Електронний документообіг з ФНС
Перейти на електронний документообіг з податковою інспекцією за власною ініціативою може будь-яка компанія або індивідуальний підприємець - ФНС це лише заохочує. Однак згідно з чинним законодавством, певним групам платників податків здача звітності через інтернет зобов'язали. Зокрема, здавати звітність в електронному вигляді повинні всі платники ПДВ. а також компанії або ІП з кількістю працівників понад 100 осіб.
Обмін документами з ФНС реалізується через одну з компаній-операторів електронного документообігу (ЕДО), список яких можна знайти на сайті податкової служби. Кожен документ перед відправкою повинен бути підписаний кваліфікованої електронним підписом (КЕП) - це стосується як платників податків, так і податківців.
Документ податкової служби спочатку оформляється на паперовому носії в установленому порядку. На пізніше наступного робочого дня він переводиться в електронний формат і надсилається платнику податків. Дата відправки документа підтверджується оператором ЕДО.
Підтвердження отримання електронного документа
На підставі пункту 5.1 статті 23 Податкового кодексу, суб'єкти, які повинні звітувати в електронному вигляді, також зобов'язані забезпечити прийом документів від податкової інспекції. Про те, що документ отримано, в ФНС необхідно повідомити протягом 6 днів починаючи з того, коли він був відправлений податківцями. Для цього у відповідь на отриманий документ потрібно вислати електронну квитанцію про його прийняття або повідомлення про відмову в прийомі.
До виконання цього правила потрібно поставитися з усією ретельністю, особливо якщо отримано повідомлення про виклик до податкового органу, а також вимога про подання документів або пояснень. Якщо знехтувати відповідної квитанцією або відправити її пізніше терміну, то через 10 днів після його закінчення банківський рахунок платника податків може бути заблокований на вимогу ФНС. Ці повноваження податкової служби встановлено нормою підпункту 2 пункту 3 статті 76 НК РФ.
Варто пояснити, що санкції поширюються лише на тих платників податків, які зобов'язані обмінюватися документами з ФНС за допомогою інтернет. До тих, хто вирішив здавати звітність в електронному вигляді добровільно, подібні санкції не застосовуються. В цьому випадку, якщо податкова інспекція не отримати у встановлений термін квитанцію про прийом документа, він буде направлений платнику податків поштою.
Відмова в прийомі документів з боку платника податків може виникати з таких причин:
- якщо документ не відповідає затвердженому формату;
- якщо на ньому відсутня КЕП податкового органу або вона не відповідає дійсній;
- якщо документ спрямований помилково.
У цих випадках в ФНС надсилається повідомлення про відмову в прийомі документа. Якщо відмова обумовлена першою або другою причинами, фахівці ФНС вносять в документ необхідні правки і направляють його повторно.
Важливий момент - дата отримання документа
Дата отримання документа має важливе юридичне значення, адже саме від неї відраховується термін, відведений платнику податків на виконання певних дій. Так, відповісти на вимогу про надання пояснень, яке податкова інспекція може направити в рамках камеральної перевірки, необхідно протягом 5 робочих днів з дня його отримання. Такою датою згідно з пунктом 11 Порядку вважається дата, зазначена в квитанції про прийом документа.
Надходження нових документів
Оскільки реагувати на повідомлення ФНС потрібно в дуже обмежені терміни, очевидно, що бухгалтеру необхідно постійно відслідковувати нові документи. Більш того, щоденної перевірки системи обміну даними з ФНС на предмет надходження нових документів вимагає пункт 6 Порядку.
Однак для цього необов'язково кожен день входити в систему інформаційного обміну даними. Деякі системи ЕДО дають можливість відслідковувати нові повідомлення ФНС іншими методами. Наприклад, в системі «ПРН», розробленої СКБ Контур, можна підключити оповіщення через СМС або електронну пошту. У разі надходження нового документа з податкової інспекції бухгалтер отримає електронного листа або СМС-повідомлення.
Перелік документів, які ФНС може направляти через інтернет
Новий Порядок направлення документів, що використовуються податковими органами при реалізації своїх повноважень, передбачає 48 найменувань, які дозволено спрямовувати через інформаційну систему. З їх повним переліком можна ознайомитися нижче.