Планування від стратегічного до плану кожного дня тижня.
Таблиця складається з десяти листів:
- Два листа з детальними поясненнями до таблиці.
- Один лист з настройками.
- Сім листів для низхідного планування від стратегічного до плану на кожен день поточного тижня.
Далі будуть показані сім листів планування.
У початковому стані таблиця містить дані, які можуть служити прикладом. Після отримання таблиці уважно вивчіть вихідні дані і поекспериментуйте з ними. Це допоможе зрозуміти логіку роботи таблиці.
Лист «Мета»
Excel не найзручніший інструмент для побудови плану досягнення цілей, значно зручніше інструменти для побудови Mind Map карт. Але все одно це зручніше, ніж тримати план в голові.
Даний лист - це просто багаторівневий список, деталізує план досягнення мети.
- Перший рівень - Мета
- Другий рівень - Проекти, що виконуються для досягнення мети. Проекти першого рівня.
- Третій рівень - Підпроекти проектів першого рівня. Проекти другого рівня.
- Четвертий рівень - Завдання.
У вихідному варіанті таблиці, для прикладу, лист містить спрощений план досягнення мети «Підвищити прибуток на 15%», використовуючи відому формулу розкладання прибутку на п'ять сомножителей.
Далі йдуть листи захищені від випадкових змін. Осередки для введення (не захищені) позначені фоном. Осередки з білим фоном обчислює таблиця. При бажанні Ви можете зняти захист, як це зробити написано на першому аркуші з інструкціями.
Лист «Матриця Ейзенхауера»
Всі завдання групуються за двома параметрами: Важливість і Терміновість. Кожен з параметрів має дві градації: (Важливо - неважливо) і (Терміново - нетермінові). Виходить чотири варіанти або матриця розміром 2х2.
Лист «Поточні Завдання»
Після розподілу завдань по Важливості-Терміновості, вибираємо завдання для виконання (Поточні завдання). Завдання можна вибираються зі списку, джерелом даних для якого служить матриця Ейзенхауера або вводити вручну. Тобто з усіх завдань матриці Ейзенхауера вибираємо найважливіші або ті, для яких є сприятлива поточна ситуація. Або які більше подобаються і т.п.
Кожній задачі присвоюється пріоритет: A, B або C. A - найвищий. Завдання виконуються в порядку пріоритету. Тобто снача виконуємо важливі, якщо залишиться час - інші. Крім того, виконання завдання відстежується по її статусу: Чи не розпочато, Виконується, доручив, Виконана, Перенесена, Скасована. Цей метод використовується в щоденнику Стівена Кові.
Від себе я додав пріоритет D для завершених, перенесених і скасованих завдань. І числову нумерацію в межах пріоритетів, тому що наприклад, якщо є кілька завдань з пріоритетом A, все одно треба визначити порядок їх виконання.
Для кожного завдання можна вказати Виконавця. Якщо завданню вказано виконавець, але статус завдання відрізняється від "доручено", осередок з ім'ям виконавця матиме жовтий фон.
Для кожного завдання можна вказати Контекст. Тобто збіг зручних обставин. Наприклад, в своїх завданнях я використовую контекст "Дача" для тих справ, які потрібно зробити на дачі або відвезти / привезти з дачі або заїхати по дорозі. Поняття і термінологію запропонував Г. Архангельський.
Умовні позначення станів задаються в листі налаштувань.
Листи «Виконавці» і «Контекст»
На цих листах для наочності показана угруповання поточних завдань по Виконавцям і контекст. Листи дублюють інформацію з листа «Поточні Завдання», але представляють її в іншому форматі.
Список виконавців і контекстів задається на аркуші налаштувань.
Лист «Періодичні Завдання»
Тому, немає сенсу поміщати їх у список поточних завдань або в план тижні. Але є сенс зафіксувати їх один раз і звільнити голову.
У таблиці передбачено 4 періоди для таких завдань: день, тиждень, місяць. І четвертий пріод «Рідко» - для задач виконуються рідше ніж раз на місяць або одноразових.
Період вибирається зі списку.
- Для періоду «День» додаткової інформації щодо термінів не ставить.
- Для періоду «Тиждень» задається день тижня. Він вибирається зі списку.
