Технологія роботи створення однотаблічной бази даних «Ательє» складається з наступних етапів:
Завдання 1. Запустіть програму Microsoft Access. В Області задач виберіть параметр Нова база даних або клацніть по кнопці Створити. Створіть файл з ім'ям Ательє (Ф. І. клас) і збережіть його в папці Мої документи. З'явиться вікно бази даних (рис.1). Панель в лівій частині вікна представляє види об'єктів, з якими працює програма. Перш, ніж розпочати безпосередню роботу зі створення бази даних, зупинимося на характеристиках основних об'єктів програми, з якими ми будемо працювати.
Таблиця - це об'єкт, призначений для зберігання даних у вигляді записів (рядків) і полів (стовпців). Зазвичай кожна таблиця використовується для зберігання відомостей по одному конкретному питанню.
Форма-об'єкт Microsoft Access, призначений, в основному, для введення даних. У формі можна розмістити елементи управління, які застосовуються для введення, зображення і зміни даних в полях таблиць.
Запрос- об'єкт, що дозволяє отримати потрібні дані з однієї або декількох таблиць.
Звіт-об'єкт бази даних Microsoft Access, призначений для друку даних в зручному і наочному вигляді.
Припустимо, що створювана нами база даних Ательє містить такі відомості:
- Прізвище, ім'я, по батькові працівника ательє
- Прізвище, ім'я, по батькові замовника вироби, призначеного для пошиття
- Дата приймання замовлення
- Найменування вироби, призначеного для пошиття
- Вартість замовлення
- Проведена передоплата за роботу
Створення бази даних почнемо з формування таблиці в режимі Конструктора. тому в цьому режимі можна самостійно задати імена полів, вибрати їх тип і налаштувати властивості. Щоб створити таблицю в режимі конструктора, нам залишається тільки натиснути кнопку, тому що в пункті Таблиці вже виділено необхідну нам Текстове поле Створення таблиці в режимі Конструктора. Відразу з'явиться вікно (рис.2) для вибору режиму створення нової таблиці. Виберіть Конструктор. Натисніть кнопку ОК.
З'явиться вікно Таблиця (рис. 3), яка складається з трьох стовпців: Ім'я поля, Тип даних, Опис. Тут можна задати імена полів, вибрати їх тип і налаштувати властивості.
Рис.3. Вікно Таблиця в режимі Конструктора
Ім'я поля - визначає ім'я поля в таблиці. Це ім'я не повинно збігатися з ім'ям іншого поля в цій таблиці. MicrosoftAccessразлічает поля за їхніми іменами. Після того як ім'я поля задано в режимі таблиці, воно є заголовком стовпця таблиці.
Тип даних - визначає тип даних, що зберігаються в поле таблиці. У кожне поле допускається введення даних тільки одного типу. Програма Microsoft Access пропонує декілька типів даних. Ось ті, які нам будуть потрібні при роботі:
- текстовий - один рядок тексту (до 255 символів);
- числовий - числове значення будь-якого типу;
- грошовий - значення, виражене в грошових одиницях;
- дата / час - значення, що містить дату або час;
- логіческій- значення true (істина) або false (брехня).
Опис - текст, що містить опис об'єкта, а також опис окремих полів таблиці.
Завдання 2. Створіть таблицю в режимі Конструктора з заданими іменами полів, типами даних і описами відповідно до Рис. 4.
Мал. 4. Заповнена вікно Таблиця в режимі Конструктора
Для збереження таблиці натисніть кнопку Зберегти () або в Горизонтальному меню програми виберіть пункт Файл - Зберегти як .... У вікні Збереження (рис. 5) назвіть таблиці на свій розсуд. На пропозицію Створити ключове поле дайте відповідь відмовою.
Перейдіть до заповнення таблиці, вибравши в Горизонтальному меню пункт Вид - Режим таблиці (рис. 6).
Завдання 3. Заповніть базу даних у вигляді таблиці (рис. 7) даними відповідно до зазначених полями (10-15 записів).
Примітка: В ательє працює всього п'ять осіб.
Якщо ширина стовпців не відповідає розміру введених в них записів, наприклад, стовпець нумерації занадто широкий, а текстові записи не є видимим цілком, то в цьому випадку ширину кожного стовпця можна змінити. Щоб змінити ширину стовпця, встановіть покажчик миші в рядку заголовка на праву межу стовпця і перемістите кордон шпальти чи встановіть курсор миші в рядку заголовка на праву межу стовпця і двічі клацніть лівою клавішею миші. У цьому випадку ширина стовпця підганяється під найдовшу запис стовпця, враховуючи заголовок. Заповнюється таблиця буде виглядати, як показано на Рис.7.
Мал. 7. Приклад заповнення бази даних в режимі таблиці даними
Але набагато зручніше заповнювати таблицю з використанням такого об'єкта СУБД, як Форма. тому вона є створеним користувачем графічним інтерфейсом для введення даних в базу.
Завдання 4. Створіть форму і введіть через неї ще 10-15 записів.
Для створення форми виберіть об'єкт Форма і клацніть кнопку. У вікні Нова форма виберіть пункт Майстер форм (рис. 8).
З'явиться вікно Створення форм. призначене для вибору полів. Натисніть кнопку, для виведення всіх полів в створювану форму і потім кнопку Далі.
З'явиться вікно Створення форм для вибору зовнішнього вигляду. Виберіть зовнішній вигляд форми «в один стовпець» і натисніть кнопку Далі.
З'явиться вікно Створення форм, призначене для вибору стилю. Введіть стиль форми Стандартний (можна вибрати довільно). Натисніть кнопку "Далі.
З'явиться вікно Створення форм для завдання імені форми. Задасте ім'я форми (або залиште запропоноване). Натисніть кнопку Готово.
З'явиться вікно форми для заповнення бази (рис. 9).
Після закінчення введення записів виконайте команду пункту меню Записи - Оновити. Відкрийте таблицю в режимі таблиці і переконайтеся в поповненні бази даних введеними записами.