При перевірці дотримання трудового законодавства особливу увагу ревізори приділяють трудовими договорами. Їх відсутність - найпоширеніше порушення.
Зверніть увагу: працівник і роботодавець повинні підписати всі сторінки договору. Це потрібно, щоб в майбутньому співробітник компанії не зміг заявити, що підписував зовсім інший контракт. Пам'ятайте, екземпляр угоди повинен бути у обох сторін, при цьому факт передачі краще зафіксувати письмово. Наприклад, завести журнал, в якому співробітники, отримуючи документи, будуть ставити свій підпис.
У контракті можуть бути передбачені різні умови, їх приблизний список представлений в ч. 4 ст. 57 Трудового кодексу.
Крім цього інспектор обов'язково перевірить наявність трудових книжок і вивчить журнал їх обліку. Фірма і підприємець зобов'язані оформити цей документ на кожного співробітника, який пропрацював понад п'ять днів, за винятком сумісників (ст. 66 ТК РФ). У журналі фіксуються отримання і видача цих документів.
Крім цього, інспектори обов'язково перевірять існування внутрішнього регламенту в організації. Про це йдеться в ст. 189 ТК РФ.
У документі повинні бути озвучені:
- порядок прийому і звільнення працівників (ст. 189 ТК РФ);
- основні права, обов'язки і відповідальність співробітників і роботодавця (ст. 189 ТК РФ);
- режим роботи (ст. ст. 91 і 100 ТК РФ);
- перерви для відпочинку і харчування (ст. 108 ТК РФ);
- відпустки (ст. ст. 114 - 119 ТК РФ);
- дні видачі заробітної плати (не рідше ніж кожні півмісяця) (ст. 136 ТК РФ);
- заохочення за працю, не передбачені в Трудовому кодексі РФ (ст. 191 ТК РФ).
Цей перелік не є вичерпним. Ви можете встановити в правилах внутрішнього розпорядку та інші умови. Головне, щоб вони не погіршували становище працівника порівняно з Трудовим кодексом РФ і колективним договором.
Перевірка розрахунків з працівниками
Щоб визначити терміни розрахунків при звільненні або відпустці, перевіряючі запитують відповідні накази, особові рахунки, платіжні документи. Бухгалтерія зобов'язана розрахуватися всіх належних виплат працівникові в день його звільнення, при відпустці - за три дні до його початку (ст. Ст. 136, 140 ТК РФ). Якщо фірма порушить ці терміни, їй доведеться виплатити потерпілому суми з відсотками в розмірі не нижче 1/300 ставки рефінансування за кожний день затримки (ст. 236 ТК РФ).
За виявленими порушеннями інспектори виносять рішення про притягнення до відповідальності на підставі ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафні санкції для керівника або головного бухгалтера встановлені від 1000 до 5000 руб. для юридичної особи - від 30 000 до 50 000 руб.
Зверніть увагу, трудова інспекція не має права перевіряти нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності.
облік кадрів
Важливе кадрове документ - це штатний розклад. У ньому необхідно вказати, які посади передбачені в кожному структурному підрозділі, кількість штатних одиниць, оклад, надбавки, місячний фонд заробітної плати. «Штатка» керівник стверджує на рік. Всі зміни оформляються наказом.
Якщо на підприємстві робота позмінна, потрібно не забувати складати графік змінності (ст. 103 ТК РФ). При цьому враховувати нормальну (без понаднормових) тривалість робочого часу, в тиждень вона не може перевищувати 40 годин. Для неповнолітніх ця цифра менше. Якщо через характер роботи тижнева норма не може бути дотримана, допускається облік за більш тривалий проміжок часу - до року. Але і тоді потрібно вкластися в норму з розрахунку 40 годин на тиждень.
Роботодавець зобов'язаний ознайомити співробітників з графіком змінності не пізніше ніж за місяць до його затвердження. Не забувайте: в ст. 103 ТК РФ сказано, що не можна встановлювати для одних і тих же працівників дві зміни поспіль.
оплата понаднормових
Кожна компанія зобов'язана вести облік робочого часу своїх співробітників. Для цього передбачено табель. Перевіряючи його, інспектори в першу чергу звертають увагу на облік понаднормової роботи. Якщо в табелі проставляються цифри не більше 8, а контролери виявили, що співробітники працювали довше, інспектори проведуть донарахування за переробку.
