Як підвищити якість звітності та заощадити на оплаті праці?
Багато корпорацій для поліпшення позицій на міжнародних ринках капіталу прагнуть оптимізувати ряд своїх ключових показників, досягти або перевершити їх середні значення в своїй галузі бізнесу або в усьому світі. Зокрема, таким показником є вартість фінансової функції в корпорації. Після того, як вичерпані всі очевидні внутрішні способи зниження витрат корпорації на фінансову функцію, наприклад уніфікація облікових процесів для всіх країн і бізнес-підрозділів, починається впровадження інтегрованого обліку і звітності по МСФО і локальним стандартам, впровадження єдиних ERP-систем, мінімізація загальної кількості систем . Наступним кроком є впровадження спільних центрів обслуговування для фінансової функції.
Що треба враховувати при створенні ОЦВ на сьогоднішній момент?
Варіантів створення ОЦВ два. Перший - в кожній країні (має сенс тільки для великих держав з розвиненою бізнес-структурою). Другий - в країнах з відносно дешевою і досить кваліфіковану робочу силу. Як приклад можна привести Малайзію - для всього Азіатсько-Тихоокеанського регіону, часто - для будь-якого світового регіону; Коста-Ріку - для США, Мексики, Канади, країн Центральної Америки; Бразилію - для країн Південної Америки; Словаччину, Польщу та Угорщину - для Європи.
Які саме функції компанія зазвичай передає в ОЦВ?
Найчастіше в міжнародні ОЦВ передаються фінансові процеси, які можна стандартизувати, не пов'язані безпосередньо з клієнтським обслуговуванням. Їх ще називають "фабрикою даних". Приклади таких процесів:
- виставлення рахунків і облік виручки;
- казначейство, оплата рахунків, облік витрат, внутрішньокорпоративні розрахунки, облік готівкових розрахунків;
- закриття періодів, записи в головній книзі, нарахування резервів, облік необоротних активів, формування звітності (і управлінської, і публікується).
У країнах залишаються кредитний контроль, обробка запитів клієнтів. Часто - податкова звітність, аудит. Завжди - планування і бюджетування (як правило, процес на рівні країни сильно спрощується), контроль фінансового результату. Розрахунки з персоналом часто переводяться на зовнішній аутсорсинг. Підсумкова відповідальність за результати роботи залишається у фінансовій структурі кожної країни. ОЦВ виступає в ролі постачальника послуг, що працює за узгодженими правилами.
Чи є відмінності в різних регіонах при створенні ОЦВ?
З практичної точки зору переклад фінансових процесів в ОЦВ від регіону до регіону може істотно відрізнятися. Якщо розглянути переклад фінансових процесів в міжнародний ОЦВ для підрозділів корпорації в Західній Європі (в принципі, в усьому ЄС), то можна прогнозувати швидкий позитивний результат. Підставою для прогнозу служать позитивні фактори: повсюдне прийняття МСФЗ, відсутність локальних стандартів обліку та звітності, лояльне ставлення до документації, презумпція необхідності витрат для бізнесу (одержання прибутку), чітка класифікація витрат для цілей оподаткування та прозорий і документально простий підхід до транскордонних платежів. Таким чином, фінансові процеси в ОЦВ можна передати просто і швидко, навчання фахівців ОЦВ можна чітко спланувати. Податкові ризики будуть під контролем. Оцінка результатів роботи ОЦВ може бути формалізована і автоматизована.
Компанія вирішила створити ОЦВ. Які складнощі при його використанні можуть виникнути?
Деякі труднощі можуть виникнути через велику кількість європейських мов (в ряді випадків необхідна документація на мові конкретної країни). Також загальний рівень кваліфікації європейських фахівців може бути вище, ніж в ОЦВ, і цю різницю важко нівелювати коротким курсом навчання. Економія на оплаті праці буде досягнута практично негайно. Середні витрати на одного фінансового фахівця в Данії - близько 60 тисяч євро, в Малайзії - близько 15 тисяч євро на рік.
Для групи компаній Deutsche Post DHL був створений міжнародний ОЦВ в Куала-Лумпурі (Малайзія). В цей центр переведені країни Європи (тільки частина країн і частина фінансових процесів), Азіатсько-Тихоокеанський регіон (повністю), Близький Схід, Африка. ОЦВ в Куала-Лумпурі виконує наступні функції:
- централізована підтримка SAP і системи виставлення рахунків; в DP DHL стандартний план рахунків по МСФЗ і єдині правила обліку для управлінських цілей і цілей, що публікується звітності для всіх підрозділів;
- оплата рахунків постачальників і облік витрат, виставлення рахунків, кредитний контроль і отримання оплати (виставлення рахунків - для всіх учасників, кредитний контроль - для Азіатсько-Тихоокеанського регіону), внутрішньокорпоративні розрахунки;
- облік необоротних активів, нарахування резервів, контроль балансових рахунків;
- формування звітності по МСФО;
- формування локальної бухгалтерської та податкової звітності для ряду країн.
Відгуки багатьох фінансових керівників про роботу ОЦВ позитивні. В основному це керівники невеликих країн, для яких ОЦВ з його стандартизацією процесів підвищив прозорість і якість фінансової звітності. Проте в цілому якість послуг ОЦВ досить спірно. Відзначено тотальне підвищення якості обліку, часто шляхом підміни понять, коли реальна робота робиться в країнах, а кінцевий результат фіксується в ОЦВ.
На що варто звернути увагу російським компаніям при створенні міжнародного ОЦВ?
Російським компаніям треба враховувати деякі ускладнюють фактори. Перший - великі відмінності між МСФЗ та РСБО (незважаючи на те, що стандарти поступово зближуються):
- класифікація активів / пасивів (поточні / довгострокові і т.п.);
- резерви і нарахування (вимоги до їх документування, резерви на бізнес і податкові ризики в МСФЗ);
- строки корисного використання ОС, їх класифікація;
- відстрочений податок.
Другий фактор - істотні відмінності податкового обліку від МСФЗ.
Третій - невизначеність ряду формулювань (трактувань) податкового законодавства.
Четвертий - презумпція винності платника податків: необхідно доводити ділову мету витрат шляхом детального документування.
П'ятий - бюрократичний підхід до документального оформлення.
Шостий - документальний контроль транскордонних угод / платежів: високі штрафи за порушення положень валютного контролю.
Сьомий - всі документи повинні бути тільки російською мовою.
Які позитивні сторони створення подібного ОЦВ?
Головне - потенційна економія на оплаті праці. За умови, що ОЦВ знаходиться в країнах з низьким рівнем життя.
З якими проблемами може зіткнутися російська компанія, яка створила ОЦВ?
Основною проблемою буде неконтрольоване збільшення податкових ризиків. Причини наступні. Практично неможливо забезпечити контроль необхідної документації та якість податкового обліку в ОЦВ при повній передачі туди введення даних. Незважаючи на високий рівень автоматизації і інтегрований облік (одна транзакція для всіх баз даних), помилки неминучі. Необхідний контроль результату, зворотний зв'язок "країна - ОЦВ". Залишається мовний бар'єр щодо документації. Як і раніше існує неоднозначність трактувань податкового законодавства в Росії. Фактично виникає необхідність подвоєння ресурсів фінансової функції для забезпечення податкового обліку, а значить, виникає питання про економічну доцільність для податкових цілей витрат на ОЦВ (так як послуги ОЦВ зазвичай оформляються контрактом і оплачуються як бухгалтерські або фінансові послуги).