Правила та порядок оформлення рахунків-фактур регламентуються п. 5 і 6 ст. 169 Податкового кодексу. Оформлення рахунку-фактури описано в постанові № 194.
Рахунок-фактура - це документ, що обгрунтовує прийняття суми податку на додану вартість до відрахування або відшкодуванню.
Документи, в яких порушений порядок оформлення рахунку-фактури, не приймаються до відшкодування ПДВ. Висувати додаткові вимоги до заповнення рахунків-фактур заборонено. Щоб не підводити партнерів, потрібно завжди уважно оформляти документи.
Зазвичай в організації є уповноважені особи для підписання рахунків-фактур. Спеціальним наказом керівник визначає їх для виконання цієї функції, щоб не відволікатися від робочого процесу самому і не відволікати головбуха.
Порядок оформлення рахунку-фактури наказує, що підписи повинні бути оригінальними, застосування факсиміле заборонено. У разі, якщо документ підписаний уповноваженою особою, ставляться його ініціали та підпис, а підписи керівника і бухгалтера можуть бути опущені. Однак не є порушенням наявність і їх даних.
Правила оформлення рахунків-фактур не вважають обов'язковим наявність печатки на документі, але якщо вона є, то рахунок-фактура викликає більше довіри у партнерів організації і перешкоджає підробці документа.
Якщо рахунок пред'являється індивідуальним підприємцем, порядок оформлення рахунків-фактур обумовлює обов'язкове зазначення даних про державну реєстрацію особи як ІП. У той же час відсутність в рахунку-фактурі, який виставлений організацією, інформації про керівника, головного бухгалтера, а також рядків «Індивідуальний підприємець» і «Реквізити свідоцтва про державну реєстрацію індивідуальним підприємцем» не вважається порушенням.
Порядок оформлення рахунків-фактур не забороняє організаціям вводити додаткові реквізити, якщо не порушений порядок обов'язкових даних. Додаткова інформація повинна бути вказана в спеціальних документах по обліковій політиці.
Правила оформлення рахунків-фактур не допускають підчисток і помарок в документі. Якщо необхідно виправити будь-які показники, потрібно акуратно закреслити однією рисою невірні дані і над нею зробити правильну запис. Виправляти має бути читабельним. Такий документ, незважаючи на необов'язковість наявності печатки в рахунку-фактурі, повинен бути завірений печаткою. Це робиться для підтвердження достовірності виправлень.
Правила та порядок оформлення рахунків-фактур необхідно дотримуватися для швидкого відшкодування сум ПДВ від покупців товарів і послуг, а також для безпроблемної роботи з органами ФНС.