Доброго дня. Підкажіть, будь ласка, як бути в такій ситуації. Співробітникові помилково нараховано лікарняний лист неправильно (завищена сума). як бути з сумою, яку співробітник нам повинен повернути, і як правильно зробити зміни. Особливо цікавим є питання по ПДФО. його ми співробітнику повинні повернути на р.с. (Але у нього немає р.с.) чи може співробітник написати заяву, з проханням врахувати цю суму в наступному періоді, або ми обов'язково повинні її повернути. І що буде, якщо ми повернемо суму податку через касу. Дякуємо
В даному випадку зайве виплачений лікарняний лист співробітник може відшкодувати тільки за власним бажанням. Ви можете запропонувати співробітникові добровільно внести гроші в касу. Якщо працівник не погодиться вносити готівку, але не заперечує, щоб переплату відняли з зарплати, керівник видає наказ про утримання переплати. При цьому більше 20 відсотків щомісячної зарплати працівника компанія утримати не має права. Співробітник повинен розписатися на наказі, вказавши, що проти підстави і суми утримань він не заперечує. Якщо гроші співробітник поверне, переплату всередині року можна зарахувати в рахунок майбутніх відрахувань з ПДФО або співробітник може написати заяву в довільній формі на повернення зайво утриманого ПДФО. Організація повинна будить протягом трьох місяців з дня отримання від нього заяви перевести гроші на банківський рахунок працівника. Повернення ПДФО готівкою не допускається.
Обгрунтування даної позиції наведено нижче в матеріалах Системи Головбух
Співробітникові виплатили зайве
Друга ситуація, яка нерідко виникає на практиці, - помилково посібник видали в більшому, ніж передбачено, розмірі. Тобто його переплатили. *
Скажу відразу, утримати переплату у співробітника без його згоди вийде, тільки якщо:
- при розрахунку допомоги була допущена рахункова помилка;
- переплата утворилася через недобросовісних дій співробітника, який отримує допомогу. Наприклад, він приніс в компанію документи зі свідомо неправильними відомостями. Або ж взагалі приховав якісь дані, що вплинуло на розрахунок.
Ну, а у всіх інших випадках знадобиться письмова згода співробітника. Інакше утримати переплату з нього не можна. Іншими словами, коли працівник не винен і переплата утворилася не через лічильної помилки, повернути гроші він може тільки добровільно.
До речі, співробітник цілком може погодитися і повернути гроші в касу. Тим більше коли помилка знайдена, що називається, по гарячих слідах. Або якщо мова йде про невелику суму.
А ось коли людина проти, надлишок доведеться списувати з винного в помилку працівника або за рахунок власних коштів компанії.
У будь-якому випадку повідомите співробітника про те, що йому видали більше, ніж належало (див. Зразок повідомлення нижче. - Прим. Ред.). І постарайтеся отримати його письмову згоду, щоб утримати переплату.
Всі відомості про помилку, а також як її виправити, відобразіть в бухгалтерській довідці. При необхідності підправте лікарняний лист. Ну і звичайно, підготуйте наказ про утримання. До речі, якщо помилка рахункова, раджу зафіксувати цей факт в окремому акті. І послатися на нього в усіх документах. Це убезпечить компанію на випадок, якщо працівник подасть в суд.
Ну, а звітність в соцстрах корегуйте вже після того, як заплатите недоїмку і пені. Тоді штрафу не буде. Якщо переплата відноситься до минулого періоду, доведеться подати уточненку. А якщо до поточного - просто відобразіть вірну суму допомоги в розрахунку за квартал.
Є тут і ще один неприємний момент. Справа в тому, що, якщо працівник не поверне надлишок, ревізори можуть класифікувати цю суму як виплату в рамках трудових відносин. А значить, з неї потрібно було заплатити страхові внески, в тому числі на травматизм. Тому безпечніше все ж заплатити недоїмку, пені за прострочення, а також при необхідності подати уточненки в соцстрах і ПФР.
А що стосується ПДФО, то тут все залежить від конкретної ситуації. Наприклад, співробітник так і не повернув переплачені лікарняне посібник. Тоді проблем немає. Адже податок з надлишку компанія утримала спочатку. А якщо гроші співробітник все-таки поверне, переплату всередині року можна зарахувати в рахунок майбутніх відрахувань з ПДФО. * А якщо рік скінчився, її доведеться повернути співробітнику (ст. 231 НК РФ).
Чи не буде складностей з ПДФО і тоді, коли працівник розрахується перед компанією за надлишок декретної або дитячої допомоги. А якщо він відмовиться повертати гроші, то вийде, що ПДФО компанія вчасно не перерахувала. Адже надлишок - це не допомога, а звичайна виплата, з якої потрібно було утримати податок. Так що погасіть недоїмку разом з пенями. А також подайте уточненку, якщо переплата відноситься до року, за який компанія вже відзвітувала.
Конспект підготувала Олена Салтикова
2. Рекомендація: Як повернути зайво утриманий ПДФО
Повернення переплати через організацію
За поверненням зайво утриманого ПДФО людина може звернутися в організацію, яка втримала податок в якості податкового агента. Для цього йому необхідно написати на ім'я керівника організації заяву в довільній формі. * Про це сказано в пункті 1 статті 231 Податкового кодексу РФ.
Джерелами для повернення переплати можуть бути майбутні платежі з ПДФО, утриманого та підлягає перерахуванню до бюджету:
- з доходів того ж людини, у якого виникла переплата (наприклад, якщо співробітник, у якого була утримана зайва сума ПДФО, продовжує працювати в організації);
- з доходів інших платників податків, по відношенню до яких організація є податковим агентом.
Це випливає з положень абзацу 3 пункту 1 статті 231 Податкового кодексу РФ.
Податкові ставки, за якими було утримано ПДФО, що направляється організацією на повернення переплати, значення не мають. Наприклад, податок, розрахований за ставкою 13 відсотків, можна повернути за рахунок сум ПДФО, нарахованих за ставками 9, 13, 30 або 35 відсотків. Разом з тим, податкові агенти зобов'язані вести окремий облік доходів (сум ПДФО), щодо яких застосовуються різні податкові ставки (п. 3 ст. 226 НК РФ).
Організація сама виявила переплату
дійсний державний радник РФ 3-го класу
3. Ситуація: Чи може організація повернути людині готівкою через касу зайво утриманий ПДФО
дійсний державний радник РФ 3-го класу
* Так виділена частина матеріалу, яка допоможе Вам прийняти правильне рішення