Згідно ПКУ взяття на облік або реєстрації в органах державної податкової служби підлягають всі платники податків, незалежно від наявності на момент постановки на облік податкового обов'язку зі сплати того або іншого податку або збору.
Таким чином, з точки зору законодавства облік зазначених осіб не залежить від того, чи виникли в певному періоді у них об'єкти оподаткування. Принциповим для обліку платників є потенційна можливість появи в майбутньому зазначених об'єктів і, відповідно, виникнення зобов'язання зі сплати того або іншого податку або збору.
Основним характерним елементом обліку платників податків є їх облік за місцезнаходженням (для юросіб) або місцем проживання (для фізичних осіб). Це є основним місцем обліку.
Якщо ж у платника податків є об'єкти оподаткування або об'єкти, пов'язані з оподаткуванням, є майно та він здійснює дії, у зв'язку з якими у нього виникають зобов'язання зі сплати податків і зборів (тобто виникають об'єкти оподаткування), то такий платник податків має також стати на облік в податковому органі за місцем виникнення зазначених об'єктів. Тобто за неосновним місцем обліку.
Взяття платника на облік у відповідному податковому органі, є обов'язковим, з чого випливає обов'язок платника повідомляти про всі об'єкти оподаткування шляхом їх декларування.
Реєстрації в якості платників податків підлягають:
- юридичні та фізичні особи (резиденти і нерезиденти);
- відокремлені підрозділи юридичних осіб (резидентів і нерезидентів);
- постійні представництва нерезидентів;
Самозайнята особа - це платник податку, який є фізичною особою - підприємцем або провадить незалежну професійну діяльність за умови, що така особа не є працівником в межах підприємницької чи незалежної професійної діяльності.
Незалежна професійна діяльність - це участь фізичної особи у науковій, літературній, артистичній, художній, освітній або викладацькій діяльності, а також діяльність лікарів, приватних нотаріусів, адвокатів, аудиторів, бухгалтерів, оцінщиків, інженерів чи архітекторів, осіб, які здійснюють релігійну (місіонерську) діяльність , іншу подібну діяльність за умови, що така особа не є працівником або фізичною особою - підприємцем та використовує найману працю не більше чотирьох физичес їхніх облич.
Інформація про платників податків вноситься в:
1) Єдиний банк даних платників податків - юридичних осіб (Єдиний банк даних юридичних осіб) та складових частин такого банку даних (реєстру платників податків - нерезидентів, реєстру договорів про спільну діяльність, договорів управління майном та угод про розподіл продукції);
2) Реєстру самозайнятих осіб, який є складовою частиною Державного реєстру фізичних осіб - платників податків (далі - ДРФО).
Зазначені реєстри - це автоматизовані системи збору, накопичення та обробки даних про платників податків та об'єкти оподаткування.
Щодо кожного платника податків, взятого на облік, формується облікова справа, яка складається з двох частин: реєстраційною та звітною.
Реєстраційна частина облікової справи формується з документів, які надходять до органу ДПС в період діяльності платника податків та у зв'язку з його ліквідацією від:
- органів державної реєстрації;
- інших державних органів, в тому числі міністерств та інших центральних органів виконавчої влади.
Звітна частина облікової справи платника податків формується з числа податкових декларацій (звітів, розрахунків) та інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, які подаються платників в період його діяльності.
Облік платників податків в органах ДПС ведеться за податковими номерами.
Податковим номером платника податків є:
а) код відповідно до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (далі - ЄДРПОУ) для платників податків, які включаються до зазначеного реєстру (юридичні особи та відокремлені підрозділи юридичних осіб - резидентів і нерезидентів);
б) реєстраційний номер облікової картки платника податків - фізичної особи, крім тих осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера і мають відповідну відмітку в паспорті;
в) реєстраційний (обліковий) номер платника податків, який присвоюється органами ДПС, а саме:
- уповноваженим особам договорів про спільну діяльність на території України без створення юридичної особи при постановці на облік договору;
- управителем майна при постановці на облік договорів управління майном;
- інвесторам (резидентам і нерезидентам), які уклали договори про розподіл продукції і є платниками податків;
- виконавцям (юридичним особам - нерезидентам) проектів (програм) міжнародної технічної допомоги;
- іноземним дипломатичним представництвам та консульським установам, представникам міжнародних організацій в Україні (дипломатична місія);
- нерезидентам - в разі отримання іноземною компанією (організацією) або дипломатичною місією майнових прав на нерухомість або землю в Україні, які підлягають оподаткуванню, якщо спосіб та цілі отримання такого майна не вимагаю створення відокремленого підрозділу або постійного представництва нерезидентів на території України;
- постійних представництв нерезидентів на території України, які створюються тимчасово на термін не менше 6 місяців.
