Презентація на тему: "Лекція 14. MS Access: запити, форми, звіти, макроси. Запит це об'єкт бази даних, що є основним інструментом вибірки, відновлення й обробки." - Транскрипт:
1 Лекція 14. MS Access: запити, форми, звіти, макроси. Запит це об'єкт бази даних, що є основним інструментом вибірки, відновлення й обробки даних в таблицях бази даних. Запит на вибірку дозволяє сформувати для користувача представлення про дані, Не обов'язково відповідає вимогам нормалізації. Результат виконання запиту на вибірку це нова, найчастіше тимчасова, таблиця, яка існує до закриття запиту. Структура такої таблиці визначається вибраними з однієї або декількох взаємопов'язаних таблиць полями. Записи формуються шляхом об'єднання записів таблиць, що беруть участь в запиті. Спосіб об'єднання записів різних таблиць вказується при визначенні їх зв'язку. Умови відбору, сформульовані в запиті, дозволяють фільтрувати записи, що становлять результат об'єднання таблиць.
2 Найпростіші запити можуть бути створені за допомогою майстра. Будь-який запит можна створити в режимі конструктора. Конструктор надає зручний для користувача діалогове графічний засіб формування, за допомогою якого легко може бути побудований складний запит. Запит може отримувати дані з однієї або декількох таблиць, з існуючих запитів або з комбінацій таблиць і запитів, об'єднуючи дані, що містяться в них. Таблиці і запити, об'єднані для отримання даних, утворюють джерело записів для запиту. Запит, побудований на іншому запиті, використовує його тимчасову таблицю з результатами як джерело записів.
5 Призначення та види запитів Запит дозволяє вибрати необхідні дані з однієї або декількох взаємопов'язаних таблиць, зробити обчислення і отримати результат у вигляді віртуальної таблиці. Отримана таблиця може використовуватися в якості джерела даних в формах, звітах, інших запитах. Через запит можна виробляти оновлення даних, додавання і видалення записів і таблицях.
6 За допомогою запиту можна виконати наступні види обробки даних: -сформувати на основі об'єднання записів взаємопов'язаних таблиць нову віртуальну таблицю; -включіть в результуючу таблицю запиту задані користувачем поля; -вибрати записи, що задовольняють умовам відбору; -Провести обчислення в кожній з отриманих записів; -сгруппіровать записи, які мають однакові значення в одному або декількох полях, в один запис з одночасним виконанням над іншими полями статистичних функцій; -Додати в результуючу таблицю запиту рядок підсумків; -Провести оновлення полів у обраному підмножині записів; -створити нову таблицю бази даних, використовуючи дані з існуючих таблиць;
7 В Access може бути створено кілька видів запиту:-запит на вибірку вибирає дані з взаємопов'язаних таблиць бази даних і таблиць запитів. Результатом є таблиця, яка існує до закриття запиту. На основі такого запиту можуть будуватися за-тання інших видів; зауваження Таблицю з результатами запиту на вибірку можна використовувати для роботи з даними в таблицях, на яких побудований запит. Наприклад, через таблицю запиту можна коригувати дані у вихідних таблицях бази даних. Запити можуть слугувати джерелами записів для форм і звітів. - запит на створення таблиці також вибирає дані з взаємопов'язаних таблиць і інших запитів, але на відміну від запиту на вибірку результат зберігається в новій постійної таблиці бази даних;
8-запит на оновлення, додавання, видалення є запитами, в результаті виконання яких змінюються дані в таблицях. Для створення запиту може бути використаний або режим конструктора, або майстер. Якщо користувач знайомий з створенням інструкцій SQL (таких як SELECT, UPDATE або DELET, що включають пропозиції, наприклад WHERE, ORDER BY або GROUP BY), можна створити запит в режимі SQL.
9 Обчислювані поля В запиті для кожного запису можуть проводитися обчислення з числовими, рядковими значеннями або значеннями дат з використанням даних з одного або декількох полів. Результат обчислення утворює в таблиці запиту нове обчислюване поле. У вихідних таблицях бази даних нових полів не створюється. При кожному виконанні запиту здійснюється обчислення на основі поточних значень полів. У виразах обчислюваних полів крім імен полів можуть використовуватися константи і функції. В результаті обробки виразу може виходити тільки одне значення. Ім'я обчислюваного поля стає заголовком стовпця в таблиці з результатами виконання запиту. Це ім'я можна змінити. Для обчислюваних полів допускається сортування, завдання умов відбору і розрахунок підсумкових значень, як і для будь-яких інших полів.
10 Групові операції в запитах. Призначення групових операцій Групові операції дозволяють виділити групи записів з однаковими значеннями в зазначених полях і використовувати для цих груп одну зі статистичних функцій. В Access передбачається дев'ять статистичних функцій: Sum сума значень деякого поля для групи; Avg середнє від усіх значень поля в групі; Max, Min максимальне, мінімальне значення поля в групі; Count число значень поля в групі без урахування порожніх значень; StDev - середньоквадратичне відхилення від середнього значення поля в групі. Var -дисперсія значень поля в групі; First, Last значення поля з першої або останньої записи в групі. Результат запиту з використанням групових операцій містить по одному запису для кожної групи.
11 багатотабличного запити багатотабличного запит дозволяє сформувати записи результату шляхом об'єднання взаємопов'язаних записів з таблиць бази даних і вибору з них потрібних полів і записів. Багатотабличного запит часто здійснює об'єднання даних, які на етапі проектування були розділені їм безліч об'єктів відповідно до вимог нормалізації. Поділ на об'єкти забезпечує, перш за все, відсутність дубльованих даних і бази, повторюються тільки значення ключових полів. В результаті виконання запиту формується таблиця з повторюваними даними, в якій кожен запис збирає необхідні дані з різних об'єктів таблиць.
