Особова картка працівника
Одним з документів, необхідних при перевірках, що проводяться трудової інспекцією, є особиста картка працівника форми N Т-2. Вона відноситься до первинної облікової документації з обліку праці та її оплати та дозволяє систематизувати наявні в організації дані по кожному працівнику. У цій статті розглянемо питання про правову регламентацію ведення особистих карток і особливості їх заповнення.
Чи є обов'язковим ведення особової картки працівника?
Обов'язковість ведення даного документа підтверджується також положенням п. 12 Правил <1>, затверджених Постановою Уряду РФ N 225, в якому зазначено, що з кожної внесеної в трудову книжку записом про виконувану роботу, переведення на іншу постійну роботу і звільнення роботодавець зобов'язаний ознайомити її власника під розпис в його особовій картці, в якій повторюється запис, внесена в трудову книжку.
При проведенні перевірки співробітники трудової інспекції відсутність карток форми N Т-2 можуть розцінити як порушення трудового законодавства. Статтею 5.27 КоАП РФ передбачено накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі від 1000 до 5000 руб .; на юридичних осіб - від 30 000 до 50 000 руб. або адміністративне призупинення діяльності на строк до 90 діб.
Порядок заповнення особової картки працівника
Особова картка працівника заповнюється на підставі документів, поданих працівником. Вони перераховані в ст. 65 ТК РФ:
- паспорт або інший документ, що засвідчує особу;
- трудова книжка, за винятком випадків, коли трудовий договір укладається вперше або працівник поступає на роботу на умовах сумісництва;
- страхове свідоцтво державного пенсійного страхування;
- документи військового обліку - для військовозобов'язаних і осіб, які підлягають призову на військову службу;
- документ про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань - при вступі на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки;
- інші документи, встановлені ТК РФ і іншими федеральними законами, указами Президента РФ і постановами Уряду РФ.
Також в особисту картку вносяться реквізити наказу про прийом на роботу.
Примітка. Співробітник відділу кадрів повинен особисто вносити дані в форму N Т-2, оскільки саме він несе відповідальність за правильність її заповнення.
Про технічне оформлення особової картки в законодавстві чітких вказівок немає. На практиці часто виникає питання: чи можна форму N Т-2 вести в електронному вигляді, не розкриваючи? Відповідь негативна, оскільки реквізити самої особової картки передбачають підтвердження підписом працівника внесених даних. Тому її можна заповнювати повністю вручну або початкові відомості заповнювати в електронному вигляді, а всі наступні записи вносити вручну.
Якщо ж необхідно кодувати інформацію, відповідні коди можна знайти в класифікаторах інформації:
Наведемо зразок заповнення особової картки працівника і докладно розглянемо порядок заповнення всіх граф.
Уніфікована форма N Т-2
Форма по ОКУД │0301002│
МОУ СОШ 18 м Псков ├───────┤
посаду особиста розшифровка підпису
Найменування організації вказується відповідно до установчих документів. У правому верхньому куті проставляється код ОКПО, який можна дізнатися в бухгалтерії.
У таблиці у верхній частині першого аркуша форми відзначаються такі дані:
- дата складання - може відрізнятися від дати прийняття працівника, а може бути такою ж, оскільки законодавством не встановлений термін, протягом якого працівник кадрової служби повинен заповнити особисту картку новоприйнятого працівника;
- табельний номер - присвоюється співробітнику при прийомі на роботу, не змінюється при перекладах і переміщеннях усередині організації. Зазначена графа може залишатися незаповненою, якщо табельні номери не присвоюються в організації;
- графи, що містять ідентифікаційний номер платника податків та номер страхового свідоцтва державного пенсійного страхування, заповнюються на підставі поданих працівником документів, а якщо він надходить на роботу вперше, то заповнюються після отримання відповідних документів;
- в графі "Алфавіт" проставляється перша буква прізвища працівника, на якого заповнюється особова картка;
- характер роботи - постійно або тимчасово;
- вид роботи - основна чи за сумісництвом;
- в графі "Пол" - чоловічий, жіночий - вказується лише перша буква.
Розділ I. "Загальні відомості"
Графи з 1 по 4 заповнюються на підставі паспортних даних. Прізвище, ім'я та по батькові співробітника необхідно уважно переписати без скорочень.
Дата народження записується, як правило, в наступному вигляді: місяць народження пишеться літерами, а число і рік - цифрами. Однак не буде помилкою, якщо дата буде повністю записана цифрами. При необхідності кодування інформації в осередку справа вказується дата народження цифровим способом.
При кодуванні інформації про місце народження необхідно звернутися до ОКАТО.
При заповненні графи 4 формулювання записів можна визначити по ОКИН:
- громадянин Російської Федерації - код 1;
- громадянин Російської Федерації і іноземної держави (подвійне громадянство) - код 2;
- іноземний громадянин - код 3;
- особа без громадянства - код 4.
