Створення бази даних завжди починається з розробки структури її таблиць. Структура повинна бути такою, щоб при роботі з базою було потрібно вводити в неї якнайменше даних. Якщо введення якихось даних доводиться повторювати неодноразово, базу роблять з декількох зв'язаних таблиць. Структуру кожної таблиці раз-ється окремо.
Для того щоб зв'язки між таблицями працювали надійно, і за записом з однієї таблиці можна було однозначно знайти записи в іншій таблиці, треба передбачити в таблиці унікальні поля.
Унікальне поле - це поле, значення в якому не можуть повто-ряться.
Швидше за все, поле Шифр виявиться унікальним, і проблем зі зв'язками між таблицями не виникне, але було б непогано, якби комп'ютер міг просигналізувати в тому випадку, якщо раптом записи в цьому полі повторяться. Для цього існує поня-тя ключове поле. При створенні структури таблиць одне поле (або одну комбінацію полів) можна призначити ключовим. З ключовими полями комп'ютер працює особливо. Він перевіряє їх унікальність і швидше виконує сортування по таким полях. Ключове поле - очевидний кандидат для створення зв'язків. Іноді ключове поле називають первинним ключем.
В якості первинного ключа в таблицях часто використовують поле, що має тип Лічильник. Ввести два однакових значення в таке поле не можна за визначенням, оскільки приріст значення поля проводиться автоматично.
Структура зв'язків між таблицями називається схемою даних
Системи управління базами даних (СКБД) - це програмні засоби, за допомогою яких можна створювати бази даних, наповнювати їх і працювати з ними. У світі існує чимало различ-них систем управління базами даних. Багато з них насправді не є закінченими продуктами, а спеціалізований-ними мовами програмування, за допомогою яких кожен, освоїв цю мову, може сам створювати такі структури, які йому зручні, і вводити в них необхідні елементи управ-ління. До подібних мов відносяться Clipper, Paradox, FoxPro та інші.
Необхідність програмувати завжди стримувала широке впровадження баз даних в малому бізнесі. Великі підприємства могли дозволити собі зробити замовлення на програмування спеці-алізірованной системи «під себе». Малим підприємствам зачати-просту не по силам було не тільки вирішити, але навіть і правильно сформулювати цю задачу.
Положення змінилося з появою в складі пакету Microsoft Office системи управління базами даних Access. Ранні версії цієї програми мали номери Access 2.0 і Access 95.
За допомогою Access звичайні користувачі отримали зручний засіб для створення і експлуатації досить потужних баз даних без необхідності що-небудь програмувати. У той же час робота з Access не виключає можливості программи-вання. При бажанні систему можна розвивати і налаштовувати власними силами. Для цього треба володіти основами про-граммірованія на мові Visual Basic.
Ще одним додатковим перевагою Access є інтегрованість цієї програми з Excel, Word і іншими програмами пакета Office. Дані, створені в різних при-положеннях, що входять в цей пакет, легко імпортуються та експор-тіруются з однієї програми до іншої.
Початкове вікно Access відрізняється простотою і лаконічністю. Шість вкладок цього вікна представляють шість видів об'єктів, з якими працює програма.
- Таблиці - основні об'єкти бази даних. З ними ми вже зна-коми. У них зберігаються дані. Реляційна база даних може мати багато взаємопов'язаних таблиць.
- Запити - це спеціальні структури, призначені для обробки даних бази. За допомогою запитів дані уперед-ють, фільтрують, відбирають, змінюють, об'єднують, тобто обробляють.
- Форми - це об'єкти, за допомогою яких в базу вводять нові дані або переглядають наявні.
- Звіти - це форми «навпаки». З їх допомогою дані видають на принтер в зручному і наочному вигляді.
- Макроси - це дії. Якщо якісь операції з базою виробляються особливо часто, має сенс згрупувати неяк-до команд в один макрос і призначити його виділеній комбінації клавіш.
- Модулі - це програмні процедури, написані на мові Visual Basic. Якщо стандартних засобів Access не вистачає, про-грамміст може розширити можливості системи, написавши для цього необхідні модулі.
