В організаціях щодня проходять безліч обговорень, нарад і групової роботи. Як їх провести ефективно і своїми силами? Як створювати якісні процеси виробництва рішень в ході нарад? Використовуйте сучасну технологію фасилітації.
фасилітація # 151; це професійна організація процесу групової роботи, спрямована на прояснення і досягнення групою поставлених цілей з максимальним залученням усіх учасників. Процес фасилітації призводить до підвищення ефективності обговорень, залучення та зацікавленості учасників, розкриття їх потенціалу.
Як самостійно фасилітувати наради і робити це ефективно? Важливо розуміти п'ять ключових етапів і якісно їх реалізовувати: вміти зняти запит і прописати мети наради, побудувати ефективний процес обговорення і прийняття рішень, підібрати фасилітатора, підготуватися до сесії, провести сесію / нараду.
1.1. Переконайтеся в коректності запиту у замовника, використовуючи наступні питання для інтерв'ю:
· Що за захід планується (робоча сесія, нарада, конференція і т. П.)?
· Цілі майбутньої сесії, наради?
· Ця сесія необхідна, тому що.
· Ми будемо задоволені сесією, якщо.
· Ця сесія впливає.
· Які змістовні результати і продукти сесії?
· Які корпоративні результати сесії?
· Хто учасники сесії (кількість, посади, досвід і т. П.)?
· Особливості учасників?
· Коли, як довго і де буде проходити сесія?
· Побажання по формату і процесу сесії?
· З якими труднощами ми можемо зіткнутися?
· Що потрібно обов'язково обговорити?
1.2. Зафіксуйте мети сесії / наради
· Основні цілі сесії (наприклад, знайти вирішення питання, виявити причини зниження продажів у другому кварталі, домовитися про принципи розподілу IT бюджету).
· Корпоративні цілі (наприклад, розвиток взаємодії між співробітниками, узгодження позицій і бачення учасників з питань оперативної діяльності та розвитку, підвищення мотивації та залучення співробітників в діяльність компанії, підвищення відповідальності за прийняті рішення, розвиток навичок групою роботи і спільного прийняття рішень і ін.) .
1.3. Визначте формат результату сесії / наради
Прийміть рішення про те, як буде виглядати підсумковий результат сесії (ранжируваних список ідей, узгоджені рішення, оцінка варіантів, план дій (завдання, кроки, відповідальні, ресурси, терміни), список причин труднощів, структура програми, «уроки проекту»).
1.4. Узгодьте з замовником мети та формат результату.
Побудуйте ефективний процес # 151; створіть маршрут сесії / наради (як досягнемо результату)
Крок 1: Визначте логіку маршруту # 151; як рухатися:
· Від сьогоднішньої ситуації;
· Від бачення майбутнього / бажаного стану;
· Від поставлених завдань;
· Які етапи проходимо.
Крок 2: Необхідно вирішити, які ключові питання потрібно обговорити
Крок 3: Виберіть найкращі методи і техніки фасилітації
Принципи вибору методів і технік. працюють на результат, вписуються в логіку, врахування специфіки аудиторії, облік кількості учасників, облік групової динаміки (зміна методів), зміна типу активностей, можливість реалізувати в заданих організаційних рамках (час, місце).
Крок 5: Розподіліть процеси за часом.
Крок 6: Пропишіть детальний сценарій сесії.
· Оцініть, досягаєте ви запланованих цілей і вписується чи в формат результату.
· Протестуйте питання сесії, як на них відповідають інші.
· Внесіть коригування.
Крок 8. Узгодьте сценарій з замовником.
Ключовим фактором успіху сесії / наради є підбір компетентного фасилітатора, який зможе забезпечити досягнення групою результату. Фасилітатор (від англ. Facilitate # 151; робити дію або процес більш простим), створює ефективний процес обговорення і вироблення рішення, залучає всіх учасників. При цьому він є нейтральним по відношенню до змісту, рішенням і використовує спеціальні методи і техніки фасилітації.