Графа 5 заповнюється на підставі відомостей працівника, викладених в анкеті. Формулювання записів можуть бути наступними: "Читаю і перекладаю зі словником" - код 1, "Читаю і можу порозумітися" - код 2, "Володію вільно" - код 3. У разі кодування інформації коди проставляються і в відношенні самих мов (наприклад, англійська мова - код 014, французький - 213 і т.д.). Якщо необхідності в даних відомостях за умовами виконуваної працівником трудової функції немає, графу можна залишити незаповненою.
Дані в графу 6 вносяться на підставі документа про освіту. Існує кілька рівнів освіти:
- початкова (загальне) освіта - працівник закінчив три або чотири класи середньої школи і більше не вчився або не довчився до закінчення 9-го класу (при 11-річній системі шкільної освіти) або 8-го класу (при 10-річній системі шкільної освіти) - код за ОКИН 02;
- основну загальну освіту - працівник закінчив 9 класів середньої школи (при 11-річній системі шкільної освіти) або 8 класів (при 10-річній системі шкільної освіти) і отримав свідоцтво - код 03;
- середню (повну) загальну освіту - працівник закінчив середню школу, гімназію або ліцей (11 або 10 класів) і отримав свідоцтво - код 07;
- професійно-технічну освіту - працівник закінчив професійно-технічне училище (ПТУ) і отримав свідоцтво - код 10;
- середню професійну освіту - працівник закінчив середню спеціальну навчальний заклад (технікум, коледж або училище) і отримав диплом - код 11;
- неповну вищу освіту - працівник закінчив три і більше курсів ВНЗ (інституту, університету або академії) і більше не вчився або продовжує навчання - код 15;
- вища освіта - працівник закінчив вуз (інститут, університет або академію) і отримав диплом - код 18;
- фундаментальну наукову освіту - працівник закінчив ординатуру, аспірантуру, ад'юнктуру чи докторантуру і отримав диплом - код 19.
Якщо потрібно внести дані про більш ніж двох утвореннях, можна додати графи. Однак видаляти незаповнені графи не варто.
При заповненні розділу про післявузівську освіту і кодуванні інформації аспірантура, ординатура і ад'юнктура позначаються кодом 02, а докторантура кодом 01 (по ОКИН). Вікно для коду по ОКСО залишається порожнім, оскільки в ОКСО немає кодів за спеціальностями післявузівської освіти.
Графа 7 "Професія" призначена для внесення відомостей про основної та додаткової професії. Часто в графу "Основна" вносяться дані про те, яку посаду обіймає працівник в організації. Однак це не так. В якості основної вказується професія, по якій співробітник придбав найбільший досвід роботи, а в якості додаткової - професія, що представляє інтерес для фірми, з метою створення кадрового резерву. Кодування інформації здійснюється за допомогою ОКПДТР.
Графа 8 містить відомості про стаж, який поділяється на загальний, безперервний і стаж, що дає право на надбавку за вислугу років. В даний час при заповненні цієї графи необхідно розраховувати страховий стаж працівника. Зазначені дані вносяться на підставі записів у трудовій книжці і (або) інших підтверджують відповідний стаж документів.
Графа 9 містить відомості про стан в шлюбі. Наведемо приклади записів із зазначенням кодів за ОКИН:
- ніколи не перебував у шлюбі - код 1;
- складається в зареєстрованому шлюбі - код 2;
- складається в незареєстрованому шлюбі - код 3;
- вдівець (вдова) - код 4;
- розлучений (розлучена) - код 5;
- розійшовся (розійшлася) - код 6.
У графі 10 "Склад сім'ї" необхідно вказати найближчих родичів (батьки, подружжя, діти, рідні брати і сестри, а також особи, на вихованні яких перебував або перебуває співробітник). Звичайно, немає необхідності вказувати всіх родичів; як правило, вносяться відомості лише про осіб, які проживають з працівником.
Графа 11 містить відомості про паспортні дані співробітника. При зміні паспорта в особовій картці робиться відмітка про це і вказуються нові дані. Колишні дані не закреслюються.
При зміні відомостей про працівника в його особисту картку вносяться відповідні дані, які засвідчуються підписом працівника кадрової служби.
Розділ II. "Відомості про військовий облік"
Правила заповнення розд. II дано детально у Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, є Додатком до Постанови N 1.
Основними документами, на підставі яких заповнюється розд. II "Відомості про військовий облік", є:
- військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка) - на громадян, які перебувають в запасі;
- посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу, - на громадян, які підлягають призову на військову службу.
На громадян, які перебувають в запасі:
- п. 3 "Склад (профіль)" - заповнюється без скорочення (наприклад, "командний", "медичний" або "солдати", "матроси" і т.п.);
- п. 4 "Повне кодове позначення ВУС" - записується повне позначення (шість цифр, наприклад "021101", або шість цифр і буквений знак, наприклад "113194А");
- в п. 7 "Складається на військовому обліку" заповнюється (простим олівцем): рядок "а" - у випадках наявності мобілізаційного приписи і (або) штампа про видачу і вилучення мобілізаційних розпоряджень; рядок "б" - на громадян, заброньованих за організацією на період мобілізації та на воєнний час.
