Час є цінністю особливого роду. Його не можна накопичувати і зберігати, воно тече безперервно і щомиті вислизає від нас. Невикористаний час іде безповоротно. Щоб встигати робити більше справ за менший час, жити цікавіше, а також відчувати задоволення від життя, потрібні всього два якості: організованість і самодисципліна. Ось деякі правила, які допоможуть вам розвинути ці навички.
Свeтлaна Нікoлaeвна Макapoва, кандидат економічних наук, доцент Пензeнcкого госудapcтвенного університету аpxітектури і стpoітельства.
«Якщо хочеш, щоб у тебе було мало часу, нічого не роби» - такий жартівливий тезу А.П. Чехова. Видатний теоретик управління П.М. Керженцев підкреслював, що час є цінністю особливого роду. Його не можна накопичувати і зберігати, воно тече безперервно і щомиті вислизає від нас. Невикористаний час іде безповоротно.
1. Перенесення ухвалення рішення на завтра. Це найпоширеніша помилка. Головні причини такої ситуації - незібраність, нерішучість, невпевненість. Проблему необхідно по можливості вирішувати відразу, не відкладаючи її на потім. Найважче тут - почати, подолати сумніви, боязнь перед невідкладним рішенням. Як правило, керівники-жінки вдаються до відтягування рішення в тому випадку, коли стоять перед ними завдання, проблеми або мети туманні, якщо у них немає чіткого уявлення про те, чого ж вони хочуть домогтися. Майже завжди в такій ситуації допомагає:
- письмова формулювання найближчих завдань, визначення суті проблеми. Письмовий виклад допомагає сформулювати свої думки і більш чітко побачити проблему;
- побудова «дерева цілей».
2. Виконання роботи не до кінця. З точки зору результативності праці і охорони власної нервової системи куди корисніше обмежитися остаточним рішенням лише кількох проблем, ніж одночасно починати безліч справ, які все одно не вдасться довести до кінця. До того ж невирішені проблеми важким тягарем лягають на психіку. Зате кожне закінчене справа дає почуття задоволення і душевної свободи.
3. Прагнення зробити все відразу. Спроби одночасно вирішувати кілька проблем - шлях до стресів і неврозів. У багатьох керівників-жінок стіл завалений папками з паперами. На столі має бути лише те, що безпосередньо відноситься до даного питання. Якщо маєте справу з важкою, багатогранної проблемою, то дуже корисно написати на спеціальній картці головну мету, до якої ви повинні прагнути. Така картка повинна постійно перебувати на столі керівника на самому видному місці. Це дозволить сконцентрувати свої зусилля на вирішенні головного питання.
4. Бажання зробити все самій. Дуже часто керівники витрачають час і сили на виконання тієї роботи, яку вони цілком могли б доручити своїм підлеглим. Через це неминуче затягується вирішення проблеми, яка вимагає компетентності та участі самого керівника. Завдання керівника полягає не в тому, щоб завантажити себе роботою, а в тому, щоб планувати, організовувати, координувати, спрямовувати і контролювати роботу інших, забезпечити на цій основі рішення головних завдань.
ЩЕ ДИВІТЬСЯ: Тренування спостережливості
5. Невміння правильно розмежувати функції між підлеглими. Відсутність чіткого розмежування завдань, відповідальності і службових функцій, безлад в системі управління негативно позначаються на роботі організації. В результаті не тільки ускладнюється вирішення багатьох проблем, а й виникає непотрібне особисте суперництво. Найефективнішим засобом боротьби з дублюванням функцій є наявність чітких і деталізованих посадових інструкцій, пов'язаних із структурною схемою організації і мінливими цілями її діяльності. Такі інструкції повинні однозначно визначати права, обов'язки і відповідальність кожної служби і кожного працівника в організації.
6. Бажання в разі невдачі перекласти провину на підлеглих. Цінна енергія керівника в цьому випадку прямує в минуле, хоча виправити вже практично нічого не можна. Куди корисніше замість всього цього націлити свою діяльність в майбутнє - на те, що необхідно зробити негайно. Завдання керівника - встановити об'єктивні причини невдачі, а не шукати винного.
7. Повна зневага до питань організації та планування особистої роботи. Ця помилка, можливо, найголовніша. Причина її в тому, що багато керівників вважають, що ефективна організація свого особистого часу в принципі неможлива, так як керівник залежить не від себе, а від інших людей і обставин. Головне ж завдання - не управління власне часом, а управління собою. Плануються не діють і час, а досягнення результатів. Іншими словами, керівникам необхідно не тільки намагатися бути більш організованими і краще розподіляти час, а й слід почати по-новому мислити про час.
Правила особистої організованості і самодисципліни
Щоб встигати робити більше справ за менший час, жити цікавіше, а також відчувати задоволення від життя, потрібні всього два якості: організованість і самодисципліна. Ось деякі правила, які допоможуть вам розвинути ці навички.
1. Точно визначте свою мету. Найчастіше керівники даремно витрачають час і енергію через те, що чітко не уявляють собі, що ж вони збираються робити. Не знаючи точно, до чого вони йдуть, вони збиваються ще на старті, втрачають дорогу, падають духом і згортають на стежку. Необхідно визначити з самого початку хоча б «пункт призначення», і вже тому можна досягти його набагато швидше. Це - вирішальна умова.
2. Складіть план досягнення мети. Пам'ятайте слова Сенеки: «Хто не знає, в яку гавань він пливе, для того немає попутного вітру». План допомагає чітко знати, коли відбудуться ті чи інші події. В кінці робочого дня складіть список справ на майбутній день. Зробіть такий список і для будинку. Він звільняє від необхідності запам'ятовувати дрібниці, дозволяє займатися найбільш важливими справами.
