Реєстрація та контроль виконання документів
Реєстрація документів - запис облікових даних про документ у реєстраційній формі, яка фіксує факт його створення, отримання або відправки;
Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи, що вимагають обліку і виконання. Документи реєструються незалежно від способу їх створення, передачі або доставки.
На всіх без винятку документах ставиться реєстраційний штамп з датою надходження в правому нижньому кутку першого аркуша документа (реквізит 31 «Відмітка про надходження»). Якщо кореспонденція без розкриття, штамп роз-ють на конвертах (пакетах).
На стадії первісної обробки вхідних документів необхідно виділяти документи, які не підлягають реєстрації, згідно з переліком нерегістріруемих документів. Такі документи надсилаються за призначенням в структурні підрозділи, на них попередньо проставляється реєстраційний штамп без заповнення.
Незареєстровані документи включаються до переліку документів, що не підлягають реєстрації, що розробляється службою ДОУ і затверджується керівником організації. Приблизний перелік документів, що не підлягають реєстрації:
1. Документи оперативно-інформаційного характеру (листи, зведення та ін.), Надіслані до відома.
2. Заявки, наряди, рознарядки.
3. Вітальні листи і телеграми.
4. Програми, плани, порядку денного засідань, нарад, конференцій, інших колегіальних заходів.
5. Запрошення.
6. Друковані видання (книги, журнали, газети).
8. Листи організацій і індивідуальних підприємців з пропозиціями про співпрацю або наданні послуг.
10. Форми статистичної звітності та супровідна документація до них.
Реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів в організації здійснюється централізовано в службі ДОП;
Для реєстрації всіх вхідних, вихідних і внутрішніх документів заповнюється єдина реєстраційно-контрол'ная картка. придатна для обробки засобами організаційної техніки. Картка використовується для обліку, контролю, виконання та пошуку документів.
Картка заповнюється за допомогою засобів організаційної техніки машинописним або рукописним способом в залежності від наявності технічних засобів.
Склад картки в разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами: виконавці, розписка виконавця в одержанні документа, хід виконання, додатки та ін. Порядок їх розташування на картці визна-ляется самою організацією.
Журнальна форма реєстрації документів допустима тільки в організаціях з незначним обсягом документообігу (до 600 документів на рік); рішення про форму реєстрації документів (карткової або журнальної) в таких організаціях оформляється наказом керівника. Графи журналів реєстрації в основному повторюють графи реєстраційно-контрольної картки.
З реєстраційно-контрольних карток формуються довідкові та контрольні картотеки, за допомогою яких здійснюються довідкова робота за документами і контроль за термінами їх виконання. Кількість примірників картки, яка заповнюється на документ, визначається числом довідкових і контрольних карток.
Після реєстрації документи з канцелярії повинні передаватися керівництву на розгляд або безпосереднім виконавцям в день їх надходження з двома екземплярами реєстраційно-контрольної картки.
Керівник розглядає документи в день їх надходження. Телеграми та інші термінові документи слід передавати керівникові в міру їх надходження.
Результати розгляду документів відображаються в формі резолюції, яка повинна містити ясне і вичерпне вказівку про порядок і характер виконання документів і виконавця.
Резолюція переноситься в реєстраційно-контрольну картку. Документ з одним екземпляром картки надсилається (через канцелярію) виконавцю, за наявності не-скількох виконавців відповідальному виконавцю, зазначеному в резолюції першим. Другий примірник картки залишається в канцелярії; якщо документ згідно з резолюцією вимагає контролю виконання, картка передається до контрольної служби або особи, відповідальної за контроль виконання документів.
Документи, що надходять до структурних підрозділів, приймаються і обробляються особою, відповідальною за діловодство і призначається наказом керівника.
Документи, зареєстровані в канцелярії (що надійшли з реєстраційно-контрольними картками), вторинної реєстрації в підрозділах не підлягають.
Документи передаються на розгляд керівнику підрозділу або його заступника відповідно до встановленого розподілу обов'язків. Документи, які не потребують рішення керівництва, направляються безпосередньо виконавцям відповідно до їх компетенції.
На виконаному документі виконавець проставляє відмітку про виконання документа і направлення його до справи із зазначенням індексу справи.
Відповідальний за діловодство переносить позначку про виконання в реєстраційно-контрольну картку. Картка поміщається в довідкову картотеку, документ підшивається до справи.
Документи, що підлягають зберіганню в канцелярії, направляються за призначенням; такі документи повинні мати позначку або штамп «Повернути до канцелярії».
Передача документів для автоматизованої обробки та отримання документів здійснюються через канцелярію або особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі.