Ці Правила встановлюють порядок передачі органами реєстрації актів цивільного стану в державні архіви книг державної реєстрації актів цивільного стану (далі - актові книги), зібраних з перших примірників записів актів громадянського стану, і метричних книг, складених до освіти або відновлення органів реєстрації актів цивільного стану ( далі - метричні книги).
Актові книги і метричні книги відносяться до державної частини Архівного фонду Російської Федерації.
Актові книги, зібрані з перших примірників записів актів громадянського стану, і метричні книги як сімдесят п'ять років від дня складання записів актів громадянського стану і метричних записів передаються органами реєстрації актів цивільного стану (далі - органи РАГСу) на постійне зберігання до державних архівів.
Протягом терміну зберігання об'єднаних актових книг в органах РАГСу починається з року, наступного за роком складання останніх, хто входить до актової книги записів актів громадянського стану.
Орган РАГСу, в якому зберігаються актові книги, зібрані з перших примірників записів актів громадянського стану, після закінчення терміну їх зберігання передає актові книги в орган ЗАГСу суб'єкта Російської Федерації, на території якого дані записи актів громадянського стану було складено, з метою проведення звірки актових книг , що підлягають передачі до державного архіву, з актовими книгами, зібраними з других примірників записів актів громадянського стану.
Разом з актовими книгами і метричними книгами передаються довідково-пошукові матеріали до них.
Передача актових книг і довідково-пошукових матеріалів до них оформляється актом (додаток № 1), який завіряється підписами керівників органів РАГСу, що надсилає, та документи, і печатками.
Звірку актових книг проводить орган ЗАГСу суб'єкта Російської Федерації.
Звірка проводиться шляхом звірення першого і другого примірників кожного запису акта цивільного стану.
У разі якщо перший примірник запису акта цивільного стану не містить виправлень і змін, внесених до запису акта цивільного стану у випадках, передбачених законодавством, і наявних у другому екземплярі запису акта цивільного стану, в перший екземпляр запису акта цивільного стану вносяться відповідні виправлення та зміни.
Запис про внесення виправлень або змін в цьому випадку повинна містити крім реквізитів документа, на підставі якого вони були внесені, також вказівку на те, що внесення поправок або змін внесено в перший екземпляр відповідно з другим примірником запису акта цивільного стану. Запис про внесення виправлень або змін завіряється підписом керівника органу РАЦСу суб'єкта Російської Федерації і печаткою.
У разі якщо в актових книгах, зібраних з перших примірників записів актів громадянського стану, бракує записів актів громадянського стану або вони пошкоджені (пошкодження бланка, втрата тексту), ці актові книги розшиваються, доповнюються відсутніми записами актів, цивільного стану, пошкоджені записи актів громадянського стану замінюються в них записами актів цивільного стану кращого збереження. Необхідні для доповнення і заміни записи актів громадянського стану вилучаються з актових книг, зібраних з других примірників записів актів громадянського стану.
На аркуші, що містить заверительную напис про кількість прошитих, пронумерованих і скріплених печаткою листів в актовій книзі, робиться відмітка про проведення звірки (додаток № 2), яка завіряється підписом керівника органу РАЦСу суб'єкта Російської Федерації і печаткою. Можливо твір зазначеної відмітки шляхом проставлення відповідного штампу.
У разі якщо актовий книга розшивався з метою доповнення відсутніми записами актів цивільного стану, заміни в ній пошкоджених записів актів громадянського стану, вона знову прошивається, нумерується, засвідчується підписом керівника органу РАЦСу суб'єкта Російської Федерації і печаткою.
Відмітка про проведення звірки в такому випадку повинна містити відомості про доповнення актового книги відсутніми записами актів цивільного стану та заміни в ній пошкоджених записів актів громадянського стану (додаток № 3) і може бути проведена шляхом проставлення відповідного штампу.
Актові книги, зібрані з других примірників записів актів громадянського стану, а також пошкоджені перші екземпляри записів актів громадянського стану, які були замінені, знищуються органом РАЦСу суб'єкта Російської Федерації, про що складається відповідний акт, який завіряється підписом керівника органу РАЦСу та печаткою.
Знищення проводиться шляхом спалення або подрібнення. При знищенні шляхом подрібнення паперова маса направляється для утилізації. Не допускається утилізація актових книг і записів актів громадянського стану в цілому вигляді.
Орган РАГСу суб'єкта Російської Федерації виробляє передачу актових книг і метричних книг в державний архів відповідного суб'єкта Російської Федерації.
Разом з актовими книгами і метричними книгами в державний архів передаються довідково-пошукові матеріали до них.
Орган РАГСу суб'єкта Російської Федерації становить опису переданих до державного архіву актових книг і метричних книг (додатки № 4, 4а), а також акт про передачу актових книг і метричних книг і довідково-пошукових матеріалів до них на постійне зберігання до державного архіву (додаток № 5).
Описи підлягають затвердженню головою експертно-перевірочної комісії архівного органу суб'єкта Російської Федерації.
Опис складається в чотирьох примірниках, акт - в двох примірниках. Три примірники опису та один примірник акта передаються разом з актовими книгами і метричними книгами в державний архів, один примірник опису та один примірник акта залишаються в органі РАГСу суб'єкта Російської Федерації.
На передачу до державного архіву метричних книг складається окремий опис.
Можливе складання окремим описом передаються до державного архіву актових книг, зібраних із записів актів громадянського стану одного типу.
Для передачі і прийому актових книг і метричних книг створюється комісія в складі не менше трьох осіб з представників органу РАГСу, в якому зберігалися актові книги, зібрані з перших примірників записів актів громадянського стану, органу РАГСу суб'єкта Російської Федерації, який здійснює передачу до державного архіву актових книг і метричних книг, і державного архіву.
Комісією проводиться перевірка фізичної і санітарного стану актових книг і метричних книг. Виявлені недоліки підлягають усуненню (дезінфекція, дезінсекція, знепилювання, реставрація і т.д.). Усунення недоліків здійснюється органом РАЦСу суб'єкта Російської Федерації.
Актові книги і метричні книги передаються і приймаються поедінічно.
Доставка актових і метричних книг в державний архів здійснюється органом РАЦСу суб'єкта Російської Федерації.
При зверненні громадян з питання видачі повторних свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках, коли записи актів громадянського стану передані на зберігання до державного архіву, орган ЗАГСу суб'єкта Російської Федерації запитує з державного архіву копію відповідного запису акта цивільного стану або архівну довідку, на підставі якої громадянину видається повторне свідоцтво про державну реєстрацію акта цивільного стану.