Більшість саморегулівних організацій в галузі будівництва вимагають від своїх учасників наявності сертифікованої системи менеджменту якості. Ця вимога пред'являється до організаціям як на етапі вступу, так і в ході діяльності. Перевірка СРО своїх учасників повинна підтвердити наявність діючої системи.
Для здійснення перевірок в кожному з них формується контрольний комітет або контрольно-ревізійна комісія. Однією з функцій комісії є перевірка системи якості учасників. Однак, як правило, члени таких комісій не володіють достатньою компетенцією для перевірки працездатності системи. В результаті перевірка СРО обмежується перевіркою наявності сертифіката.
В розділ "Стандарти ISO 9000" додано відомості по середовищі організації.
Не секрет, що багато будівельних компаній отримують сертифікат системи якості «в подарунок» від фірм посередників, які допомагають вступити в СРО. Як правило, сертифікат оформляється за один-два дні. При цьому документація системи якості або зовсім відсутня, або не відповідає умовам роботи будівельної організації. У такій ситуації перевірка СРО тільки за наявністю сертифіката може привести до втрати репутації як самої будівельною організацією, так і саморегулівної організацією. Іншою стороною формальної перевірки СРО є відсутність гарантій якості виконуваних робіт.
Правові основи перевірки СРО
Російське законодавство дає можливість підвищувати рівень якості робіт за рахунок вимог до членів СРО. Чим жорсткіші вимоги вона пред'являє до своїх членів, тим вище імідж, і вище рівень якості робіт, що виконуються учасниками СРО. Перевірка СРО повинна гарантувати високий рівень якості всіх учасників.
- розробляти і здійснювати контроль за умовами членства в саморегулівної організації;
- контролювати діяльність своїх членів в питаннях дотримання ними вимог стандартів і правил;
- здійснювати контроль за дотриманням умов членства в саморегулівної організації.
- розробляти стандарти СРО. встановлюють вимоги до системи контролю робіт;
- розробляти правила саморегулювання, в яких містяться вимоги до сертифікації системи управління якістю.
Виходячи з існуючих законодавчих основ, СРО можуть забезпечити високий рівень якості робіт за рахунок:
- розробки власних стандартів на системи якості (наприклад, як американські та німецькі асоціації будівельників). В цьому випадку саморегульована організація може здійснювати власні перевірки СРО на предмет дотримання цих стандартів;
- вимагати від своїх учасників сертифікації в певних (надійних) системах і органах по сертифікації. В такому випадку перевірка СРО повинна включати перевірку звітів по аудиту, які орган з сертифікації надає організації.
- здійснювати власну перевірку на предмет працездатності та ефективності системи якості. В цьому випадку СРО повинно мати свій штат кваліфікованих аудиторів системи якості або залучати зовнішніх експертів.
У кожному з цих випадків перевірка СРО перестає бути формальністю. Для доказу дії системи якості будівельна організація (учасник СРО) повинна надати документацію системи якості та свідоцтва її роботи, а не просто сертифікат.
Цілі перевірки СРО
Якщо СРО прагне підвищити якісний рівень своїх учасників і забезпечити якість виконання робіт, то мета перевірки СРО значно розширюється. На етапі вступу основною метою перевірки стає відбір надійних організацій і залучення їх до складу учасників СРО. На етапі участі основна мета перевірки СРО полягає в забезпеченні гарантії якості виконуваних робіт з боку членів саморегулівної організації.
Досягнення цих цілей можливо за рахунок вирішення низки завдань, що виникають під час перевірки СРО за діяльністю своїх учасників.
Завдання перевірки СРО
На етапі вступу перевірка проводиться тільки за документами. Від організації, яка бажає стати учасником СРО, потрібно виконати мінімальну кількість умов. Для вступу необхідно заповнити заявку, підготувати комплект документів (відповідно до статті 55.6 Містобудівного кодексу РФ) і оплатити внески.
Якщо представлені з боку організації документи відповідають вимогам щодо вступу, то будівельна організація стає членом СРО і їй видається допуск на роботи. При такому підході складно визначити наявність діючої системи якості у претендента на вступ до СРО.
Щоб прийняти в члени СРО надійні організації (а не фірми «одноденки»), можуть бути встановлені додаткові вимоги до видачі свідоцтва про допуск до робіт.
Такими вимогами є:
- наявність діючої системи якості;
- наявність необхідної інфраструктури та обладнання.
Завдання перевірки СРО на етапі вступу нових членів включають в себе:
- перевірку наявності документації системи якості у заявника. Якщо будівельна організація є добросовісною, то крім сертифікату на систему якості у неї повинна бути розроблена документація системи якості. Ця документація повинна відповідати роботі організації.
- перевірку відповідності документації системи якості видам робіт заявника. Система якості організації заявника повинна відповідати видам діяльності будівельної організації. Це означає, що область дії системи повинна включати всі види діяльності, за якими організація має намір отримати допуск СРО.
- перевірку звітних документів системи якості. Працююча система якості завжди супроводжується звітною документацією. Такий документацією є записи за якістю і документи, що підтверджують виконання робіт.
Відносно діючих членів у СРО є більше можливостей. Перевірка СРО може проводитися з відвідуванням організації учасника. Виїзна перевірка є більш об'єктивною (при наявності підготовлених експертів), тому що вона дозволяє оцінити на місці умови роботи організації, перевірити наявність необхідної інфраструктури та обладнання, оцінити рівень підготовки персоналу, визначити методи управління організацією.
