Як скласти і захистити бюджет на персонал? Які витрати закласти в бюджеті на підбір персоналу? Як переконати керівництво виділити кошти на підбір співробітників? Відповідаємо на ці та інші питання про планування витрат на підбір персоналу.
Можливо, Ваші розрахунки приведуть керівництво компанії в деякий подив: навіть простий підбір звичайних фахівців коштує грошей! Велика спокуса скоротити штат. Ваше завдання - показати, з чого складаються ці витрати, і, оперуючи цифрами, переконати керівництво, що вони економічно обгрунтовані. Адже якщо фахівець потрібен, а його ніхто не шукає, це обертається ще більшими втратами для компанії. Робіть акцент на тому, як Ви мінімізуєте витрати.
Щоб грамотно спланувати підбір персоналу, розрахувати витрати на нього і отримати всі необхідні аргументи для захисту цієї статті HR-бюджету, зробимо шість кроків.
Крок 1. Визначаємо, скільки співробітників потрібно підбирати
Необхідно виявити потребу як в постійному персоналі, так і в тимчасовому. Щоб запланувати кількість постійного персоналу, перевіряємо, скільки вакансій належить закрити в наступному році, згідно із заявками на підбір, отриманим від лінійних керівників. Не можна виключити, що хтось із них міг забути подати заявку. Тому переговорите з кожним з лінійних керівників, запитаєте, чи планують вони в перспективі підбирати новий персонал.
Крім того, треба запитати у генерального директора, чи не має наміру компанія розширювати бізнес, відкривати нові служби або відділи, або філії та представництва. Якщо такі плани є, потрібно дізнатися, на скільки саме планується збільшити обсяги виробництва або надання послуг, а також з'ясувати, наприклад, у генерального або комерційного директора, чи буде вводитися нова структура або розширюватися стара, скільки нових співробітників передбачається прийняти.
Плануючи підбір співробітників в HR-бюджет, обов'язково просите керівників відділів і служб вказати Вам той обсяг робіт, який намічається на наступний рік. Це необхідно Вам для того щоб зрозуміти, збільшиться цей обсяг чи ні, і відповідно прогнозувати підбір персоналу. Крім того, дані про обсяги робіт знадобляться Вам, щоб розрахувати необхідну кількість співробітників виходячи з середнього навантаження на одну людину. Виконуючи такі розрахунки, Ви, можливо, побачите, в яких підрозділах є зайві люди або, навпаки, співробітників не вистачає.
Читайте по темі в електронному журналі
Генеральний директор повідомив, що за рішенням ради директорів в наступному році планується збільшити прибуток компанії на 20%. Створювати нові структурні підрозділи не передбачається. Буде розширено виробництво і збільшена служба продажів. Потім, діставши схвалення гендиректора, HR-директор звернувся до керівників підрозділів і попросив їх оцінити, на скільки доведеться збільшити штат. За їхніми оцінками, на 15%. Так як зараз в цих підрозділах працюють в загальній складності 720 співробітників, отже, доведеться прийняти 108 співробітників. Цю цифру HR-директор і вніс до бюджету в статтю витрат на підбір персоналу.
Включіть в план це кількість і прорахуйте витрати на їх підбір. Крім того, не можна не враховувати, що якісь співробітники будуть звільнятися, а наявні вакансії доведеться оперативно заповнювати. Візьміть за основу середній показник звільнень за попередні роки. Розрахувати його Ви можете самостійно - для конкретного випадку кількість звільнень за останні два-три роки, а потім розділіть на кількість років. Якщо необхідно, розрахуйте середній показник не для всього року, а по кварталах. Одержаний показник включите в план по підбору.
Щоб припустити, скільки тимчасових співробітників Вам доведеться підбирати, проаналізуйте:
Виходячи з цього і плануйте тимчасовий персонал. Наприклад, в декретній відпустці у вас 7% співробітниць, і вони вийдуть не раніше наступного року. Крім того, в період епідемії грипу зазвичай відсутні 10% співробітників протягом чотирьох тижнів.
При цьому в наступному році компанія не планує скорочувати виробництво. Навпаки, намічається збільшення випуску продукції в період сезонного підвищення попиту на неї на 6%. Це означає, що Вам потрібно підібрати тимчасовий персонал не тільки замість тих, хто знаходиться в декретній відпустці або на лікарняному, а й додатково певну кількість на час підвищення попиту.
У деяких ситуаціях Ви можете самі розрахувати кількість необхідного персоналу виходячи із загального обсягу навантаження і того, скільки часу потрібно одному співробітнику на виконання робочого завдання.