- Для періоду «Місяць» задається число місяця (від 1 до 31).
- Для періоду «Рідко» задається дата в форматі мм.дд.гггг.
Завдання з наближенням терміном виділяються жирним шрифтом, щоб привернути увагу.
- Завдання з періодом «Тиждень» виділяються при настанні відповідного дня тижня.
- Завдання з періодом «Місяць» виділяються за 1 день до терміну.
- Завдання з періодом «Рідко» виділяються за 3 дні до терміну.
Ці настройки можна змінити на аркуші «Налаштування».
Виконані завдання позначаються знаком "+" (плюс) в стовпці "Вип-ня" (Виконання). Назви виконаних завдань виводяться сірим кольором, щоб не привертати увагу.
При настанні нового періоду (нового тижня, нового місяця) ознаки виконання можна знімати автоматично, натискаючи на кнопку «Новий день», «Новий тиждень», «Новий місяць».
Нові завдання додаються в кінець списку, в будь-яку порожню рядок. Після цього треба натиснути кнопку "Сортувати".
Лист «Тиждень»
Докладний список завдань на поточний тиждень із зазначенням часу, тривалості та розбивкою по днях.
Дні розташовані в дві колонки. Між колонками днів знаходяться посилання для швидкого переміщення до відповідного дня тижня.
Для першого дня тижня треба ввести дату в клітинку з блакитним фоном. Дати інших днів розраховує таблиця.
Завдання можуть бути «жорсткими» і «гнучкими». Для «жорстких» завдань вказується час початку та тривалість. Наприклад: Планерка, початок 9:30, тривалість 30 хв. Планерку треба почати точно в строк. Для "гнучких" завдань вказується тільки тривалість. Наприклад: Розібрати договору за минулий квартал, тривалість 1 годину. Можна зробити в будь-який час. Поняття і термінологію запропонував Г. Архангельський.
Завдання, які повинні бути виконані після поточного тижня поміщаються в чергу на аркуші «Черга». Завдання з черги, які підходять за датою виконання, переміщаються в відповідний день поточного тижня після натискання на кнопку «Новий тиждень».
Виконане завдання повинна бути позначена знаком «+» (плюс) в стовпці «Вип-ня» (виконання).
При настанні нового тижня виконані завдання видаляються, а невиконані повертаються в чергу.
Завдання може бути позначена як постійна в стовпці «Пост», в цьому випадку вона не видаляється при настанні нового тижня.
Лист «Черга»
Черга завдань для потрапляння в план поточного тижня. А також завдання невиконані (відкладені) під час поточного тижня і чекають повторної постановки в план тижні.
Таблиця «Планування особистого часу і управління завданнями»
Вартість: 995 руб.
- банк
на розрахунковий рахунок Прохоров Володимир Вікторович (ІП), ІПН 645400330452,
р / с 40802810711010053426, Філія «Бізнес» ПАТ «Совкомбанк» м.Москва,
К / с 30101810045250000058, БІК 044525058.
Зверніть увагу, що вказівка форми собственнсті (ІП) є обов'язковим.
Після оформлення замовлення можна роздрукувати рахунок для юр. осіб
або квитанцію за формою ПД-4 для фіз. осіб.
Також можна отримати рахунок, написавши на [email protected] ([email protected]).
При платежах не з Росії в призначенні платежу вкажіть код валютної операції
Наприклад, призначення платежу:
За електронні таблиці «Планування особистого часу і управління завданнями». Без НДС.
Де VO - великі латинські літери, 10100 - цифри. Фігурні дужки обов'язкові. Прогалини всередині фігурних дужок не допускаються.
Для способів 2-6 лист з посиланням відправляється автоматично, відразу після надходження грошей. Звичайне час надходження грошей - хвилини.
Подальша листування з приводу отриманих таблиць
P.S.
Якщо ви хочете отримати 2 робочі таблиці і демо-версії всіх інших моїх таблиць, підпишіться на ознайомчу серію з 9 листів з коротким описом таблиць
Не рекомендую підписуватися на корпоративні поштові скриньки, тому що є ймовірність що поштовий сервер вважатиме розсилку спамом. Тобто не ви, а системний адміністратор буде вирішувати якісь листи ви можете отримувати.