Понаднормова робота оплачується:
- за перші дві години - не менш ніж у півтора разу;
- за наступні - не менше ніж в подвійному розмірі (ст. 152 ТК РФ).
Підвищену оплату можна замінити відгулами, але не менше переробленого часу.
Вихідні і державні свята оплачуються в подвійному розмірі. За бажанням працівника замість надається будь-який інший день. Праця в свята і вихідні оплачується в одинарному розмірі (ст. 153 ТК РФ).
Обов'язково візьміть у працівника заяву, що він згоден замінити підвищену оплату відгулами.
Що стосується неповнолітніх у віці від 14 до 16 років, вони можуть працювати тільки 24 години на тиждень і за згодою одного з батьків. При цьому якщо вони навчаються, то не більше двох з половиною годин в день, а якщо немає, тоді до п'яти годин (ст. Ст. 92 і 94 ТК РФ). Молоді фахівці від 16 до 18 років повинні працювати по сім годин на день, а загальна тривалість зайнятості на тиждень не повинна перевищувати 35 годин.
Якщо ви прийняли сумісника, в табелі обліку робочого часу вкажіть, що він трудився чотири години на день і не більше половини місячної норми (ст. 284 ТК РФ).
Праця інвалідів I і II груп становить 35 годин на тиждень (ст. 92 ТК РФ). Притому тривалість щоденної зміни встановлюють лікарі. Тому вимагайте у таких працівників медичний висновок (ст. 94 ТК РФ).
Кадрові накази
Жодна перевірка не обходиться без вивчення кадрових наказів. Фірма зобов'язана ознайомити з ними працівника. Якщо ви цього не зробили, доведеться платити штраф.
Ревізори можуть подивитися і інші накази, наприклад про дисциплінарні стягнення, про понаднормових роботах, про відсторонення, про тимчасове переведення через виробничу необхідність і т.д.
Майте на увазі: в ст. 192 ТК РФ передбачені тільки три дисциплінарних стягнення: зауваження, догана і звільнення. Застосовувати інші роботодавець не має права.
Крім того, не можна за один проступок призначити відразу кілька покарань (ст. 193 ТК РФ).
Кожна фірма повинна складати графік відпусток для своїх співробітників. Згідно ст. 123 ТК РФ перелік і терміни днів відпочинку стверджує керівник не пізніше ніж за два тижні до настання календарного року. Якщо в документ потрібно внести зміни, про це виноситься окремий наказ.
Співробітники повинні бути ознайомлені з графіком відпусток під розпис. Керівництво підприємства має сповістити кожного працівника про початок відпочинку за два тижні до його настання. Це інспектори обов'язково перевірять. Потім вони подивляться, чи дотримані права деяких співробітників, наприклад неповнолітніх. Їм відпустка надається в будь-який зручний для них час.
Положення про персональні дані
Інформація про працівників зберігається в їх особових справах. Інспектор з праці має право перевірити, як вони ведуться.
А наймач зобов'язаний дотримуватися режиму секретності, тобто не повідомляти дані про співробітника третім особам без його згоди (ст. 88 ТК РФ). Доступ до документів дозволений тільки спеціально уповноваженим особам (наприклад, працівникам поліції, прокуратури) і виключно в тому обсязі, який необхідний для виконання їх функцій.
Охорона праці
Згідно ст. 212 ТК РФ на підприємстві повинні бути дотримані умови з охорони праці. Контролери перевірять, ознайомлений персонал з правилами техніки безпеки. Це потрібно зробити при укладенні трудового договору. Факт інструктажу необхідно зафіксувати письмово. Найкраще завести журнал.
На виробничому підприємстві з чисельністю понад 50 чоловік потрібно створити службу охорони праці або ввести спеціальну посаду, а людина, яка буде її займати, зобов'язаний пройти спеціальну підготовку (ст. 217 ТК РФ).
Якщо ви не хочете самостійно організовувати таку службу, можете укласти договір з компанією, яка надає подібні послуги. Це не суперечить законодавству.
