Поради щодо написання списку справ як зробити to-do-лист ефективніше

У попередній статті, присвяченій складанню списку справ. ми визначили два основних типи to-do-листів і дали їх основні характеристики. Тепер же зупинимося на більш приватних деталях, які допоможуть зробити список справ як для раціонала, так і для ірраціонал ще більш ефективним. Зауважимо, що ці поради стануть в нагоді незалежно від того, чи користуєтеся ви «паперовими» планировщиками, спеціальними програмами або просто перераховуєте справи на клаптику листка.

1. Коли складати to-do-лист

За словами деяких фахівців з тайм-менеджменту, складати списки справ краще напередодні: ввечері намітити список на день, в неділю - на тиждень. Деякі ж радять

починати день з планування. Перший спосіб хороший тим, що ввечері ви ще в роботі, пам'ятайте всі завдання, навіть невеликі, і розумієте, що важливо зробити в першу чергу. Плюс до того складання списку може стати певним ритуалом, завершальним день і допомагає відключитися від роботи. У свою чергу, внесення записів в to-do-лист з ранку допоможе плавно увійти в роботу, згадати, на чому закінчився вчорашній день, і саме по собі стане мотивацією до подальшої плідної діяльності. Взагалі ж, конкретний час складання списку справ залежить від особливостей роботи, вашого характеру та інших змінних. Головне, знайти час, коли цей процес подарує вам максимальну ефективність. Також завжди варто бути готовим до того, що список, можливо, доведеться адаптувати під звалюються раптові завдання.

2. Знайдіть правильний час

Щоб реалізувати свій план максимально ефективно, враховуйте свої внутрішні біологічні годинники. Наприклад, якщо ви сова, ви можете запланувати прибирання в квартирі на 7 ранку. Але велика ймовірність, що, коли будильник продзвенить в даний час, ви вирішите, що у вас і так достатньо прибрано і краще побільше поспати. Точно так само і жайворонків не варто відкладати складання звіту до півночі. Після обіду вас часто хилить на сон? Враховуйте і це.

Не забувайте про конкретні особливості поточного дня. Якщо на полудень у вас призначено важливу нараду, можливо, до цього заходу не варто планувати нічого вимагає великої зосередженості - адже швидше за все, ви будете думками вже там і не зможете приділити поточним завданням належної уваги.

3. Розраховуйте час

Проблема, з якою найчастіше стикаються ті, хто складає списки справ, - незнання, скільки насправді займає виконання того чи іншого завдання. Зазвичай нам властиво перебільшувати власні можливості, крім того, ми орієнтується на ідеальні обставини, які в житті зустрічаються далеко не завжди. Ці фактори призводять до того, що на ту задачу, яку, як нам здавалося, піде 1,5 години, йдуть всі три. Тому для початку кілька разів засічіть час, скільки ви витрачаєте на ті чи інші типові завдання, щоб підходити до процесу планування максимально ефективно і раціонально. З іншого боку, не залишайте на завдання занадто багато часу - відповідно до закону Паркінсона. все, що ви виділите, піде на цю справу.

4. Залишайте лакуни

Довжина стандартного робочого дня визначена як 8 годин, однак це не означає, що планувати справи потрібно на них все. По-перше, практично всі ми під час роботи відволікаємося на інші справи, в тому числі на те, щоб заварити чайку, розповісти колезі новини за проектом (або з життя сусідки), «на хвилиночку зайти в соцмережу, тільки перевірити повідомлення» і т . Д. і т.п. Плюс до того протягом дня у вас напевно можуть виникати термінові питання і завдання, які окремо, цілком ймовірно, і не займають багато часу (наприклад, допомогти колезі впоратися з комп'ютерною програмою), проте в сумі можуть от'есть ту іншу частину робочого дня. Тому при плануванні обов'язково залишайте самому собі простір для маневру. Звичайно, даний принцип є актуальним не тільки для робітника, але і для побутового розподілу часу. Серед фахівців з тайм-менеджменту зустрічається думка, що планувати варто тільки 60%, а 40% залишати недоторканими.

5. Записуйте завдання правильно

Не варто заносити в список великі завдання, виконання яких спочатку розрахована на довгий час (особливо якщо мова йде про масштабні проекти). У таких випадках варто скористатися прийомом «Поділи (з'їси) слона» - велике завдання розбивається на невеликі конкретні підзадачі, які і заносяться в список справ. У цих конкретних завдань повинна бути конкретна мета, по їхньому виконанні у вас на руках буде конкретний результат, а виконати таке завдання пропонується за конкретне же час.

Дотримання цього прийому дозволяє досягти кількох цілей. По-перше, занадто великі завдання, у яких поки не видно ні кінця ні краю, психологічно лякають, і вам, можливо, взагалі не захочеться до них приступати. По-друге, в разі з настільки обтічними справами складно зрозуміти, скільки часу піде на них, а значить - скільки часу відводити на інші справи. Це не тільки завадить скласти структурований план на день, але і може стати причиною, що ви недооцінили час на виконання даної справи і під кінець опинитеся в ситуації крайньої цейтноту. По-третє, велика ймовірність, що настільки велике завдання буде кочувати з одного списку справ на день в інший і в підсумку буде сприйматися просто як семантичний шум. По-четверте, для багатьох виконання справ зі списку - відмінна мотивація. Таким чином, завершення невеликих конкретних справ підвищить мотивацію і допоможе ефективніше впоратися з іншими пунктами to-do-листа.

Отже, заносите в список актуальних тільки поточні завдання, а для стратегічних планів заведіть окремий список.

6. Дотримуйтесь списку

Складати списки справ можна з різних причин. Якщо ви записуєте завдання, щоб просто не забути, цілком логічно пробігає по ньому очима тільки час від часу, щоб

освіжити вміст в пам'яті. Якщо ж ви використовуєте список, щоб раціоналізувати час, звертайтеся до нього частіше, намагаючись концентруватися тільки на зазначених завданнях і прагнучи до того, щоб виконувати їх в заплановані часові рамки. У той же час не забувайте про пластичності - не всі і не завжди доцільно робити строго по порядку. Якщо ви зробили за 50 хвилин задачу, на яку відводився годину, а наступним пунктом у списку значиться зустріч, призначена на певний час, не сидіть склавши руки - пробігши по списку, ви напевно знайдете щось коротеньке справа, що можна виконати до початку зустрічі .

З іншого боку, якщо ви не відчуваєте, що в даний момент ефективність по тому завданню, яке стоїть в списку наступного, буде невисокою, краще пропустіть її (якщо у вас є така можливість) і займіться тим, що ви зможете виконати більш успішність. Таким чином, важливо не просто прямо слідувати списку, а й проявляти певну пластичність.

7. Використовуйте список для самомотивації

Список справ, в якому залишилося багато невиконаних пунктів, здатний ударити по вашим самооцінці, ентузіазму, мотивації. І це ще одна причина, чому підходити його складання варто максимально реалістично - в такому випадку буде менше розчарувань, від того що в день не змогли виконати план за тиждень. З іншого боку - точно так же список в цілому і викреслювання з нього кожної справи, зокрема, може стає джерелом мотивації і спонукати до подальшої успішної роботи. Не забувайте про це, складаючи to-do-лист.

Схожі статті

• Як зробити дах з профнастилу інструкція та практичні поради - корисні поради