По-перше, я хочу впевнитися, що ви володієте необхідними знаннями про те, що таке план. Більшість (і серед них разюче число керівників проектів) згадують лише діаграму Ганта, коли вони думають про план проекту. Ви можете отримати її за допомогою Microsoft Project. Але це скоріше можна назвати графіком проекту, де показано час виконання різних етапів плану. Однак ми повернемося до цього пізніше.
Наш план повинен містити наступні пункти:
- Мета проекту
- результати
- критерії якості
- ресурси
- структура керівництва
- контрольні точки
- витрати
- залежності
- ризики
- Розклад
Давайте розглянемо кожен пункт окремо і побачимо, чому вони так необхідні і що ми хочемо в них досягти.
Мета проекту
Що ж ми хочемо створити? Мета проекту - це поєднання причин виконання проекту і очікуваної від нього вигоди. Даний сегмент плану може бути реалізований або вигідним економічним обгрунтуванням, або ознайомленням цільової аудиторії з метою проекту. Наприклад, ваше економічне обґрунтування може бути написано для схвалення з боку вищого керівництва вашої організації.
результати
Є конкретна мета проекту. Що ж нам треба створити для її досягнення? З чого складатиметься ваш готовий проект? Все це повинно бути чітко визначено. Наприклад, ваша мета може полягати в оновленні ІТ-інфраструктури організації. Вашим кінцевим результатом буде завершена комп'ютерна мережа, новий комп'ютер з усім необхідним ПЗ на кожному столі.
критерії якості
Тепер, коли у нас є результати, нам необхідно вказати необхідний рівень якості. У зазначеному вище прикладі, у нас буде результат у вигляді завершеної комп'ютерної мережі. Проте, нам необхідно бути впевненими, що мережа реально зможе впоратися з усім обсягом трафіку!
Це означає те, що наш результат повинен бути певної якості і нам потрібно вказати даний рівень якості. Ось що вкаже вам на успіх проекту:
- Чіткість: ясно і чітко.
- Конкретизація: тобто не "нові комп'ютери", а "комп'ютери з 2Gb оперативної пам'яті", і т.д.
- Досяжність: не просіть про неможливе.
- Релевантність: чи пов'язаний критерій з метою проекту?
- Тимчасової контроль: достатній час на виконання. Немає сенсу очікувати виконання річної роботи за тиждень!
Вам варто приділити деякий час і скласти даний список разом з учасниками проекту. Вам варто залучити кінцевих користувачів, але не варто забувати про власників бізнесу - не обіцяйте все, не оцінивши попередньо всіх витрат. Ваш керівник проекту і представник тих, хто буде виконувати роботу, є основними джерелами всього цього.
Нарешті, вам варто заздалегідь домовитися про те, за ким залишається останнє слово щодо якості результатів. Сподіваюся, ваша робота з визначення критеріїв якості не буде мати на увазі суперечок з приводу якості (тобто ніяких суперечок про якість, а тільки про кількість), але вам все ж варто упевнитися, що все йде згідно з графіком.
Тепер ви знаєте, які результати вам необхідно отримати і якої якості вони повинні бути. Це означає, що вам варто тепер шукати ресурси, які необхідні для досягнення мети. Ресурси включають в себе час співробітників, певні знання або досвід, гроші (наприклад, купівля обладнання) і час (деякі завдання можуть бути виконані швидше, якщо їх будуть вирішувати більше людей).
структура керівництва
Як ви будете справлятися з роботою? Вам необхідно описати загальний підхід до проекту. Хто буде приймати рішення для різних потоків роботи? Наприклад, якщо ви вирішили зробити значну покупку, то хто прийме рішення про те, у кого купувати?
Як прогрес проекту буде розділений? Між ким він буде розділений? Наприклад, ви можете запланувати регулярні збори з командою, але хто повинен їх відвідувати? Який рівень інформації ви будете ділити? Хто ще повинен бути обізнаний, як часто і на якому рівні детальності? Наприклад, вам напевно необхідно інформувати виконавця проекту про загальну картину речей щотижня, в той час як ви будете надавати іншим керівникам необхідну інформацію з обмеженим доступом образно.
Вам також знадобиться затвердити своє ставлення з виконавцем проекту щодо моніторингу прогресу проекту. Ви обоє повинні вказати те, як ви будете спостерігати за прогресом і всіма поставленими завданнями.
Не існує правильної відповіді на те, як це повинно бути зроблено, так як від проекту до проекту це буде відрізнятися. Визначтеся з тим, що ви думаєте про розмір і складності проекту, а також про характер організації та стилі поточного управління.
