Третій місяць бухгалтери працюють з новими лікарняними, а питання щодо їх оформлення все виникають і, напевно, ще будуть виникати. На деякі з них редакція попросила відповісти фахівців ФСС Росії. Пропонуємо вашій увазі інтерв'ю з Тетяною Митрофанівною Ільюхіна.
Нормативні акти та роз'яснюють документи
Документи, які допоможуть правильно і оперативно заповнити новий бланк листка непрацездатності:
Лікарняний заповнений кульковою ручкою
- А якщо синьою кульковою ручкою заповнив свій розділ лікарняного роботодавець, це потрібно виправити? І якщо так, то як?
- Ні, робити цього не потрібно. Просто в подальшому будьте уважнішими.
Як вказувати довгу назву організації
- Як правильно заповнити в новій формі листка непрацездатності поле з найменуванням організації, якщо його повна назва перевищує 29 символів, наприклад ВО «Інформенергосвязь» філії ВАТ «МРСК Волги» - «Оренбургенерго» (66 символів)?
- Якщо скорочене найменування не передбачено статутними документами організації або воно містить більше 29 символів, допускається його довільне скорочення із застосуванням загальноприйнятих абревіатур. Ця назва організація буде використовувати тільки для заповнення лікарняних листів.
При заповненні рядка «місце роботи - найменування організації» заощадити місце можна за рахунок лапок, крапок, ком і тире - ці знаки можна не вносити. Однак Порядок видачі листків непрацездатності не містить заборони на їх використання.
Про прийняте довільному скороченні найменування організації слід видати наказ, копію якого направити до територіального відділення фонду, де дана організація зареєстрована як страхувальник. Скорочений варіант назви організації необхідно довести до відома всіх працівників, щоб вони могли повідомити його лікаря при виписці їм бюлетенів.
Територіальне відділення фонду буде ідентифікувати організацію за реєстраційним номером, який вказується в розділі бюлетеня «Заповнюється роботодавцем».
Назва, яке ви навели як приклад, думаю, може бути скорочено як ПО Інформенергосвязь (20 символів) або ПО «Інформенергосвязь» (22 символу). Воно повинно бути зазначено у відповідних рядках листка непрацездатності як в розділі, що заповнюється лікарем, так і в розділі, що заповнюється роботодавцем. Див. Зразок зазначених рядків.
- Чи потрібно повертати листок непрацездатності в медичний заклад, якщо в рядку «місце роботи - найменування організації» медичний працівник вказав назву компанії в лапках, а у нас для заповнення лікарняних листів воно передбачено без лапок? І якщо немає, як вказувати найменування організації у відповідному рядку розділу лікарняного, що заповнюється роботодавцем, - також з лапками?
- Вказівка в найменуваннях організацій (відокремлених підрозділів) лапок, крапок, ком, тире не є підставою для переоформлення листка непрацездатності (Пояснення щодо заповнення лікарняних листів). Отже, в рядку «місце роботи - найменування організації» розділу «Заповнюється роботодавцем» листка непрацездатності ви маєте право вказати то найменування (повне або скорочене), яке у вашій організації передбачено для заповнення бланка лікарняного.
- У скороченому найменуванні організації передбачені дефіс і дужки. У медичному закладі, який видав лікарняний лист, ці знаки замінили пробілами. Чи можна прийняти такий лікарняний лист для оплати?
- Так, оскільки подібні неточності в оформленні бланка листка непрацездатності не є помилкою, що вимагає переоформлення бюлетеня (Пояснення щодо заповнення лікарняних листів).
- Якщо найменування організації дуже довге, чи можна його скоротити, взявши тільки початкові букви кожного слова?
- Можна, але воно погано сприймається і на листі, і на слух, та й вам самим навряд чи буде зручно таке скорочення.
Наприклад, той же найменування ВО «Інформенергосвязь» філії ВАТ «МРСК Волги» - «Оренбургенерго» після скорочення перетвориться в ПО ІЕЗ Ф ВАТ МРСК В ОЕ.
Погодьтеся, що вийшов набір нічого не значущих букв. Думаю, що варіант ПО Інформенергосвязь набагато краще.
- Безперечно, краще. Скажіть, а чи потрібно зі зворотного боку бланка у вільному місці вказувати повне найменування організації, завірена підписом і печаткою?
