовляйтеся від доставки "поза години пік";
- використовуйте внутрішній облік;
- реєструйте прихід і відхід службовців;
- Не дозволяйте службовцям приходити на роботу з рюкзаками, залишайте за собою право перевірити їх сумки;
- тримайте під контролем баки зі сміттям.
Френсіс Д'Аддаріо каже: "Господарі ресторанів і їхні менеджери, які витрачають купу грошей на розробку хитромудрих маркетингових планів, які обіцяють підвищити доходи на 25%, не приймають мінімальних заходів для запобігання злодійства, просто викидають ці гроші на вітер" [2]. Продукти зі складу слід відпускати за офіційним вимогу і тільки під розписку. Один керуючий, уже багато років працює в ресторанному бізнесі, кожен день особисто видає продукти зі складу. Ніхто з кухонного персоналу не має доступу до запасів. Деякі вважають це надмірною строгістю, але результат очевидний: прекрасний відсоток рентабельності. Всі продукти, що надходять на склад, повинні мати штамп про дату виробництва та видаватися на кухню відповідно до принципу "перший прийшов - перший пішов" - дуже простим і ефективним принципом ротації продуктів на складі. Він здійснюється складуванням останніх надійшли за передостанніми. Там, де нехтують цим правилом, псується і викидається багато продуктів.