Оновлена форма звітності з ПДВ вступила в силу з початку поточного року, проте багато платників податків як і раніше не до кінця розібралися в новому порядку. Кому і які дані потрібно надавати в податкові органи? Як по максимуму скоротити ймовірність помилок, тим самим уникнувши нарікань з боку ФНС? Розберемо ці та інші питання більш детально.
Як сформувати звітність
Нова декларація складається з двох частин: основний, в яку входять з 1 по 7 розділи, а також додаткової - з 8 по 12 розділи. Кожен розділ формується у вигляді окремого файлу формату xml. Основна частина повинна бути представлена всіма платниками податків без винятку. Нова ж складова декларації, яка була введена в дію пункту 5.1 статті 169 НК РФ, формується в залежності від характеру діяльності організації, а саме:
- розділи 8 і 9, створені для відображення відомостей Книги покупок і Книги продажів, формують організації, які є платниками ПДВ;
- розділи 10 і 11, призначені для інформації з Журналу обліку рахунків-фактур, формують організації, які представляють інтереси інших осіб за договором комісії або агентського договору;
- розділ 12 на основі виставлених рахунків-фактур (з виділенням суми ПДВ) формують організації, які не є платниками цього податку або звільнені від нього, але виставляють рахунки-фактури своїм контрагентам.
Організації, які не є платниками ПДВ, а також не визнаються податковими агентами, проте отримують або виставляють рахунки-фактури, діючи на підставі агентського договору, договору комісії або доручення, зобов'язані вести Журнал обліку рахунків-фактур і представляти його в органи ФНС. Такі особи від подання декларації з ПДВ звільнені.
Підтвердження і контроль
У момент подачі звітності система електронного документообігу (ЕДО) формує підтвердження дати відправлення. Саме ця дата і є датою подання декларації в ФНС, незалежно від того, чи вимагатиме податковий орган уявити будь-які пояснення, уточнення або додаткові документи.
На наступному етапі дані проходять кілька стадій контролю, завершення кожної з яких супроводжується підтвердженням системи ЕДО. Залежно від стадії і результату перевірки це можуть бути повідомлення і квитанції про прийом документів, повідомлення про помилку, повідомлення про уточнення або відмову.
Звірка даних по операціях
Отже, дані пройшли всі етапи контролю і передані до податкового органу, про що отримано відповідне підтвердження (квитанція про прийом). Далі інформація надходить на сервер ФНС, і починається процес її автоматичної звірки з даними, представленими партнерами організації.
Звірка даних починається з покупців, оскільки на відшкодування сум ПДВ претендують саме вони. Автоматизована система шукає по ІПН з Книги покупок контрагента по даній операції, а потім в його Книзі продажів за датою, номером і суму операції - відповідний рахунок-фактуру. Причому звірка здійснюється не тільки за поточний період, але і за попередні.
Таким чином, навіть якщо покупець включить рахунок-фактуру в декларацію більш пізнього податкового періоду, а не того, в який фактично був отриманий товар, то при відсутності розбіжностей процес звірки завершиться успішно.
Вимоги про подання пояснень
В результаті звірки даних контрагентів по операції повинні співпасти, в іншому випадку система направить покупцеві вимогу про подання пояснень. Важливий момент: згідно з нормою пункту 5.1 статті 23 НК РФ отримання цієї вимоги компанія повинна підтвердити протягом 6 днів. Якщо такого підтвердження не надходило, після закінчення 10 днів ФНС право заблокувати рахунки організації. Покупець має терміном в 5 днів на те, щоб підготувати на яке надійшло вимога відповідь, який може бути направлений як на паперовому носії, так і в електронному вигляді.
Як уникнути розбіжностей з контрагентами
Щоб звести до мінімуму ризик розбіжностей, доцільно попередньо провести звірку з кожним зі своїх партнерів. Зробити це можна за допомогою одного зі спеціалізованих сервісів, до якого повинні бути підключені як компанія, так і її контрагенти. Вивантажені в систему дані проходять перевірку відповідності даних за багатьма параметрами: ІПН, номера, дати, суми та іншим. Всі розбіжності оперативно виявляються і можуть бути усунені.
Крім цього, нерідко невідповідності виникають в результаті технічних помилок при перенесенні відомостей в систему ЕДО для відправки в ФНС. Щоб уникнути цього доцільно перейти на електронний документообіг і інтегрувати систему ЕДО в облікову систему, яка використовується в організації. Це виключить етап ручного введення інформації і знизить ризик можливих помилок.
Операції з фізичними особами
Оформлення реалізації товарів (робіт, послуг) фізичним особам має інше документальне оформлення, ніж організаціям, а саме:
- в разі застосування касового апарату роль рахунки-фактури грає касовий чек (пункт 7 статті 168 НК РФ), при цьому в Книзі продажів відображаються реквізити контрольної стрічки касового апарату за день;
- в разі застосування бланків суворої звітності (для реалізації послуг населенню), в Книгу продажів вносяться реквізити цього бланка з кодом операції 23;
- в разі виставлення квитанції на оплату (наприклад, при збуті електроенергії населенню) складається первинний документ - бухгалтерська довідка-розрахунок, який відбивається в Книзі продажів з кодом 26.
У всіх зазначених випадках поле ІПН-КПП контрагента не заповнюється, і форми, що містять такі дані, в звірці участі не приймають.