Податковий номер платника податків зазначається у всіх свідоцтвах, довідках, патентах, в інших документах і податкових деклараціях (розрахунках) і не змінюється протягом усього періоду перебування в органах ДПС.
Розглянемо процедуру взяття на облік за основним місцем обліку платників податків, які включаються до Єдиного державного реєстру юридичних та фізичних осіб, а також тих осіб, які проходять державну реєстрацію в іншому порядку.
Державна реєстрація - це засвідчення факту створення або ліквідації юридичної особи або фізичної особи - підприємця, а також вчинення інших реєстраційних дій, передбачених Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців», шляхом внесення відповідних записів до Єдиного державного реєстру.
В основу Порядку обліку платників, які вносяться до Єдиного державного реєстру, покладено принцип «Єдиного вікна» - взаємодії податкових органів і державних реєстраторів через «єдині реєстраційні офіси» або шляхом обміну інформацією.
Так, підставою для взяття на облік в органах державної податкової служби за основним місцем обліку юридичної особи (або його відокремленого підрозділу), а також фізособи-підприємця, в першу чергу служать відомості з реєстраційної картки такої особи, надані державним реєстратором.
Крім того, законодавством також не виключається можливість постановки на облік юридичної особи (або його відокремленого підрозділу) за умови подачі самостійно відповідних документов.Но в такому випадку орган податкової служби зобов'язаний встановити, чи дійсно така юридична особа (її відокремлений підрозділ) включені до ЄДР та не є припиненими (закритими).
Постановка на облік за основним місцем обліку платників податків, які не включаються до ЄДР, а також договорів про розподіл продукції, про спільну діяльність, про управління майном здійснюється на підставі наданих платником відповідних документів. Такі документи платник повинен встигнути надати в податкову службу протягом 10 днів після державної реєстрації.
Розглянемо документи, які в кожному окремому випадку є підставою на постановку на облік в органах ДПС.
- заяву за формою № 1-ОПП; - виписка або витяг з ЄДР, якщо заявником є юридична особа, яка включається до ЄДР; - копія свідоцтва про державну реєстрацію, якщо заявником є юридична особа, для якої законом встановлено особливості його державної реєстрації і яке не включається в ЄДР; - копія документа, що підтверджує присвоєння коду згідно ЄДРПОУ.
Відокремлений підрозділ юридичної особи
- заяву за формою № 1-ОПП; - копія документа, що підтверджує присвоєння коду згідно ЄДРПОУ; - копію витягу з ЄДР із зазначенням відомостей про відокремлений підрозділ юридичної особи, якщо заявником є відокремлений підрозділ юридичної особи, відомості про яку включаються до ЄДР; - копію документа про реєстрацію, легалізацію, акредитації, створення і т.п. якщо заявником є відокремлений підрозділ юридичної особи, відомості про яку не включаються до ЄДР (в тому числі відокремлений підрозділ нерезидента).
- заяву за формою № 1-ОПП; - завірена відповідним органом копія свідоцтв про реєстрацію військової частини як суб'єкта господарської діяльності у Збройних Силах; - копія довідки відповідного центрального органу виконавчої влади, що підтверджує присвоєння коду згідно ЄДРПОУ.
Постійне представництво нерезидента
- заяву про реєстрацію постійного представництва нерезидента як платника податку на прибуток за формою № 1-РПП; - копія витягу з державного реєстру іноземної держави про реєстрацію; - нотаріально завірені копії документів (українською мовою) щодо функцій та участі нерезидента в будівництві об'єкта або у виконанні проекту.
Нерезиденти без створення відокремленого підрозділу, які мають майнові права
- заяву за формою № 1-ОПП; - копія витягу з державного реєстру іноземної держави про реєстрацію; - нотаріально завірена копія правовстановлюючих документів на майнові права.