Компанія, що спеціалізується на виробництві рибопродуктів, вирішила відкрити в філії в Санкт-Петербурзі свій відділ продажів. Директору з персоналу належало розрахувати, яка кількість співробітників буде потрібно для філії. Планований обсяг продажів за рік - 256 т продукції, для її реалізації доведеться виставити приблизно 1590 рахунків. Щоб визначити кількість співробітників, HR-директор взяв за основу роботу відділу продажів головного офісу. Там за рік було виставлено 2976 рахунків чотирма співробітниками. Тепер треба визначити, скільки рахунків доводилося на одного співробітника в день. Вийшло три рахунки (2976 рахунків. 242 робочих дні на рік. 4 співробітника). Якщо взяти цей показник за норму і для пітерського філії, то кількість співробітників буде дорівнює двом (1590 рахунків. 242 робочих дня. 3 рахунки в день).
Від цього залежить, якими будуть витрати на підбір. Чим довше триває пошук, наприклад менеджера якогось підрозділу, тим більше витрати. Зокрема, на зарплату рекрутера.
Якщо почати шукати співробітника занадто рано, то може вийти, що Ви його приймете, а завантажити його відразу нічим. Якщо пізно, то це може зашкодити роботі підрозділу, який буде перебувати довгий час без співробітника. Словом, починати підбір потрібно так, щоб найняті співробітники вийшли на роботу до того моменту, коли вони дійсно потрібні.
Термін підбору залежить і від того, кого ми шукаємо. З рідкісними фахівцями і кандидатами на керівні посади зазвичай доводиться довго вести переговори. Іноді їх потрібно переманювати з фірм-конкурентів - це довгий і витратний шлях, так як часто потрібно залучати агентства. Ви можете визначити терміни на пошук потрібних фахівців, як показано в таблиці 1.
Таблиця 1. Терміни підбору персоналу
Крок 3. Вибираємо підходящі методи пошуку
Таблиця 2. Способи пошуку співробітників і витрати
Крок 4. Вважаємо витрати на менеджерів з підбору персоналу
В першу чергу необхідно зрозуміти, чи не доведеться збільшувати штат рекрутерів, щоб своєчасно забезпечувати компанію новими співробітниками потрібного професійного рівня.
Для цього спочатку розрахуємо, скільки нових співробітників в середньому підбирає кожен менеджер. Використовуйте дані за шість місяців. Складіть загальна кількість підібраних співробітників, що вийшло число розділіть на кількість місяців і потім на кількість рекрутерів. Припустимо, за півроку прийнято 64 нових співробітника. У вас в штаті два менеджера з підбору, отже, на кожного припадає по п'ять співробітників в місяць. Приймемо цей показник за норму. Тепер розрахуємо, скільки працівників доведеться підбирати кожному менеджеру виходячи з зрослих нових завдань в наступному році (таблиця 3).
Таблиця 3. Розрахунок навантаження на одного менеджера з підбору
Як бачимо з розрахунку, в наступному році навантаження на кожного рекрутера компанії збільшиться з 5 вакансій до 13,5 (практично в три рази). Але це не означає, що треба збільшувати в три рази і кількість менеджерів з підбору.
Якщо виходити з того, що витрати на одного рекрутера (601 200 руб.) Можна порівняти з витратами на одного іншого нового співробітника, то вийде, що витрати на фахівців, які мають бути найняти (163), складуть 97 995 600 руб.
Рекрутеру, який крім рядових співробітників підбирає ще і керівників відділів, а також рідкісних фахівців, намагайтеся не збільшувати суттєво навантаження. Інакше якість підбору знизиться, і рекрутер не зможе виконувати план в намічені терміни.
Крок 5. Підсумовуємо всі витрати на підбір персоналу і формуємо бюджет на підбір
Вартість найму нових співробітників розраховуємо за формулою.
(СН) = РР + ОА + РБ + ЗР + ПС + 10%. де:
СН - вартість найму;
ОА - оплата послуг агентства (якщо залучали);
РБ - реферальний бонус (якщо Ви приймаєте на роботу персонал за рекомендацією співробітників і платите їм за це винагороду);
ЗР - витрати на зарплату рекрутерам;
ПС - витрати на розміщення інформації про вакансії на спеціальних сайтах;
Якщо Вам необхідно розрахувати вартість найму одного співробітника, то отриману суму потрібно просто розділити на кількість підібраних співробітників: 638 000. 5 = 127 600 руб.
Якщо ціна занадто висока, пошукайте альтернативні варіанти: наприклад, як можна рідше користуйтеся послугами агентств і частіше підвищуйте своїх співробітників.