- У цьому немає необхідності, оскільки скорочений варіант назви організація повідомляє відділенню ФСС Росії.
- Так, обов'язково (п. 58 Порядку видачі листків непрацездатності).
Зверніть увагу. при внесенні номера корпусу будинку буква «а» не вмістилася, тому її не вказуємо.
Друку на лікарняному листі
- Яку печатку організації ставити на листку непрацездатності - гербову або для документів?
- В організації може використовуватися не одна печатка. Як правило, ескізи печаток розробляються відділом діловодства і затверджуються директором компанії.
При наявності в організації декількох печаток директор повинен видати наказ про введення в обіг печаток і порядку їх використання. Іншими словами, можна ставити на бюлетені спеціально виготовлену для цього друк. Але спочатку необхідно наявність відповідного наказу.
- Чи принципово, який напис на печатці медустанови буде стояти на листку непрацездатності - «Для листків непрацездатності» або «Для листків непрацездатності»?
- Чи приймати роботодавцю листок непрацездатності з написом на друку «Для листків непрацездатності», якщо у медустанови немає іншої печатки?
- Рекомендую направити цей листок в регіональне відділення ФСС Росії на перевірку правильності оформлення. Це, звичайно, займе час, але в результаті організація-роботодавець буде знати, оформлений листок з порушеннями порядку видачі чи ні.
- А як бути, якщо печатка організації-роботодавця не входить у відведений для цього поле? Наприклад, гербова печатка державної установи за стандартами не може бути менше 40 мм в діаметрі. Найчастіше вона виявляється більше і не поміщається в відведені для неї 42 мм нового бланка лікарняного. Як її розмістити, не заходячи при цьому на інформаційні поля?
- По-перше, як ми вже з'ясували, Порядок видачі листків непрацездатності не передбачає обов'язкове використання роботодавцем в листку непрацездатності гербової печатки. Це може бути друк, спеціально виготовлена для проставлення на бланках листків непрацездатності.
По-друге, згідно з пунктом 65 вищеназваного порядку печатка роботодавця може виступати за межі спеціальних відведеного місця, але не повинна потрапляти на осередки інформаційного поля бланка листка непрацездатності. До речі, такі ж вимоги поширюються і на друк медичної організації (п. 56 Порядку видачі листків непрацездатності).
Як розмістяться друку діаметром 40 мм і більше в відведеному для цього полі, показано на зразку.
Помилка в бюлетені
- Якщо в лікарняному допущена помилка в день видачі, як видається новий листок непрацездатності: рішенням лікарської комісії або одноосібно лікарем?
- Рішення лікарської комісії знадобиться, якщо лікарняний лист видається за минулий час (п. 14 Порядку видачі листків непрацездатності). У вашому ж випадку мова йде про переоформлення бюлетеня через допущеної помилки (п. 56 Порядку видачі листків непрацездатності). Оскільки новий листок замість зіпсованого оформляється безпосередньо в той же день, його має право видати лікуючий лікар.
Заповнення осередків з інформацією про місце роботи
- Чи потрібно робити відмітку «V» в графі «Основне», якщо місце роботи співробітника одне, воно ж і основне?
- Так, відмітка «V» робиться обов'язково і в рядку «Основне», якщо бюлетень виданий для подання за основним місцем роботи (за винятком випадків, коли пацієнт перебуває на обліку в центрі зайнятості), і в рядку «За сумісництвом», якщо лікарняний виданий для подання за місцем роботи за зовнішнім сумісництвом (при цьому ще вказується і номер листка непрацездатності, виданого для подання за основним місцем роботи).
Як вмістити в осередках назва посади і прізвище лікаря
- Як в таблиці «Звільнення від роботи» заповнити графу «Посада лікаря»? Чи можна застосовувати коди посад?
- Відповідно до пункту 60 Порядку видачі листків непрацездатності в графі «Посада лікаря» вказується тільки посаду лікаря, внесення кодів не передбачено.
Якщо найменування посади лікаря неможливо вказати повністю (перевищує 9 символів), запис припиняється.
Додам, що можливе скорочення найменування посади медичного працівника в межах наявних осередків. При цьому скорочувати слід по згодної букві включно. Приклади запису деяких посад лікаря наведені в зразку 1 і 2.