Облік нещасних випадків
Розслідуванню та обліку підлягають нещасні випадки, що сталися з працівниками та іншими особами, які беруть участь в діяльності компанії. До останніх відносяться знову прийняті співробітники, а також студенти і практиканти.
Якщо станеться яка-небудь подія, роботодавець зобов'язаний організувати першу допомогу потерпілому і при необхідності - доставку його в медичну організацію. Крім того, потрібно вжити заходів щодо запобігання розвитку ПП і зберегти до початку слідства обстановку, якою вона була на момент нещасного випадку. Якщо це зробити неможливо, то її потрібно сфотографувати.
Для розслідування трагедії роботодавець повинен створити комісію в складі не менше трьох осіб. Порядок її формування встановлений ст. 229 Трудового кодексу.
Дізнання за страховими випадками, в результаті яких постраждалі отримали легкі ушкодження здоров'я, комісія проводить протягом трьох днів. Якщо потерпілі отримали важкі каліцтва або хтось помер, з'ясування тривають протягом 15 днів. Нещасний випадок, про який не було своєчасно повідомлено роботодавцю або в результаті якого непрацездатність настала не відразу, розслідується протягом одного місяця з дня надходження заяви. При необхідності ці терміни можуть бути продовжені, але не більше ніж на 15 днів. Порядок ведення такого слідства встановлено ст. 229.2 Трудового кодексу.
Комісія виявляє і опитує очевидців події, осіб, які допустили порушення вимог охорони праці, отримує необхідну інформацію від роботодавця і, по можливості, пояснення від потерпілого.
На завершення вивчення причин надзвичайної ситуації складається акт, який підписують всі учасники комісії, роботодавець його стверджує і завіряє печаткою.
Один примірник акта видається протягом трьох днів потерпілому (в разі його загибелі - родичам). Другий, разом з матеріалами розслідування, зберігається у роботодавця протягом 45 років. Якщо нещасний випадок - страховий, то складається третій примірник акта. Його і копії матеріалів розслідування роботодавець в триденний термін після завершення розслідування направляє в ФСС РФ.
Коротко про атестацію робочих місць
Вичерпний перелік таких робіт міститься в п. 4 Порядку проведення атестації. Це роботи:
- з обладнанням, машинами, механізмами, установками, пристроями, апаратами, транспортними засобами, а також по їх експлуатації, обслуговування, випробування, налагодження та ремонту;
- з джерелами небезпек, які можуть мати шкідливий вплив на працівника і визначаються атестаційною комісією виходячи з критеріїв оцінки умов праці;
- з електрифікованим, механізованим або іншим ручним інструментом;
- зі зберігання, переміщення і (або) застосування сировини і матеріалів.
Обов'язковою атестації підлягають як вже існуючі робочі місця (організовані при створенні юридичної особи, реєстрації індивідуального підприємця), так і новоорганізовані, якщо вони пов'язані з виконанням зазначених в переліку робіт (абз. 1 п. 4 Порядку проведення атестації).
Знову організованими визнаються робочі місця, які утворені (абз. 1 п. 4 Порядку проведення атестації):
- при створенні юридичної особи, реєстрації індивідуального підприємця;
- по завершенні будівництва, реконструкції, технічного переозброєння виробництва, впровадження нової техніки і технологій.
Все знову організовані робочі місця роботодавець зобов'язаний відобразити в структурі організації, зокрема в технічній документації, локальних нормативних актах (п. 4 Порядку проведення атестації). Наприклад, якщо нове робоче місце виникає в результаті реконструкції старого обладнання, то установка нового устаткування повинна бути оформлена актом приймання.
Які робочі місця не підлягають атестації?
Згідно п. 4 Порядку проведення атестації не підлягають атестації робочі місця тих працівників, чия трудова функція пов'язана виключно:
- з роботою на комп'ютерах;
- з експлуатацією копіювально-розмножувальної (ксерокси, принтери) чи іншої техніки для потреб самої організації;
- з використанням побутової техніки, яка не задіяна в технологічному процесі виробництва.
Однак якщо працівник або представник профспілки звернуться з вимогою про проведення атестації на такому робочому місці або ГІТ направить відповідний припис, роботодавець зобов'язаний буде атестувати робоче місце (абз. 2, 4 п. 47 Порядку проведення атестації) відповідно до розд. VI Порядку проведення атестації.