Олена Самарченко. консультант з бухгалтерського обліку та оподаткування
Чим замінити шляховий лист легкового автомобіля
Чи обов'язково зараз виписувати подорожні листи на легкові автомобілі, докладно описувати маршрут, або можна вести журнал обліку роботи автотранспорту вільної форми і списувати бензин на підставі бухгалтерської довідки?
Первинні документи повинні бути складені або за затвердженою формою, або в довільній формі, розробленої і затвердженої наказом (розпорядженням) керівника підприємства, якщо нормативними документами не затверджено типові форми. У ситуації, що розглядається первинний документ затвердженої форми відсутня, тому підприємство має право затвердити власну форму. І, що важливо, не тільки форму документа, а й порядок його використання на підприємстві та інструкцію щодо заповнення.
Як видно із запитання читача, підприємство бажає скоротити обсяг документації та відмовитися від складання такого звичного багатьом документа, як шляховий лист. Проаналізуємо, чи можливо це? Для цього спочатку звернемося до основного податкового документу, зокрема, до ст.44 ПКУ. Згідно п.44.1 ст.44 ПКУ «для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та / або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством ». Коль скоро законодавець згадує первинні документи, перейдемо до ст.9 Закону про бухоблік (1). Згідно п.2 цієї статті первинні документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:
- назва документа (форми);
- дату і місце складання;
- назва підприємства, від імені якого складено документ;
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Якщо підприємство розробить і затвердить журнал обліку роботи автотранспорту, в якому будуть присутні всі перераховані реквізити, то такий журнал цілком може виконувати функції первинного документа. При цьому бажано, щоб в журналі відбивалися всі операції з передачі палива водіям (матеріально відповідальних осіб) і фіксувалися показники спідометра автомобіля (з тією періодичністю, яка зручна підприємству, але рідше, ніж раз на місяць).
Розрахунок вартості витраченого палива, в принципі, можна також проводити в даному журналі. Але якщо підприємству зручно фіксувати вартість такого витраченого палива в іншому первинному документі, ніякого порушення в цьому не буде. Документ може мати яке завгодно назву: бухгалтерська довідка, розрахунок палива, акт на списання палива і т.д. Аби він був складений з урахуванням вищевказаних вимог до реквізитів.
Таким чином, підприємство має право враховувати рух палива, використаного легковими автомобілями, в журналі довільної форми. Вартість витраченого палива можна відображати або в тому ж журналі, або в іншому первинному документі (наприклад, в бухгалтерській довідці).
Олена Самарченко. консультант з бухгалтерського обліку та оподаткування
(1) Закон України від 16.07.99 р № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (прим. Ред.).