Якщо ви вже домовилися зі спонсором про зустріч, ви повинні ретельно до неї підготуватися.
Підготовка до першої зустрічі
Збираючись увійти в кабінет до спонсору, ви повинні знати, з чим ви хочете з нього вийти. Готуючись до зустрічі, слід розуміти, що деякі спонсори мають чітке уявлення про проект і можуть детально викласти, чого вони хочуть. Це, можливо, найнебезпечніший вид спонсорів: вони вміють висловити свою думку так точно і яскраво, що питати, чому взагалі в якості рішення пропонується саме цей кінцевий результат, просто не приходить в голову. Нерідко після закінчення проекту спонсор каже: «Це те, про що ми просили, але не те, що нам потрібно».
В інших випадках, в залежності від індивідуальних особливостей і способу мислення спонсора, його так зване бачення МОЖЕ бути дуже нечітким і важковловимий Его трапляється, якщо за своїм складом ваш спонсор - Ідеаліст або Раціоналіст, і для його стилю спілкування характерний абстрактний підхід Бачення таких спонсорів може бути невиразним і схожим на галюцинацію. Однак, з поваги до спонсорів, можна залишити за ними право
на невизначеність, а поняття бачення трактувати як картину (неважливо, чітку або змащену), що відображає мету проекту, очікуваний кінцевий результат і економічний ефект.
Бачення спонсорів може бути невиразним і схожим на галюцинацію.
Модель «Цілі - Кінцевий результат - Економічний ефект»
Модель «Цілі - Кінцевий результат - Економічний ефект» - це важлива уявна модель, яку слід тримати в голові при підготовці до зустрічі зі спонсором проекту. Відповіді на питання, які ви будете задавати, повинні бути розбиті на три основних інформаційних блоку (рис. 8.2).
Мета - це проблема, яку потрібно вирішити, чи можливість, яку потрібно реалізувати.
Кінцевий результат - це передбачуваний спосіб вирішення проблеми або реалізації можливості. Мета - Кінцевий результат »- Економічний ефект» - Що? Як? Чому? Для вирішення будь Як ми вирішимо проблему Чому ми інвестуємо проблеми або або використовуємо цей проект? використання будь можливість? можливості перед призначений проект? Мал. 8.2. Модель: Цілі - Кінцевий результат - Економічний ефект
Економічний ефект - це передбачувана віддача (ефективність) кінцевого результату, виражена в доларах і центах
Нижче наводиться приклад проекту, який начальник відділу продажів міг би розробити для збільшення обсягу продажів
Мета Розвантажити продавців від інших зобов'язане
стей, щоб вони могли приділяти більше часу організації продажів.
ефект Продавці щодня отримують додаткового
кові 2 години робочого часу. Щоденний обсяг продажів в розрахунку на одного продавця збільшується на 300 дол. А загальний щоденний обсяг продажів зростає на 150 тис. Дол. (300 дол. Г 500 продавців).
Як поводитися під час зустрічі зі спонсором
Відповіді на наведені нижче питання дозволяють отримати найбільш чітку картину, яка відображатиме бачення проекту спонсором і вашу роль в його реалізації. Питання зачіпають такі аспекти. •
Проект має на меті, кінцевий результат і передбачуваний економічний ефект •
Зовнішні умови реалізації проекту, включаючи політичні чинники •
Чиї інтереси зачіпає проект? •
Розклад і передбачуваний бюджет проекту •
Поступки і застереження
Ставлячи ці питання, ви не тільки демонструєте свою ділову хватку, але і надаєте цінну послугу спонсору проекту, і, врешті-решт, усім його учасникам.
На зустрічі зі спонсором ви, зокрема, повинні визначити характер ваших службових взаємин і зрозуміти, якими повинні бути наступні кроки. У табл. 8.1 представлені питання, які слід поставити перед спонсором на першій зустрічі. Можливо, ви захочете використовувати їх для роботи над конкретним проектом.
Не варто використовувати ньютоновский підхід. Не обов'язково ставити всі ці питання або ставити їх в тому порядку, в якому ні перераховані. В процесі обговорення розмова зазвичай перескакує з одного на інше. Пізніше ви зможете згрупувати відповіді на питання. Розмова повинна текти вільно, однак ви повинні керувати ним таким чином, щоб отримати відповідь на кожне з поставлених питань. Ставлячи ці питання, ви змушуєте працювати Спільні цінності (взаємодія з замовниками, ясність мети і орієнтація на результат), а також надаєте спонсору важливу послугу, допомагаючи наблизити його бачення проекту до реальності. Інформація, отримана на першій зустрічі зі спонсором - це інформація в буквальному сенсі слова, тобто ідея, яка починає приймати певну форму.
Постарайтеся не закульгати на обидві ноги ще до початку роботи над проектом
Ведіть себе, як журналіст.
Під час першої зустрічі зі спонсором ваша роль полягає в тому, щоб зібрати об'єктивну інформацію. Пізніше у вас буде можливість обговорити зі спонсором розбіжності, що стосуються його і ваших (і команди) уявлень про те, чого буде коштувати виконання проекту. Дуже важливо «вивуджувати» інформацію з спонсора таким чином, щоб у нього не склалося враження, що проект, про який йде мова, може (або не може) бути виконаний в ті терміни і при тому обсязі фінансування, які він пропонує. Ви не будете знати, чи так це, до наради з планування, яке відбудеться на етапі оцінки проекту. Тільки тоді ви отримаєте відповідь на Друге питання бізнесу: «Що для цього треба зробити?». Уникайте непродуманих оцінок.