3. Зосередьтеся на головному. Запишіть на листку в порядку убування важливості самі термінові справи. Завтра прийміть за справу № 1 і не відступайте від нього, поки не закінчите. Потім так само поступите зі справою № 2, далі зі справою № 3 і т.д. (Звичайно, мова йде про справи, які цілком залежать лише від вас). Не переживайте, якщо до кінця дня ви обробитеся тільки з одним або двома справами, завтра ви знову зосередитеся на найголовнішому.
ЩЕ ДИВІТЬСЯ: Що людям треба. Частина друга
4. Придумуйте собі стимули. Ми краще робимо те, що нам хочеться робити. Такі справи ми, як правило, висуваємо вперед тих, які нам необхідно зробити. Звідси завдання - перетворити свої заняття з «треба» в «хочеться», і продуктивність нашої діяльності підвищиться майже автоматично.
5. Встановіть тверді терміни. Один із способів зв'язати себе зобов'язанням - призначити для виконання певного завдання твердий термін. Але тут є два моменти: а) терміни повинні бути реальними. Інакше вам не вдасться виконати свої зобов'язання; б) твердо тримайтеся терміну. Будьте непохитні до себе, як були б непохитні до того підлеглому, який пообіцяв щось зробити до певного дня.
6. Навчіться бути рішучою. Не відкладайте справу з дня на день. Маючи в своєму розпорядженні певними фактами, підставами для прийняття рішень, вирішуйте і дійте. Якщо ви щось зробили, то не втрачайте часу на безплідні роздуми про мудрість прийнятого рішення. Рухайтеся далі.
7. Навчіться говорити «ні», узгоджувати свої справи і цілі. Якщо ви не навчитеся цьому, то опинитеся залученої в такі справи, якими ніколи не зайнялися б по своїй волі. Частина вашої програми самодисципліни і економії часу саме і повинна складатися з того, щоб відокремлювати другорядне від головного.
9. Ліквідуйте прикрі перешкоди. Добрі друзі і колеги по роботі, люблячі поговорити, можуть начисто провалити найкращі ваші наміри витримати терміни. Ви можете зберегти їх дружбу (і ваш графік), тактовно давши зрозуміти, що ви в цейтноті.
10. Вчіться слухати. Ви уникнете серйозних помилок, повторень і переробок, якщо з першого разу будете прагнути отримати вичерпні вказівки і відомості. Будучи на нараду до 14.30, коли воно насправді призначено на три години, ви втратите цінний час. Тому, перш ніж щось зробити, уточніть: де, коли, як, що, чому? Якщо щось залишиться незрозумілим, відразу ж з'ясуєте.
11. Відмовтеся від шаблону. Будь-яка справа можна зробити краще. Виконуючи роботу одним певним чином, керівники часом вважають, що саме це й є найкращий з можливих способів. Тим часом будь-яку роботу можна удосконалити, варто тільки трохи подумати. Можна передати іншим частина найпростіших функцій, які не потребують особливої кваліфікації. Можна скористатися будь-якої оргтехнікою, щоб зберегти час. Слід поцікавитися, як інші економлять час.
12. Не випускайте з виду дрібниці. Можна уникнути невеликих, але розтрачують час затримок, прагнучи по можливості попереджати наступ раптових дрібних криз. Це означає, що необхідно завжди мати під рукою достатній запас предметів, найбільш часто вживаних у вашій роботі, в побуті: якісь запасні деталі або канцелярське приладдя, дрібні предмети туалету або навіть грошова дрібниця. Якщо треба, придбайте другі ключі, окуляри, рукавички, парасольку. Вирішуйте з вечора, що надягнете вранці.
ЩЕ ДИВІТЬСЯ: Виробничі втрати: знайти і знешкодити
14. Використовуйте час повністю. Завжди є можливість трохи збільшити свою продуктивне час, повніше використовуючи його. Це означає, що час поїздок, очікувань, сніданку можна зайняти такими справами, як планування свого дня, обдумування майбутніх завдань, проглядання записок, які стануть в нагоді в подальшій роботі.
15. Міняйте заняття. Наше тіло ніколи не втомлюється все відразу. Звичайно втомлюються лише окремі групи м'язів. Змінюючи заняття, ви зможете подолати відчуття втоми і зробити більше. Так, якщо кілька годин ви працювали сидячи, перейдіть на роботу, яку можна зробити стоячи або при виконанні якої треба рухатися. Ви весь день на ногах? Займіться сидячою роботою. Ви не тільки побачите, що ваш організм здатний на більше, але така зміна зробить вас бадьоріше, більш зацікавленої в роботі.
16. Починайте раніше. Починаючи день всього на 15-20 хв раніше того, до чого ви зазвичай звикли, ви задасте тон всьому дню.
17. Щодня контролюйте виконання намічених справ. Спочатку підведіть підсумки того, що зроблено за день, а потім складіть список справ на черговий день.
18. Виховуйте повагу до свого часу. Придбайте звичку подумки давати вашому часу якусь оцінку, і ви станете по-новому ставитися до нього. Такий підхід допоможе вам судити про те, чи варто саме вам займатися не дуже важливими справами, які, може бути, з'являються в ваш робочий час. Існує чимало способів робити більше в наявне у вас час.
Підвищити ефективність ваших дій і рішень ви можете вивчивши будь-які ваші навички самоменеджменту, мотивації, особистої і професійної ефективності, склавши свій навчальний план з будь-яких курсів нашого каталогу. при навчанні за індивідуальною програмою. Ви можете вчитися в зручному для себе темпі, продовжуючи свою професійну діяльність.