В даний час в Російській Федерації діють Типові правила експлуатації контрольно-касових машин при здійсненні грошових розрахунків з населенням.
Правилами встановлено, що введення в експлуатацію, технічне обслуговування, ремонт і списання ККМ повинні проводитися ЦСО. При введенні в експлуатацію касових терміналів необхідна присутність програміста і касира-операціоніста.
До роботи на ККМ допускаються особи, які освоїли правила їх експлуатації в обсязі технічного мінімуму, з якими укладається договір про матеріальну відповідальність.
Заводський номер ККМ обов'язково вказується в усіх документах (касовому чеку, звітної відомості, паспорті, Книзі касира-операціоніста та ін.), А також в документах, що відображають переміщення ККМ в зв'язку з відправкою в ремонт або передачу іншому підприємству.
В обов'язковому порядку актом оформляється передача ККМ на інше підприємство або в майстерню для ремонту і зворотний її прийом. Відмітки про передачу ККМ робляться в Книзі касира-операціоніста та в паспорті ККМ. Оформлення акту необхідно і в разі ремонту грошових лічильників безпосередньо в магазині.
Перед початком роботи касир-операціоніст отримує під розпис все необхідне для роботи на ККМ (ключі від приводу касової машини і від грошового ящика, суму готівки для початку роботи, розмінну монету, запасні рулони чекової та контрольної стрічок).
Касир-операціоніст перед початком роботи на ККМ зобов'язаний: перевірити справність блокуючого пристрою, заправити чекову і контрольну стрічки;
включити машину в електромережу та отриманням нульового чека перевірити її роботу від електроприводу;
надрукувати два-три чека без позначення суми з метою перевірки чіткості друкування реквізитів;
нульові чеки докласти в кінці дня до касового звіту; встановити з боку покупця табличку зі своїм прізвищем. В процесі обслуговування покупця касир-операціоніст зобов'язаний визначити загальну суму покупки і назвати її, отримати від покупця гроші за товари і виконати наступне:
чітко назвати суму отриманих грошей і покласти їх окремо на очах у покупця;
назвати суму належної здачі і видати її покупцеві разом з чеком (при цьому паперові купюри і розмінну монету видати одночасно).
Касиру-операціоністу заборонено працювати без контрольної стрічки або склеювати стрічку в місцях обриву. Не можна допускати до ККМ сторонніх осіб. Забороняється мати в касі особисті гроші касира-операціоніста та гроші, не враховані через ККМ (крім грошей, виданих перед початком роботи).
Типовими правилами експлуатації ККМ при здійсненні грошових розрахунків з населенням встановлено також порядок закінчення роботи на ККМ. При закритті магазину або при прибутті інкасатора касир-операціоніст повинен підготувати грошову виручку та інші платіжні документи, скласти касовий звіт і здати виручку разом з касовим звітом за прибутковим ордером старшому (головному) касиру, а в невеликому магазині з однією-двома касами - безпосередньо інкасатору банку.
Все різноманіття варіантів використання ККМ засноване на різних способах введення в ККМ інформації про суму, отриманої за товар або послугу, і введення в ККМ інформації про те, куди її необхідно віднести. В даний час розрізняють продаж за вільною ціною і продаж через PLU.
При продажу за вільною ціною касир-операціоніст отримує від покупця гроші за товар, набирає на цифровій клавіатурі ККМ зазначену покупцем суму, натискає номер відділу і видає йому здачу і пробитий чек.
Продаж через PLU (в пер. З англ. - знайти ціну) передбачає, що в пам'ять ККМ заноситься весь асортимент товарів з кодовими номерами. При реєстрації покупки покупець пред'являє товар касиру-операціоністу, а той за назвою товару визначає його кодовий номер, набираючи його на цифровій клавіатурі ККМ і видає команду на пробиття чека натисканням відповідної клавіші. ККМ друкує чек із зазначенням запрограмованих раніше назв товару, його ціни і правильно відносить пробиту суму на відповідний відділ, тобто приналежність PLU того чи іншого відділу може бути теж запрограмована.
Якщо покупець вибрав кілька товарів, то касир-операціоніст послідовно вводить кодові номери PLU всіх обраних товарів, формує і пробиває чек. Таким чином, касирові-операціоніста для оформлення покупки необхідно тільки знати найменування товару і правильно ввести його кодовий номер, а ККМ автоматично введе в чек його вартість і назву, правильно віднесе суму за товар на потрібний відділ.
Однак у цього способу є ряд недоліків:
програмування, PLU на автономних ККМ вельми складно і дорого коштує, необхідно вручну вводити коди букв і цифр з клавіатури ККМ, а при часто змінюється асортимент і ціни своєчасне перепрограмування PLU практично неможливо;
багато ККМ мають обмеження на PLU, тобто неможливо запрограмувати більше 1000 найменувань товарів, а асортимент багатьох торгових підприємств може бути набагато більше;
при введенні номерів PLU касир-операціоніст може помилитися, тим самим збільшується час на обслуговування покупців.
Тому часто до ККМ підключають різні периферійні пристрої, такі як сканери для зчитування штрих-кодів або електронні ваги. Для їх спільної роботи в єдиній мережі потрібне створення індивідуального програмного забезпечення для кожного з них (драйверів). Драйвери дозволяють поєднувати в роботі окремі пристрої і максимально використовувати можливості, які закладені в дане устаткування, а інформація від всіх периферійних пристроїв повинна відображатися і враховуватися в основній програмі, яка веде облік всього процесу торгівлі.
При експлуатації ККМ повинні бути дотримані наступні вимоги безпеки:
оператори та фахівці з обслуговування та ремонту ККМ, які не пройшли інструктаж з техніки безпеки і не вивчили Керівництво по експлуатації ККМ, не повинні допускатися до роботи;
робоче місце оператора повинно бути обладнане триполюсною розеткою з заземлюючим контактом;
всі металеві предмети, пристрої, розташовані на відстані ближче 2 м від робочого місця касира-операціоніста, повинні бути надійно ізольовані;
забороняється касирам-операціоністам і продавцям при включеному харчуванні розкривати ККМ, знімати верхній кожух;
робоче місце касира-операціоніста має забезпечуватися освітленням (500 ± 50) лк при загальному і комбінованому освітленні;
щоб уникнути ураження електричним струмом забороняється працювати на ККМ вологими руками;