Порядок взаємодії служб управління персоналом філій та інших структурних підрозділів ВАТ "РЖД" і благодійного фонду "Шана" по актуалізації бази даних про непрацюючих пенсіонерів ВАТ "РЖД".
ВІДКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО
"РОСІЙСЬКІ ЗАЛІЗНІ ДОРОГИ"
Порядок взаємодії служб управління персоналом філій та інших структурних підрозділів ВАТ "РЖД" і благодійного фонду "Шана" по актуалізації бази даних про непрацюючих пенсіонерів ВАТ "РЖД" і дітей у віці до 18 років, які перебувають на їх утриманні
I. Терміни та визначення
1.1. У Порядку використовуються такі терміни та визначення:
ЕОСПУ - Єдина галузева система персоніфікованого обліку благоотримувачів Благодійного фонду "ШАНА".
Гарантії, пільги і компенсації, передбачені Договором, надаються непрацюючим пенсіонерам, які не перебувають на дату отримання зазначених гарантій, пільг і компенсацій в трудових відносинах з будь-яким роботодавцем.
ПДФО - податок на доходи фізичних осіб.
Інші особи - діти у віці до 18 років, які перебувають на утриманні непрацюючого пенсіонера (не більше одного).
Служба управління персоналом - служба (відділ, сектор) управління персоналом, призначений відповідальний фахівець філії (в тому числі центральної дирекції), структурного підрозділу філії (в тому числі регіональної дирекції), структурного підрозділу ВАТ "РЖД".
Код Елс - код підрозділу згідно з довідником контрагентів ВАТ "РЖД" в ЄК АСУФР.
Організація - філія і інший структурний підрозділ ВАТ "РЖД".
Реєстр - форма звітності про надання послуг непрацюючим пенсіонерам ВАТ "РЖД".
Фонд - Благодійний фонд "ШАНА".
II. загальні положення
2.4. Облік персональних даних непрацюючих пенсіонерів та інших осіб здійснюється Фондом в ЕОСПУ.
2.5. Фонд має можливість визначити приналежність пенсіонера і іншої особи до Організації за кодом Елс при його наявності в довіднику контрагентів (ЦНСІ).
2.7. Фонд і служби управління персоналом зобов'язані забезпечувати конфіденційність і безпеку персональних даних при їх обробці.
2.8. При наявності технічної можливості передача документів, зазначених в цьому Порядку, здійснюється електронним способом з використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП).
III. Первісна постановка непрацюючих пенсіонерів та інших осіб на облік до Фонду
3.1. Постановка на облік непрацюючих пенсіонерів та інших осіб до Фонду здійснюється в момент звільнення працівника за власним бажанням у зв'язку з виходом на пенсію.
3.2. Постановка на облік непрацюючих пенсіонерів здійснюється на підставі анкети за формою додатка 2 * і заяви на дітей, які перебувають на утриманні непрацюючого пенсіонера, за формою додатка 3 *.
* Додаток не наводиться. - Примітка виробника бази даних.
3.4. Постановка на облік непрацюючих пенсіонерів може також відбуватися в випадках, зазначених нижче, при дотриманні умов п.3.3 Порядку:
- при встановленні факту відсутності даних по непрацюючому пенсіонеру в ЕОСПУ в процесі обробки Фондом реєстрів по наданим послугам.
3.6. Правильно заповнені анкети та заяви завіряються печаткою і підписом відповідальних осіб служби управління персоналом і направляються до Фонду з супровідним листом, за формою додатка 4 *. При наявності електронного документообігу супровідні листи, анкети і заяви підписуються ЕЦП і спрямовуються до Фонду.
* Додаток не наводиться. - Примітка виробника бази даних.
3.7. Не пізніше двох тижнів після дати отримання Фондом від служб управління персоналом анкет, заяв та інших необхідних документів Фонд виробляє введення даних в ЕОСПУ.
IV. Актуалізація даних ЕОСПУ
4.1. У разі виявлення некоректних даних непрацюючих пенсіонерів, Фонд негайно повідомляє службу управління персоналом. При цьому виплати благодійної допомоги непрацюючим пенсіонерам, які мають некоректні індивідуальні дані, призупиняються до їх уточнення.
4.2. При встановленні фактів зміни даних непрацюючих пенсіонерів (в зв'язку зі зміною прізвища, паспортних даних, банківських реквізитів, місця проживання; отриманням корпоративної недержавної пенсії; відновленням трудової діяльності; смерті ветерана) та інших осіб (у зв'язку зі зміною дати народження, віку) служба управління персоналом являє письмово інформацію до Фонду за формою додатка 5 *.
* Додаток не наводиться. - Примітка виробника бази даних.
4.3. На підставі отриманих від служб управління персоналом даних Фонд здійснює актуалізацію даних в ЕОСПУ протягом 5 робочих днів.
Додаток 1. Заявка на підключення користувачів філії (іншого структурного підрозділу) до інформаційних ресурсів Благодійного фонду "ШАНА"
Директору Благодійного фонду "ШАНА"
І.О. Прізвище
1. При подачі заявки на підключення декількох користувачів заявка заповнюється індивідуально на кожного користувача.
3. Всі приклади при заповненні заявки з тексту заявки необхідно видалити і вставити замість них реальні значення.
4. Примітка з тексту заявки необхідно видалити.
5. Заява має бути підписана керівником організації (вищестоящої організації), що має договір з Благодійним фондом "ШАНА".
Порядок взаємодії служб управління персоналом філій та інших структурних підрозділів ВАТ "РЖД" і благодійного фонду "Шана" по актуалізації бази даних про непрацюючих пенсіонерів ВАТ "РЖД" і дітей у віці до 18 років, які перебувають на їх утриманні