Режими роботи з Access
З організаційної точки зору в роботі з будь-якою базою даних є два різних режиму:
- проектувальний і
- експлуатаційний (призначений для користувача).
Творець бази має право створювати в ній нові об'єкти (наприклад, таблиці), задавати їх структуру, властивості полів, встановлювати необхідні зв'язки. Він працює зі структурою бази і має повний доступ до бази. У однієї бази може бути один, два або кілька розробників.
Користувач бази - це особа, яка наповнює її інфор-їй за допомогою форм, обробляє дані за допомогою запитів і отримує результат у вигляді результуючих таблиць або звітів. У однієї бази можуть бути мільйони користувачів, і, звичайно, доступ до структури бази для них закритий.
1. Погляньте на стартове вікно бази даних. Крім шести вкладок для основних об'єктів воно містить три командні кнопки: Відкрити, Конструктор, Створити. З їх допомогою і вибирається режим роботи з базою.
3. Кнопка Конструктор теж відкриває обраний об'єкт, але по-іншому. Вона відкриває його структуру і дозволяє правити не її вміст, а пристрій. Якщо це таблиця, в неї можна вводити нові поля або змінювати властивості існуючих полів. Якщо це форма, в ній можна змінювати або створювати елементи управління. Очевидно, що цей режим служить не для користувачів бази, а для її розробників.
- Дія командної кнопки Створити відповідає її назва-ням Вона служить для створення нових об'єктів. Цей елемент управління теж призначений для проектувальників бази. Таблиці, запити, форми і звіти можна створювати неяк-кими різними способами: автоматично, вручну або за допомогою Майстра.
лекція 4
Таблиці. створення таблиць
Таблиці - основні об'єкти бази даних. Без запитів, форм, звітів та іншого можна обійтися, але якщо немає таблиць, то дані нікуди записувати, а значить, немає і бази. Створення бази починається зі створення першої таблиці.
Створення таблиці полягає в завданні її полів і призначенні їх властивостей. Воно починається з клацання на кнопці Створити у вікні База даних.
1. Є кілька способів створення нової таблиці, відрізняю-трудящих рівнем автоматизації.
2. Самий «автоматичності» спосіб полягає в імпорті таблиць з іншої бази, може бути, навіть створеної в іншій системі. Залежно від обставин з імпортованої таблиці може надійти структура полів, їх назви і властивості, а також і вміст бази. Якщо щось імпортується не зовсім так, як треба, необхідні правки (наприклад, в якості полів) вносять вручну.
3. У тих випадках, коли мова йде про чужу таблиці, яка знаходиться на віддаленому сервері і яку не можна імпортувати цілком, користуються режимом Зв'язок з таблицями. Це напоми-нает підключення до таблиці для спільного використання її даних.
4. Досвідчені розробники користуються Майстром таблиць. Це програма, яка прискорює створення структури таблиці. Майстер задає ряд питань і, керуючись отриманими відповідями, створює структуру таблиці автоматично. Незважаючи на те, що цей режим служить для спрощення роботи, початківцям пользо-тися їм не рекомендується, оскільки, не володіючи всією термінів-логией, легко заплутатися в питаннях і відповідях. Перші таблиці варто спробувати створити вручну.
5. Пункт Режим таблиці відкриває заготовку, в якій всі поля мають формальні імена: Поле1, Поле2. і т. д. і один стан-дротяні текстовий тип. Таку таблицю можна відразу наповнювати інформацією.
6. Найбільш універсальний ручний метод надає пункт Конструктор. У цьому режимі можна самостійно задати імена полів, вибрати їх тип і налаштувати властивості.
Для зміни властивостей полів треба перейти в режим Конструктор клацанням на кнопці Вид. Щоб вставити нове поле, треба устано-вити курсор миші на маркер поля і натиснути клавішу INSERT. Щоб видалити поле, його треба виділити і натиснути клавішу DELETE. Після завершення створення структури, можна клацнути на кнопці Вид і пе-Рейт в Режим таблиці для заповнення її даними.