Дотримання претензійного порядку врегулювання суперечок між діловими партнерами визнається обов'язковою процедурою.
При відсутності свідоцтв про виконання сторонами всіх дій, спрямованих на досудове врегулювання, розгляд арбітражних суперечок не допускається.
Грамотне складання претензії нерідко дозволяє вирішити конфлікт без додаткових витрат.
Саме тому юристи рекомендують ставитися до цієї стадії відповідально.
Направити контрагенту претензію зацікавлена особа (юрист компанії) зобов'язана письмово.
Документ складається з урахуванням наступних правил:
• дотримання термінів (в рамках позовної давності);
• чіткість пред'явлення вимог;
• повнота опису фактів і підстав;
• підтвердження аргументів засвідченими в установленому порядку копіями та іншими доказами;
• надання достатнього часу на розгляд претензії і підготовки відповіді на неї (не менше тижня).
При обміні документами сторони зобов'язані використовувати гарантовані способи відправки.
Підтвердженням вручення паперів можуть бути поштове повідомлення з описом вкладень в відправлення, підпис представника контрагента на другому екземплярі, квитанція кур'єрської служби, звіт електронної системи.
Законом не встановлено вичерпний перелік, тому доказом дотримання претензійного порядку визнаються й інші варіанти.
Особливу увагу кваліфіковані юристи приділяють змісту документа.
Нерідко розробці тексту присвячують кілька днів.
Претензія повинна включати:
1. Обов'язкові реквізити
Відсутність зазначених відомостей тягне недійсність вимог і можливість їх відхилення без розгляду.
2. Опис обставин і фактів
Професійні юристи детально описують умови виникнення спору, заподіяння збитків. Як правило, текст містить інформацію:
• про дату і зміст угоди з діловим партнером;
• про сутність порушення;
• про розмір завданої шкоди та інших наслідки.
У претензії зазначаються тільки дані, підтверджені документально, можуть бути присутніми відомості про наявність свідків.
3. Посилання на нормативні акти
Вимоги, що пред'являються до контрагента, повинні бути обгрунтованими.
При складанні претензії фахівці наводять положення цивільного законодавства, посилаються на статті галузевих актів.
Відсутність в документі точних вказівок на конкретні правові приписи і встановлення може звести всі зусилля нанівець.
У текст включаються вказівки про намір учасника спору захищати порушені права в арбітражному суді.
Документ не повинен містити погроз або звинувачень, проте при необхідності допускається цитування окремих статей КК або КоАП РФ.
Претензіядолжна містити конкретний перелік вимог.
До відшкодування можуть бути пред'явлені прямі і непрямі збитки.
В окремих випадках діловий партнер має право претендувати на компенсацію моральної шкоди (підприємці і фізичні особи) або перерахування грошового еквівалента шкоди, заподіяної діловій репутації фірми.
На завершення варто нагадати, що претензія повинна бути складена з урахуванням вимог до читабельності.
Заборон на відправку рукописних документів не встановлено, проте в діловому середовищі застосовуються лише друковані або електронні версії.