Директор з персоналу аудиторської фірми вирішив підрахувати, у скільки обійдеться пошук помічника бухгалтера через агентство. За свої послуги він запросило 350 у. е. (1 у. е. = $ 1) і обіцяло підшукати підходящого кандидата за дві доби. Вартість робочого дня фахівця агентства складає 82 у. е. за два дні - 164 у. е. Все разом - 514 у. е. Якщо ж підбирати помічника бухгалтера через Інтернет силами штатного менеджера з підбору, то це займе не менше тижня. Вартість роботи менеджера складе 320 у. е. (його зарплата 1400 у. е. ціна одного дня 64 у. е. множимо на п'ять робочих днів). Розміщення вакансії на сайті коштує 70 у. е. Якщо дивитися не тільки ті резюме, які приходять на розміщену вакансію, але і взагалі наявні в базі сайту, потрібно заплатити 5 у. е. за 10 резюме - 50 у. е. Загальна сума витрат при такому способі - 440 у. е. Звичайно, менше, ніж послуги агентства. Але в агентстві швидше. Тому HR-директор звернувся в агентство.
Зрозуміло, треба комбінувати різні способи пошуку в залежності від вакансії. Зводимо всі дані в одну таблицю (таблиця 4).
Таблиця 4. Бюджет на підбір персоналу на квартал (фрагмент)
Крок 6. Захист бюджету перед керівництвом
Підготуйте аргументи для обґрунтування своїх розрахунків перед радою директорів. Вони повинні бути вагомими і переконливими.
Аргумент 1. Підбір співробітників запланований виходячи з цілей компанії. Підкреслюйте, що Ви виходили з бізнес-планів і з заявок лінійних керівників. Крім того, брали до уваги середній показник за кількістю звільнень.
Безсумнівно, на підбір співробітників потрібно витрачатися, але розмір цих витрат не можна порівняти з втратами, які може нести компанія через відсутність потрібних фахівців. Наведіть переконливий приклад. Припустимо, один рекрутер підбирає двох менеджерів з продажу. Планова вироблення кожного - 10-15 угод купівлі-продажу на місяць на суму від 50 000 до 100 000 руб. Таким чином, разом вони забезпечують виручку компанії на суму від одного до трьох мільйонів рублів.
Аргумент 2. Кількість менеджерів з підбору мінімально.Упірайте на той факт, що потреба в персоналі рік у рік не зменшується, а збільшується. При цьому зростання потреби випереджає збільшення штату менеджерів з підбору. Використовуючи дані таблиці 4, покажіть, що навантаження на кожного рекрутера збільшиться в три рази, але при цьому Ви плануєте взяти тільки одного-двох нових менеджерів з підбору. Причому, якщо їх не залучити, підбір нових співробітників буде йти повільніше і є ймовірність, що не всі нові співробітники з'являться в компанії в необхідний момент. А це - фінансові втрати для роботодавця.
Аргумент 3. Витрати на підбір мінімізовані. Зверніть увагу керівництва компанії на те, що Ви плануєте знизити витрати за рахунок того, що на керівні посади призначите провідних співробітників з досвідом роботи і лідерськими якостями. Залишаться тільки позиції фахівців, яких підбирати легше. Для цього не потрібно великих витрат, так як підбір проводиться силами своїх рекрутерів. Якщо на позиції виявили бажання прийти випускники вузів, які проходили у вас стажування, це теж додатковий фактор економії коштів.
Витрати на підбір персоналу знижують оподатковуваний прибуток компанії
Крім того, зверніть увагу: податкові органи вимагають, щоб витрати не були марними. Інакше кажучи, Ви повинні когось прийняти на роботу. Якщо ж Ви платили агентству, але в підсумку жодного кандидата, представленого цим агентством, не прийняли на роботу, податкові інспектори заборонять включати платежі до витрат, так як порахують їх економічно необгрунтованими.
Враховуйте зниження або підвищення активності на ринку праці
Від цього залежить, чи багато фахівців на ринку і як довго Ви будете шукати персонал, а значить, скільки витратите грошей. Безсумнівно, впливає на підбір і стан економіки в світі і в країні (падіння фондових ринків, зниження бізнес-активності клієнтів). Якщо справи в економіці йдуть не дуже добре, потрібно добре подумати, чи дійсно необхідні нові співробітники.
Цікавий факт
В інституті Саратоги (США) вивчали практику підбору персоналу протягом десяти років. Виявили, що співвідношення кількості рекрутерів компанії до числа заявок на підбір, які їм подають, може варіюватися від 1: 3 до 1: 100.
Однак це не означає, що всі ці заявки швидко виконуються. Якщо фахівець з підбору виконує весь комплекс робіт, пов'язаних з підбором (не просто переглядає резюме, а й проводить співбесіди, організовує зустрічі претендентів з керівниками), то обробити три заявки він в принципі може, але вже сім - це межа. А про десятки заявок і говорити не доводиться. Тому в інтересах роботодавця мати в штаті стільки рекрутерів, скільки необхідно для оперативного підбору співробітників. Економія на менеджерах з підбору обертається для компанії витратами і простоями. Спробуйте донести це до керівництва компанії.
О. Римкевіч, директор по персоналу «ПМ Стандарт»
Читайте статті на тему:
Анонси майбутніх номерів