Завдання перевірки СРО діючих учасників включають в себе:
- перевірку наявності і працездатності системи якості. В ході виїзної перевірки експерти контрольної комісії повинні переконатися, що система якості учасника СРО існує не тільки на папері. Організація повинна виконувати всі вимоги системи якості в ході здійснення діяльності;
- оцінку результативності та ефективності системи якості. Існуюча система якості повинна допомагати будівельної організації вирішувати поставлені завдання і виконувати роботи із заданим рівнем якості;
- оцінку відповідності системи якості видам діяльності організації. Система якості організації повинна охоплювати всі види діяльності, за якими будівельна організація отримала допуск і за якими вона виконує роботи.
При перевірці на місці експерти повинні оцінити наявність діючої документації системи якості, проведення внутрішніх аудитів, наявність записів системи якості, звернути увагу на склад підрозділів організації, склад застосовуваних стандартів СРО. вид і критичність відхилень в роботах організації, склад зауважень, рекомендацій щодо поліпшення і спостереження зовнішніх аудиторів.
Організація перевірки СРО
Щоб перевірка СРО своїх членів була формальністю вона повинна бути підготовлена. Підготовка включає в себе ряд дій як з боку СРО, так і з боку об'єкта аудиту.
На етапі вступу об'єкт аудиту повинна:
- ознайомитися з вимогами СРО і вимогами щодо отримання допуску;
- визначити види робіт, на які потрібно отримати допуск СРО;
- підготувати заявку на вступ;
- підготувати комплект організаційно-правових документів;
- підготувати відомості щодо кадрового складу і його кваліфікації;
- підготувати документацію системи якості.
СРО зі свого боку має точно і однозначно визначити склад вимог щодо вступу, встановити повний перелік необхідної документації, визначити порядок подачі заявки і надання документів, а також методи зворотного зв'язку із заявниками. Для оперативного зв'язку необхідно встановити канали зв'язку і визначити відповідальних осіб за взаємодію з заявниками.
Перевірка СРО діючих членів проводиться на плановій основі. Саморегульована організація розробляє план перевірок на рік. План перевірок може уточнюватися і узгоджуватися з об'єктом аудиту.
На цьому етапі перевіряється організація повинна:
- ознайомитися з планом перевірки СРО, узгодити і уточнити дати (при необхідності);
- ознайомитися з переліком документів для надання контрольної комісії;
- підготувати документацію (організаційно-правову, за кадровим складом, по системі якості);
- надати документацію в СРО;
- підготувати документацію по виконаним роботам за рік.
Для підготовки до перевірки саморегульована організація також повинна виконати певні дії:
- підготувати план виїзної перевірки. На основі річного плану можуть розроблятися помісячні і тижневі плани перевірок;
- сповістити перевіряється організацію про точні дати перевірки СРО і узгодити дати (при необхідності);
- сформувати склад виїзної групи;
- запросити комплект документації у перевіреній організації;
- перевірити документацію і визначити склад питань для перевірки на місці;
- уточнити у перевіреній організації умови перебування на території організації і умови перевірки.
Крім планової, перевірка СРО може бути і позаплановою. Така перевірка проводиться у разі надходження скарг на роботи учасника СРО. Для організації перевірки саморегульована організація повинна розглянути всі факти порушень, зазначених у скарзі, визначити склад порушених вимог стандартів і правил СРО, визначити перелік об'єктів перевірки.
Проведення перевірки СРО
Перевірка СРО повинна бути спрямована на забезпечення гарантій якості виконання робіт. Для цього в ході перевірки (перевірка діючих учасників саморегулівної організації) крім формального наявності і змісту документації та відомостей про персонал необхідно звертати увагу на роботу різних підсистем управління будівельної організації.
Основними елементами перевірки (згідно містобудівній кодексу) є:
- організаційно-правові документи;
- відомості про кваліфікацію та підготовку керівників і фахівців;
- відомості про матеріально-технічній базі;
- відомості про систему контролю та управління якістю;
- відомості про виконані роботи.
При перевірці організаційно-правових документів контрольна комісія повинна звертати увагу на порядок управління документацією, правила внесення змін до документів, порядок реєстрації та обліку документації.
Одним з важливих об'єктів перевірки СРО є відомості про кваліфікацію керівників і фахівців будівельної організації. Для ефективної перевірки цього елемента контрольна комісія повинна перевіряти не тільки документи про освіту, а й роботу всієї системи підготовки кадрів в організації.
Зокрема, необхідно перевірити:
- планування підготовки фахівців;
- облік і реєстрацію підготовки кадрів;
- методи виявлення потреби в навчанні;
- порядок організації і проведення навчання та атестації фахівців;
- методи оцінки результативності навчання.
Матеріально-технічна база організації є одним з ключових елементів якісного виконання робіт. В ході перевірки СРО контрольна комісія повинна звернути увагу на порядок управління матеріально-технічною базою.
- наявність планів обслуговування і ремонту матеріально-технічної бази;
- порядок реєстрації та обліку обладнання і засобів виробництва;
- правила поводження та експлуатації обладнання;
- порядок підготовки персоналу для роботи з обладнанням;
- правила техніки безпеки по роботі з обладнанням.
Система контролю і управління якістю забезпечує необхідний рівень якості виконання робіт. При перевірці СРО представники контрольної комісії повинні визначити результативність та ефективність роботи цих систем.
Перевірка СРО системи якості повинна включати:
- область дії системи;
- розподіл відповідальності і повноважень в системі якості;
- порядок організації робіт (планування, виконання, управління і контроль робіт);
- порядок управління закупівлями і постачальниками;
- порядок проведення моніторингу та контролю роботи як системи якості, так і робіт, виконуваних організацією;
- звіти з внутрішнього аудиту та звіти зовнішніх аудиторів (органу з сертифікації).