Табл. 8.1. Питання, які слід задати на першій зустрічі зі спонсором
Яку можливість ми хочемо використовувати? •
Які потреби бізнесу повинен задовольнити цей проект? •
Що ми хочемо створити, удосконалити або вирішити? •
Яким чином проект дозволить поліпшити обслуговування клієнтів?
Якими були б їх основні функції та характеристики? •
Було б їх створення тимчасовим заходом (тобто вони вже розроблені, але якщо знадобитися їх замінити, доведеться починати все з чистого аркуша), або ми б їх підтримували і вдосконалювали? •
Який мінімально допустимий набір їх функцій? •
Як, по-вашому, вони повинні виглядати?
Економічний ефект. Ці питання призначені для того, щоб оцінити економічну ефективність (додану вартість в доларах і центах) кінцевого результату проекту (тобто створеного продукту або послуги). Припустимо, проект завершений і «встав на ніжки». •
Який економічний ефект передбачається отримати в першу чергу? Зростання доходів? Поліпшення обслуговування клієнтів? Повели- чення частки на ринку? Скорочення витрат? Короткострокову прибуток? •
В яких показниках передбачається оцінювати економічний ефект (у грошовому вираженні)? Окупність інвестицій? Скорочення витрат? За який період? •
На підставі чого можна вважати, що економічний ефект досягнутий? •
Коли проект може вважатися завершеним?
Умови реалізації проекту
Ці питання призначені для отримання інформації про зовнішні умови реалізації проекту. •
Як проект вписується в загальну стратегію бізнесу організації? •
Хто забезпечує підтримку проекту «зверху»? •
Хто стверджує і фінансує проект? •
Чому важливо почати реалізацію проекту саме сьогодні? Що буде, якщо проект не буде реалізований? Відкладений на рік? •
Яке місце займає проект серед інших проектів? •
Що буде, якщо для його реалізації доведеться відкласти виконання інших проектів?
Учасники проекту. Ці питання стосуються політичних аспектів реалізації проекту. Вони допомагають з'ясувати, чиї інтереси (як всередині організації, так і за її межами) зачіпає проект (як в позитивному, так і в негативному плані). •
У чиїх інтересах здійснюється проект? •
Інтереси якої групи споживачів або організаційної структури він зачіпає? •
Хто може вважати, що проект порушує його інтереси, і хто твердо переконаний в необхідності реалізації проекту? •
З ким із тих, хто зацікавлений в реалізації проекту, слід поговорити? •
Хто надає серйозну підтримку проекту?
Терміни реалізації проекту •
Які передбачувані тимчасові рамки і кінцевий термін реалізації проекту? •
Чим обумовлений кінцевий термін реалізації проекту? •
Наскільки допустимо зміна термінів реалізації проекту? Ресурси і бюджет •
Які передбачувані витрати на реалізацію проекту? •
З якого бюджету фінансується проект? •
З ким слід домовлятися про кількість і склад виконавців проекту?
Поступки і застереження. Якими найважливішими «рушійними силами» проекту не можна жертвувати, якщо доводиться від чогось відмовлятися? •
Окупність інвестицій, розклад, бюджет, функції і характеристики кінцевого продукту, якість, задоволення замовників та учасників проекту, задоволення команди менеджерів? •
Які наступні за значимістю «рушійні сили» проекту, яким не можна жертвувати?
Яка ваша роль в процесі прийняття рішень? Фінансування проекту? Підбору персоналу? Хто ще займається цими питаннями? •
Як спонсор бачить вашу роль в реалізації проекту? •
Вибачте за тимчасові незручності, що стосується звітності по проекту, найбільш важлива для вас?
Скажіть спонсору, що ви повернетеся, коли приведете в порядок свої записи і підготуєте короткий виклад його бачення проекту. На другій зустрічі повинні бути внесені всі необхідні поправки і уточнення. Оновлене бачення обговорюється на третій зустрічі, яка передувала формуванню команди і запуску проекту. Цю зустріч також називають рамкової зустріччю.
На третю зустріч ви повинні прийти, маючи попередні дані для відповіді на питання «Скільки буде коштувати те, що ви хочете?», Тобто на питання про бюджет, ресурсах і можливі ризики Ці дані можуть бути дуже приблизними. Більш точну інформацію ви отримаєте після проведення рамкової зустрічі і наради з планування, на яких будуть присутні основні учасники проекту і команда менеджерів.
Між першою і другою зустріччю ви можете ще раз зустрітися зі спонсором і вирішити деякі інші питання.
Після проведення рамкової зустрічі і наради з планування ви зможете краще усвідомити свою роль в реалізації проекту і точніше визначити характер робочих взаємин з точки зору ефективної реалізації проекту. Зараз ви всього лише створюєте основу для вирішення цих питань. Ситуація все одно зміниться.
Як все це відбувається на практиці? Щоб це зрозуміти, давайте вирушимо в паралельний всесвіт, в якій здійснюється управління екстремальними проектами.