Ми вже розбиралися, що таке опису справ і як вони складаються. Але опис це не просто папка з набором розрізнених файлів. У такому вигляді вона не зберігається. Опис сама по собі є документом постійного зберігання, а значить, і вимоги до її оформлення пред'являються досить суворі. Потрібно оформити титульний лист, передмова до опису справ, може бути - список скорочень або предметний покажчик ... Якщо в титульному листі проблем не виникне, то над передмовою належить попрацювати.
Що кажуть правила роботи архівів
Замість того, щоб страждати перед чистим вордівських файлом, на якому повинен з'явитися стрункий текст передмови до опису справ, потрібно заглянути в нормативний і методичний документи з архівної справи. У них, по крайней мере, написано, що має бути в передмові.
Склад довідкового апарату до опису залежить від терміну зберігання включених в неї документів та їх видів.
До описами справ, документів постійного зберігання та з особового складу складаються титульний лист. передмову, зміст, при необхідності - список скорочень, покажчики.
У передмові до опису коротко викладаються перейменування організації в історичній (хронологічній) послідовності за період, відповідний крайнім датам одиниць зберігання, включених в опис. Передмова підписується укладачем із зазначенням посади та дати складання ».
Методичний документ: Основні правила роботи архівів організацій (п. 3.7.11.):
«У передмову включаються відомості про основні напрямки діяльності та структурі організації за період, який охоплюють справи опису; дається коротка характеристика змісту і повноти документів фонду, включених в розділ; вказується наявність справ, що виходять за хронологічні межі фонду; наголошуються найтиповіші групи справ як по різновидам документів, так і за змістом; дається коротка характеристика міститься в описі інформації про підвідомчі або вищестоящі організації; висвітлюються особливості формування, опису та систематизації заголовків справ, наявність довідкового апарату до розділу, основні принципи його складання і порядок користування ним.
Передмова підписується укладачем із зазначенням посади та дати складання передмови і завідувачем архівом організації (особою, відповідальною за архів) ».
Робимо висновки:
1. Передмова складається тільки до описів справ постійного зберігання та описів справ з особового складу.
2. Передмова являє собою всього лише довідкову інформацію про компанію в період, до якого відносяться справи, включені до опису. Якщо було перейменування - пишемо про перейменування. Коротко описуємо основні напрямки діяльності, описуємо оргструктуру. Потім даємо характеристику документам, включеним в цю опис (до якої системи документації належать, як і на підставі чого вони скомпоновані).
Передмова до опису справ: завантажити зразок
Пропоную ознайомитися з прикладом передмови. Тільки не потрібно бездумно переписувати його: у кожної компанії своя історія і структура. Але в якості зразка це передмова до опису справ цілком годиться.
Image by cuteimage // www.freedigitalphotos.net