- Як вписати у відведений інформаційне поле прізвище та ініціали - через пробіл, якщо прізвище лікаря має більш ніж 11 букв? Чи можна застосовувати ідентифікаційний номер лікаря?
- В даний час на території РФ не існує єдиного реєстру ідентифікаційних номерів лікарів, тому застосування будь-яких цифрових кодів в листках непрацездатності неможливо.
При заповненні рядка «Прізвище та ініціали лікаря або ідентифікаційний номер» таблиці «Звільнення від роботи» спочатку вказується прізвище, потім ініціали через прогалини. При виході за межі інформаційного поля запис припиняється.
Якщо прізвище та ініціали лікаря перевищують 14 символів першого ряду відведених для них осередків, то допускається перенесення закінчення прізвища та ініціалів лікаря в другий ряд осередків цього рядка. Див. Зразок написання ПІБ лікаря Светлопрозоровской А.І. в рядку «Прізвище та ініціали лікаря або ідентифікаційний номер» таблиці «Звільнення від роботи».
Якщо у лікаря подвійне прізвище, заповнювати потрібно обидві рядки інформаційного поля. Наприклад, прізвище та ініціали лікаря Фінкель-Шмульсонского І.А. потрібно розмістити в двох рядках, так, як показано у зразку. При цьому не має значення, як будуть розділені дві частини прізвища - дефісом або пробілом.
Якщо в зазначеному рядку недостатньо осередків для заповнення прізвища та ініціалів медичного працівника (більше 28 символів), можливо вказівку тільки прізвища лікаря без ініціалів, а якщо недостатньо осередків і для прізвища, можливо її скорочення в межах наявних осередків.
Як розмістити інформацію про хворих дітей
- До речі, подвійне прізвище може бути і у дітей, і у цьому випадку вписати всю необхідну інформацію про них до підрозділу «по догляду», що заповнюється медичним працівником, буде практично неможливо.
Так, відповідно до вимоги пункту 58 Порядку видачі листків непрацездатності, якщо догляд здійснюється одночасно більш ніж за двома дітьми (і видається другий листок непрацездатності), в першому і другому ряду осередків відведених для цієї інформації рядків лікар повинен вказати:
- Якщо у дитини подвійне прізвище і в рядку «ПІБ» підрозділу «по догляду» повністю не поміщається необхідна інформація, можна вказати в осередках цього рядка тільки прізвище та ім'я дитини, а по батькові не вказувати. Наприклад, ПІБ дитини Фінкель-Шмульсонскій Костянтин Антонович не поміститься в відведені 39 осередків. Тому в цьому рядку можна вказати тільки прізвище та ім'я - Фінкель-Шмульсонскій Костянтин.
Скажіть, будь ласка, в яких конкретно осередках і як ця інформація повинна бути розміщена?
- На жаль, в новому бланку листка непрацездатності окремі осередки для заповнення цієї інформації не передбачені.
- Як же тоді роботодавці зможуть вести облік днів, протягом яких працівник перебував на лікарняному по догляду за дитиною, якщо в бюлетені цієї інформації не буде? Адже коли співробітник вичерпав річний ліміт оплачуваних днів догляду за дитиною, за дні, що перевищують річну норму, допомога по тимчасовій непрацездатності не нараховується і не виплачується.
- В даній ситуації можу порадити наступне: дані про дні звільнення працівника за болевшими протягом року дітьми вносити в документи внутрішнього обліку організації зі слів співробітника.
Новий рядок в лікарняному - «Постановка на облік в ранні терміни вагітності»
Рядок «Поставлено на облік в ранні терміни вагітності» включена в новий бланк листка непрацездатності поки лише для інформації. Надалі планується скасувати зазначену довідку і для призначення і виплати одноразової допомоги у зв'язку з постановкою на облік в медустанові в ранні терміни вагітності використовувати відомості, зазначені у згаданій вище рядку.
Думаємо, що з введенням рядка «Поставлено на облік в ранні терміни вагітності (до 12 тижнів) у бухгалтерів виникне маса питань:
Як правильно вказати в лікарняному страховий стаж працівника
- Як правильно у відповідному рядку листка непрацездатності вказати страховий стаж працівника «3 роки 8 місяців» - «03» (років) «08» (міс.) Або «3» порожня клітка (років) «8» порожня клітка (міс.) ?
- Інформацію про страховий стаж заповнюєте так, як показано у зразку.