Інвестор (угода про розподіл продукції)
- заяву за формою № 1-ОПП; - нотаріально завірена копія договору про розподіл продукції; - копія свідоцтва про державну реєстрацію договору.
Уповноважена особа (договір про спільну діяльність)
- заяву за формою № 1-ОПП; - завірена копія договору про спільну діяльність. Якщо входить іноземний інвестор: - копія свідоцтва про державну реєстрацію; - документ про узгодження, якщо використовується державна нерухомість; - копії ліцензій, дозволів.
Керуючий майном (договір управління майном)
- заяву за формою № 1-ОПП; - копія договору на управління майном; - копія витягу з державного реєстру правочинів, яким підтверджується факт державної реєстрації договору, якщо це нерухомість.
Фізична особа підприємець
- заяву за формою № 5-ОПП; - виписку або витяг з ЄДР.
Фізична особа, яка здійснює незалежну професійну діяльність
- заяву за формою № 5-ОПП; - копія реєстраційного посвідчення (свідоцтва) про занятті нотаріальною діяльністю, адвокатською діяльністю, діяльністю суднового експерта.
Після взяття платника податків на облік за основним місцем обліку орган ДПС формує довідку про взяття на облік платника податків за формою № 4-ОПП (5-ОПП - для самозайнятої особи). Така довідка надсилається платнику податків наступного дня після постановки на облік. За згодою платника податків не пізніше наступного робочого дня після взяття його на облік така довідка може бути видана платнику податків і уповноваженій ним особі безпосередньо в органі ДПС.
Інвестору після постановки на облік угоди про розподіл продукції замість довідки за формою № 4-ОПП видається (надсилається) Свідоцтво про реєстрацію інвестора як платника податків при виконанні угоди про розподіл продукції за формою № 4-УРП.
Довідка за формою 4-ОПП керуючому майном видається на термін дії договору про управління майном (вказаний в договорі) або терміном на 5 років, якщо сторони не визначили термін договору.
Платник податків зобов'язаний повідомляти про всі об'єкти, пов'язані з оподаткуванням, органам державної податкової служби за місцезнаходженням таких об'єктів.
Об'єктами оподаткування є майно або дії, з появою яких у платника виникає обов'язок по сплаті податків і зборів. Такі об'єкти за кожним видом податку або збору визначаються згідно з відповідними розділами ПКУ.
Якщо у платника податків виникають податкові зобов'язання на території іншої адміністративно-територіальної одиниці, крім основного місця реєстрації, міська рада зобов'язана зареєструватися оп неосновним місцем обліку у відповідному податковому органі.
Для постановки на облік за неосновним місцем обліку платник податку протягом 10 робочих днів після створення відокремленого підрозділу, реєстрації рухомого чи нерухомого майна чи відкриття об'єкта чи підрозділу, через які провадиться діяльність або які підлягають оподаткуванню або пов'язані з оподаткуванням, зобов'язаний звернутися до відповідного органу ДПС з реєстраційною заявою за формою № 1-ОПП або № 5-ОПП із позначкою «облік за неосновним місцем обліку» (№ 20-ОПП - для об'єктів оподаткування). Дані, які містяться в заяві про взяття на облік за неосновним місцем обліку вносяться до Єдиного банку даних юридичних осіб або до Реєстру самозайнятих осіб, а платнику податків видається Повідомлення про взяття на облік за неосновним місцем обліку за формою № 16-ОПП. Термін дії даного Повідомлення обмежується бюджетним роком та таке Повідомлення є доповненням довідки про взяття на облік за формою № 4-ОПП і є дійсним тільки разом із такою довідкою.
У разі включення платника податків до Реєстру великих платників податків та отримання повідомлення центрального органу ДПС про таке включення платник податків зобов'язаний стати на облік у спеціалізованому органі ДПС, який здійснює податкове супроводження великих платників податків, з початку податкового періоду (календарного року), на який сформовано Реєстр.
Щодо великих платників податків, які самостійно не стали на облік у спеціалізованому органі ДПС, центральний орган ДПС має право прийняти рішення про зміну основного місця обліку та переведення їх на облік у спеціалізовані чи інші органи ДПС, що здійснюється протягом 20 календарних днів після прийняття такого рішення.