Зовсім скоро нас чекає вихід нового плагіна електронного документообігу 2.0 і нам хотілося б сказати, що в ньому буде корисного для потреб наших клієнтів.
Варто сказати, що перша версія документообігу цілком справлялася зі своїми основними функціями, але не відповідала головному критерію, який ми намагаємося дотримати у всіх наших продуктах - максимально можлива гнучкість, що дозволяє адаптувати програмний продукт під швидкоплинні потреби компанії.
У старому документообіг для документа була виділена окрема сутність, і це рішення не дозволяло нам використовувати всі ті великі можливості по гнучкості настройки, які реалізують плагіни Luxury buttons і Magic My Page.
Новий Документообіг 2.0 буде використовувати сутність завдання. Тобто технічно документ буде звичайною завданням Redmine (RM +) з типом «Документ». Таке просте архітектурне рішення дає масу переваг:
Всі гігантські можливості по фільтрації завдань стануть доступні для документів. Тепер вичленувати потрібні документи можна буде швидко і легко. У користувачів з'явиться дуже потужна система фільтрів.
Ви зможете створювати документ на основі заявки плагіна Service Desk і породжувати заявку з документа.
Чи зможете додавати документ в дерево цілей. Див. Докладніше плагін Goals.
Чи зможете логічно пов'язувати документи між собою. Redmine (RM +) підтримує складну систему зв'язків для задач.
Чи зможете ставити мітки на документи.
Чи зможете формувати певні вибірки документів на моїй сторінці для певних ролей користувачів (плагін Magic My Page).
Всі інші можливості, які дає система управління організацією RM + або стандартний Redmine для задач, тепер стануть доступними і для документів.
Але найпотужніші можливості забезпечує спільне використання плагіна документообігу 2.0 і плагіна Luxury buttons. Технічне зрівнювання документа і завдання Redmine дозволило використовувати абсолютно всі можливості по налаштуванню життєвих циклів завдань для документів.
Тепер ви зможете налаштовувати практично будь-який життєвий цикл документа, грунтуючись на його параметрах, ролях поточного користувача, ієрархії компанії і т.д (див. Опис плагіна Luxury buttons). Це ту перевагу, яке переводить модуль документообігу на абсолютно новий рівень!
Плагін електронного документообігу проходить промислову експлуатацію на наших робочих серверах. Він уже працює всередині нашої компанії і, після деяких доробок, стане доступним зовнішнім клієнтам.
Давайте подивимося, як плагін електронного документообігу допомагає нам автоматизувати накази на доплати за наставництво.
У старій версії документообігу процес працював так:
Співробітник відділу персоналу створював документ, самостійно стверджував його і поширював на бухгалтера. Бухгалтер на основі наказу додавав надбавку в розрахункову матрицю співробітника. При цьому наявність людського фактора могло призводити до помилок: додавання не тієї суми, не тому співробітнику і т.д. Виконання всіх цих дій вимагає зусиль і часу.
Що дозволяє нам документообіг 2.0?
По-перше, тепер за допомогою плагіна «Custom menu» можна витягнути спеціальну посилання для співробітника відділу персоналу «Наказ на надбавку». При переході за цим посиланням співробітник відділу персоналу повинен буде заповнити текст наказу, а так само зможе внести всю необхідну додаткову інформацію.
Завдяки тому, що тепер наказ і завдання це практично одне і те ж, ми можемо додати для кожного виду наказу спеціальні настроюються поля:
Співробітник, на якого поширюється наказ.
В які числа потрібно застосувати наказ.
Тепер співробітник відділу персоналу вже на момент складання наказу вказує всю основну інформацію. Бухгалтеру з розрахунку заробітної плати залишається просто її проконтролювати і застосувати. Немає ефекту подвійного введення параметрів.
Далі все визначається життєвим циклом, який ви налаштуєте для наказів подібного виду в плагіні Luxury buttons. У себе ми налаштували досить простий життєвий цикл, який складається з трьох стадій:
- "Новий". Документ створений співробітником відділу персоналу.
- «Призначено». Документ призначений бухгалер на виконання.
- «Виконано».
Після створення наказу, співробітник відділу персоналу може скорегувати наказ і відправити його бухгалтеру з розрахунку ЗП.
Бухгалтеру на головній сторінці (за допомогою плагіна Magic My Page) відображається блок з документами, що надійшли на нього:
Бухгалтер з розрахунку ЗП виконує додатковий контроль і натискає одну єдину кнопу «Провести нарахування».
Після натискання кнопки нарахування потрапляє в зарплатну матрицю співробітника.
Люди, більш щільно знайомі з можливостями плагіна Luxury buttons. напевно вже усвідомили скільки різних варіантів руху документа можна реалізувати за допомогою плагіна документообігу 2.0.
Налаштування самого плагіна документообігу 2.0 (до речі, ми плануємо назвати його Flexible docs) дозволяють автоматизувати ті речі, з якими плагін Luxury buttons не впорається. Наприклад, автоматичне заповнення співробітників в необхідні поля, що настроюються на основі обраного департаменту та відділу, що дозволить поширювати документи на різні групи співробітників і інше.
Крім всіх вже перерахованих привілеїв, модуль документообігу 2.0 надає велике менш значущих можливостей.
Можливість розбити накази на разові і фундаментальні. Разові накази не будуть складати нормативну базу для співробітника (наприклад, наказ про преміювання або наказ про роботу у вихідні дні). Фундаментальні накази будуть складати нормативну базу.
Можливість переглядати дерево документів.
Контроль ознайомлення з документом на рівні підлеглих і на рівні компанії.
Документообіг 2.0 отримав дуже широкі можливості, які дозволять зробити рутинну роботу ефективніше і комфортніше, при цьому процес настройки став максимально гнучким.