контрольні точки
Тут вам необхідно заздалегідь продумати, як ви розділите проект на кілька етапів. Якщо він не зовсім малий, то вам напевно не захочеться виконувати його одним махом і при цьому перевіряти всі тільки в самому кінці. Замість цього набагато краще буде розбити його на кілька частин, де пов'язані завдання можуть бути згруповані разом, при цьому в кінці етапу буде визначена контрольна точка. У прикладі про оновлення технологій ви, наприклад, можете розбити проект на:
- збір вимог
- Написання офіційної пропозиції
- Процес обробки заявки
- Переговори про контракт
- Введення в дію
- тестування
Вам варто визначити контрольну точку, тим самим ви знатиме про завершення етапу. Але є ще й інший плюс декомпозиції роботи, але ми присвятимо вас в це трохи пізніше.
Ви вже вивчили необхідні ресурси. Тепер необхідно зрозуміти, як далеко ви або ж виконавець проекту можете відійти від наміченого до того, як варто забити на сполох. Наприклад, ви можете встановити рівень витрат щодо фінансів в +/- 5%, а щодо часу - в +/- 10%. Ви також захочете встановити рівень витрат щодо якості - тобто, як далеко ви можете собі дозволити відійти від встановлених критеріїв якості.
Зовсім небажано, щоб проект відходив далеко від намічених ресурсів і якості. Встановивши рівень витрат, ви зможете управляти проектом без того, щоб постійно шукати керівництва з боку виконавця проекту щодо продовження виконання проекту. Вам не слід недооцінювати ці відхилення, і ви, звичайно ж, повинні їх уникати, а тому вам варто постійно спостерігати за прогресом. Таким чином ви можете скласти своє розуміння проекту в майбутньому.
залежності
Тут вам варто приділити увагу дотриманню суворої послідовності виконання етапів. Наприклад, у згаданому вище прикладі вам необхідно завершити етап збору вимог до того, як ви зможете завершити складання пропозиції. Вам необхідно почати думати про залежності, таким чином ви і проектна команда зможете зрозуміти силу впливу змін на будь-яку частину проекту.
Дані залежності повинні включати в себе як зовнішні (тобто те, над чим у вас немає контролю), так і внутрішні (тобто ті, якими ви можете управляти) залежності. Наприклад, вам напевно необхідно знати точне число співробітників в організації, і це повинно бути надано відділом кадрів, а отже, буде зовнішньої залежністю.
Що може піти не так? Що може статися і нашкодити вашому проекту? Чи є якась можливість уникнути цього або знизити рівень впливу ризиків?
Графік або Розклад
Розклад є інформацією у вигляді діаграми Ганта - саме так більшість уявляє собі план проекту. Для цього вам необхідно записати все, що повинно статися. Графік повинен включати в себе всі залежності, контрольні точки і напевно ресурси. На даному етапі графік буде являти собою огляд всього проекту.
Вам варто дещо зрозуміти про даний розклад - воно помилкове.
Може це голосно сказано, але дуже важливо ваше розуміння того, що ви не зможете створити ідеальний план. Вам потрібно досягти досяжного. Графік повинен включати в себе огляд, в якому проект розбитий на кілька частин. У цьому полягає друга перевага декомпозиції - розбивши проект, ви зможете чітко спланувати перший етап і продовжити планування інших пізніше. Але чим далі ви плануєте, тим більше ви будете робити план наосліп, і все буде залежати від вашої віри і прогнозів. Чи не намагайтеся бути надточним - нехай все буде нечітким, використовуйте загальні цифри.
У міру підходу до кінця кожного етапу проекту ви зможете спланувати наступний. Ви можете використовувати інформацію і досвід, отримані з минулого етапу, тим самим ви будете почувати себе більш впевнено.
Вам варто пояснити це всім учасникам вашого проекту! Найчастіше виконавець проекту, подивившись на графік, уявить собі, що все вже приготовлено і відомо. Вам варто розвіяти його мрії - поясніть, що початкові етапи більш точні, ніж наступні, і переконайтеся, що зміни очікувані в міру прогресу проекту.
Виконавець проекту буде вимагати від вас чіткості і абсолютних дат виконання з самого початку, але вам варто протистояти даному тиску, пояснивши, чому ви не можете надати таку інформацію. Хоча ви напевно захочете відповісти на його питання (і, звичайно ж, дати будуть вигадані на ходу), вам варто бути реалістом і розуміти, що можливо, а що неможливо спланувати. Все інше може створити проблеми вам, проекту і, звичайно ж, виконавцю.
Не панікуйте !
Незважаючи на те, що вам варто багато чого вмістити в вашому плані, вам не варто турбуватися, адже працювати над ним доведеться не тільки вам.
Ви ж не можете знати все, що вам необхідно для завершення плану, і ви повинні очікувати цього від себе. Я б порадив залучити інших людей для того, щоб вони допомогли з рішеннями, ви можете також залучити людей для складання розкладу. Проектна команда буде виконувати роботу, тому члени проектної команди, швидше за все, будуть краще вас знати, як розбити проект на частини і як довго вони триватимуть. Використовуйте з розумом знання проектної команди! У цьому полягає додаткова вигода їх залучення в проект, адже вони допоможуть розпочати процес і перетворити групу людей в команду.