12 Наприклад, при об'єднанні двох нормалізованих пов'язаних 1-М відносинами таблиць, для яких забезпечується зв'язкова цілісність, результуюча запис утворюється на основі запису підлеглої таблиці, в яку додаються поля з пов'язаної записи в головній таблиці. Подібне об'єднання формує ненормалізованих таблицю, в якій число записів дорівнює числу записів у підпорядкованій таблиці. При цьому дані головної таблиці дублюються в різних записах результуючої таблиці. При проектуванні і конструюванні запиту найважливішою умовою є правильне уявлення про те, як йде об'єднання записів таблиць при формуванні результату.
14
16 Макет являє властивості, орієнтовані на визначення зовнішнього вигляду форми або її елементів; Дані представляє властивості для визначення джерела даних форми або її елементів, режиму використання форми (тільки дозвіл на зміну, додавання, видалення і т. П.); Події подіями називають певні дії, що виникають при роботі з конкретним об'єктом або елементом: натискання кнопки миші, зміна даних, до оновлення, після оновлення, відкриття або закриття форми і т. Д. Вони можуть бути ініційовані користувачем або системою. З подією може зв'язуватися макрос або процедура обробки події на мові VBA, що виконує деякі дії або розраховує значення. Наприклад, в процедурі можна організувати відкриття пов'язаної форми, оновлення даних таблиці розрахунковими значеннями, друк форми, висновок звіту. Запрограмувавши в процедурах виклик різних об'єктів бази даних, можна автоматизувати виконання завдань програми.
19 Етапи створення інтерфейсу в Access
22 -Прімечаніе групи (Footer) використовується для відображення підсумків та іншої зведеної інформації по групі в кінці кожної групи записів. Якщо помістити в примітка групи обчислюваний елемент керування, який використовує статистичну функцію Sum, сума буде розраховуватися для поточної групи; -нижній колонтитул застосовується для нумерації сторінок і відображені-ня іншої інформації внизу кожної сторінки; -Прімечаніе звіту служить для відображення підсумків та іншої зведеної інформації по всьому звіту один раз в кінці звіту. Якщо в примітці звіту помістити який вираховується елемент управління, який використовує статистичну функцію Sum, сума розраховується для всього звіту.
23 В Access існують два подання, в яких можна вносити зміни до звіту: вікно компонування та режим конструктора. Режим макета є найбільш зручним для внесення змін до звіту, оскільки користувач відразу бачить дані звіту. В цьому режимі передбачено більшість інструментів, необхідних для його налаштування. У ньому можна змінити шрифт стовпців, поміняти їх місцями, додати або змінити рівні угруповання і підсумки. Ви також можете в макеті звіту нові поля, а також задавати властивості звіту та елементів управління.
25 Макроси. Макрос - програма, що складається з послідовності макрокоманд (макрос від слова "макрокоманда"). Макрокоманда це інструкція, орієнтована на виконання певної дії над об'єктами Access і їх елементами. Наприклад, макрокомандою можна відкрити форму, звіт, надрукувати звіт, запустити на виконання запит, застосувати фільтр, привласнити значення, створити своє меню. Макрокоманда ВиполнітьКоманду (RunCommand) дозволяє виконати будь-яку вбудовану команду Access, які виводяться на вкладках стрічки або в контекстному меню. Наявний в Access набір макрокоманд (більше 50) реалізує практично будь-які дії, які необхідні для вирішення завдання. Мова макросів забезпечує можливість виконання більшості завдань, не вдаючись до програмування на VBA. Макроси надають користувачеві засоби вирішення завдань, що не вимагають знання детального програмування. Мова макросів є мовою більш високого рівня, ніж VBA.
27 Впроваджені макроси виконуються у відповідь на численні види події виникають в формах, звітах і їх елементах управління. Вони наступають при виконанні певних дій з об'єктами, до яких відносяться насамперед, дії користувача. Прикладами подій є: зміна даних в поле, відкриття або закриття форми або звіту, натискання кнопки у формі і просто передача фокусу від одного поля до іншого. Зв'язок макросів з подіями дозволяє автоматизувати додатка, використовуючи макроси для відкриття форм, друку звітів, виконання послідовності запитів, для виконання дій, що залежать від значень деякого поля в базі даних, для виведення користувальницьких повідомлень або відключення попереджувальних повідомлень під час виконання запитів дії і багато чого іншого . Збереження упроваджених макросів разом з формами і звітами спрощує управління об'єктами докладання.
28 Програми на мові макросів реалізують алгоритми вирішення окремих завдань програми. Механізм зв'язування макросів з подіями в об'єктах дозволяє об'єднати розрізнені завдання додатки в єдиний комплекс, керований користувачем. Користувач, виконуючи різні дії в формах, ініціює виконання макросів, що автоматизують вирішення пов'язаних з діями користувача завдань.
29 Конструювання макросу Створення макросів здійснюється в діалоговому режимі і зводиться до запису у вікні макросу послідовності макрокоманд, для яких задаються аргументи. Кожному макросу присвоюється ім'я. При виконанні макросу макроси виконуються послідовно в порядку їх розташування. При цьому використовуються об'єкти або дані, зазначені в аргументах макрокоманд. Є можливість змінити порядок виконання макрокоманд, визначаючи умови їх виконання. Виконання макросів ініціюється простою операцією і може зводитися до його відкриття, як це робиться і для інших об'єктів бази даних. Крім цього, Access надає можливість автоматично ініціювати виконання макросу при настанні деякої події. Для зв'язку макросу з подією досить у вікні властивостей об'єкта або його елемента управління внести в рядок цієї події ім'я макросу або створити впроваджений макрос. Події, з якими можна пов'язати макрос, визначаються у властивостях форм і звітів і їх елементів управління.