На громадян, які підлягають призову на військову службу:
- п. 2 "Військове звання" - робиться запис "Підлягає призову";
У п. 8 розд. II особової картки громадянина, яка досягла граничного віку перебування в запасі, або громадянина, визнаного не придатним до військової служби за станом здоров'я, у вільному рядку робиться відмітка "Знятий з військового обліку за віком" або "Знятий з військового обліку за станом здоров'я".
Правильність внесених у перші два розділи відомостей підтверджується підписами працівника, на якого заповнюється дана особова картка, і співробітника відділу кадрів.
Розділ III. "Прийом на роботу, переклади на іншу роботу"
В розділ не вносяться відомості про переміщення працівника.
Розділ IV. "Атестація"
Даний розділ заповнюється лише в разі проведення атестації співробітників відповідно до норм законодавства. Вказується дата атестації, потім коротко записується рішення атестаційної комісії, наводяться дата і номер протоколу засідання комісії. У графі "Підстава" слід написати дату і номер наказу про проведення атестації. Атестаційна комісія не тільки приймає рішення про відповідність або невідповідність працівника займаній посаді, а й дає керівникові організації рекомендації (наприклад, направити співробітника на навчання, підвищити йому оклад, перевести на іншу посаду). Ці рекомендації також можна відобразити в цьому розділі.
Розділ V. "Підвищення кваліфікації"
В розділ "Підвищення кваліфікації" заносяться дані про короткостроковому (від 72 до 100 годин) і тривалому (понад 100 годин) навчанні в навчальному закладі підвищення кваліфікації. Пройшовши таке навчання, співробітник отримує відповідно посвідчення або свідоцтво встановленого зразка. Зазначені норми годин встановлені п. 28 Постанови Уряду РФ N 610 <2>.
Розділ VI. "Професійна перепідготовка"
Професійна перепідготовка - це отримання додаткової професії. Навчання ведеться на базі вищої освіти в обсязі не менше 500 академічних годин, після закінчення якого видається диплом.
Розділ VII. "Нагороди (заохочення), почесні звання"
В даний розділ вносяться відомості про заохочення фірмою і державні нагороди. У відповідних графах потрібно вказати найменування нагороди, номер і дату наказу чи іншого нагородного документа (наприклад, указу Президента РФ про присвоєння державного почесного звання). Також в цьому розділі дублюються відомості про нагородження з трудової книжки працівника. У п. 24 Правил ведення і зберігання трудових книжок <3> наведено повний перелік нагород, відомості про яких потрібно вносити до трудової книжки, а значить, і в особисту картку співробітника.
Примітка. В даному розділі не вказуються премії, передбачені системою оплати праці або виплачувані на регулярній основі (п. 25 Правил).
Розділ VIII. "Відпустка"
У розділі "Відпустка" ведеться облік всіх видів відпусток, що надаються працівникові в період роботи в організації. У графі "Період роботи" вказується повний робочий рік, за який надається відпустка, незалежно від того, надана працівникові повну відпустку або його частину. В якості підстави виступає наказ про надання відпустки. Відомості в розділ вносяться після повернення працівника з відпустки.
Розділ X. "Додаткові відомості"
Розділ "Додаткові відомості" заповнюється для повноти обліку відомостей про співробітників, які навчаються в навчальних закладах, обліку працюючих інвалідів, про наявність необхідних для виконання службових обов'язків документів (посвідчення водія, закордонний паспорт) і т.д.
Також в цей розділ можна вносити відомості про дисциплінарні стягнення, які відповідно до ст. 194 ТК РФ діють протягом року. Слід пам'ятати, що роботодавець має право зняти дисциплінарне стягнення з працівника і до закінчення року з дня його застосування. Про це співробітник кадрової служби також може внести позначку в розд. X особової картки працівника.
Розділ XI. "Підстава припинення
трудового договору (звільнення) "
Весь час роботи співробітника в організації розд. XI особової картки залишається незаповненим. При його звільнення в даний розділ необхідно вписати підстава звільнення з посиланням на відповідну статтю ТК РФ, вказати дату звільнення, а також номер і дату наказу про розірвання трудового договору. Закривають особисту картку підписи кадровика і співробітника.
Зберігання особистих карток
Пунктом 339 Переліку типових управлінських документів <4> встановлено, що особисті картки працівників (у тому числі тимчасових працівників) повинні зберігатися 75 років в архіві організації або можуть бути здані на зберігання до державних архівів.
Оскільки особисті картки містять персональні дані працівників, їх необхідно зберігати в сейфі або шафі, яка замикається на ключ.
Особливості ведення особистих карток
державних і муніципальних службовців
Постановою Держкомстату Росії N 1 для обліку особистих даних державних і муніципальних службовців передбачена форма N Т-2ГС (МС). Вона містить 12 (а не 11, як форма N Т-2) розділів. Порядкові номери розділів, починаючи з IV, на одиницю не відповідають зазначеним вище. Це сталося через те, що доданий розд. IV "Присвоєння кваліфікаційного розряду, класного чину, дипломатичного рангу, військового звання". У відповідних графах розділу вказуються дата присвоєння кваліфікаційного розряду, класного чину і т.д. найменування, розмір надбавки в рублях. У підставі вказуються номер і дата розпорядження. З записами даного розділу службовець знайомиться під розпис.
Підписано до друку