Фасилітатор може бути як внутрішнім, так і зовнішнім, але дуже важливо звернути увагу на професійні навички та особистісні якості фасилітатора.
· Бути зразком нейтральності (по відношенню до теми і вирішення, до думок);
· Керувати малими і великими групами;
· Створювати і утримувати середу відкритого взаємодії людей з різними стилями мислення;
· Залучати до участі в роботі та дискусії кожного;
· Поважати і визнавати різноманітність думок;
· Знати і планувати відповідні групові процеси;
· Знати різні маршрути, методи і техніки фасилітації;
· Вірити в потенціал групи і направляти її до консенсусу і корисним результатам.
На сесії з великим числом людей залучаються цілі команди фасилітаторів, які працюють на єдиний результат. І тут важливе значення мають і підготовка корпоративних фасилітаторів і злагодженість їх роботи.
Підготовка сесії визначає її успіх. Дайте відповідь на питання: «Що нам потрібно?».
1. Підбір та підготовка учасників. необхідно визначити, які люди нам обов'язково потрібні на цій сесії і запросити їх, проінформувати учасників про майбутню подію, попередньо провести збір думки (опитування, анкета, інтерв'ю), виконання домашнього завдання # 151; підготовка статистики, відповіді на питання, збір інформації, звіти і т. п.
2. Організаційні питання:
· Зручне місце проведення, з рухається меблями;
· Технічне забезпечення (мікрофон, проектор, комп'ютери, музика і т. П.);
· Чай, фрукти, вода, цукерки в постійній доступності (сприяють активної розумової роботи і дискусій).
3. Спеціальні фасілітаціонние матеріали і обладнання
Для проведення фасилітації та групової роботи використовуються спеціальне обладнання і матеріали, які забезпечують ефективний процес групової роботи, яскраву і наочну фіксацію обговорюваних ідей, зручність для фасилітатора і учасників, творчу атмосферу. Це можуть бути великі дошки pinboard для фасилітації, набори модераційна карт різних форм і кольорів, маркери, переклеювати клей, заготовки та шаблони. З прикладом таких матеріалів можна ознайомитися на сайті Gotraining.ru.
4. Підготовка карти сесії і написів, графічних шаблонів, друкованих матеріалів
5. Злагодженість роботи команди фасилітаторів
Всі повинні знати і розуміти цілі сесії і процеси, сценарій і тимчасові рамки.
При проведенні сесії фасилітації, наради ми проходимо три основних етапи:
· Зарядите всіх енергією.
· Озвучте мети сесії, умови роботи, регламент, роль фасилітатора, роль учасників.
· Створіть робочу атмосферу.
· Йдемо за планом фасілітаціонной сесії і активно використовуємо техніки фасилітації.
· Фокусуючи групу на обговорюваних питаннях, збираємо думки, фіксуємо результати для загального розуміння, сприяємо досягненню консенсусу; управляємо динамікою групи: підтримка високої енергії і управління неконструктивним поведінкою.
· Отримуємо основні результати.
3. Заключний етап
· Зафіксуйте результати (що ми досягли).
· Вирішіть, що далі і розподіліть відповідальність (подальші кроки і хто буде їх виконувати).
· Оцініть роботу (як пройшла спільна робота).
Сподіваємося, що наше керівництво допоможе вам готувати і проводити успішні сесії і наради в своїх компаніях. Для сміливості і впевненості пройдіть підготовку за технологією фасилітації та створіть внутрікорпоративну команду фасилітаторів. З впровадженням технології фасилітації та інституту фасилітаторів в організаціях наради та групові форми обговорень і роботи стануть якіснішими: швидкими, ефективними, креативними і приносять задоволення учасникам як від процесу, так і від результату. Це сильно вплине на групову продуктивність і якість групових рішень, і, як наслідок, на ефективність організації в цілому.