Організаційні проблеми зазвичай бувають пов'язані із застарілою структурою фірми, системою управління нею, збоями в інформаційному обміні, неблагополуччя в персоналі, фінансах, технологіях.
Наближення до точки розриву вимагає від організації вжиття заходів з оновлення основних напрямків своєї діяльності. Але навіть якщо справи йдуть благополучно і, організація знаходиться на підйомі, вона все одно повинна оновлюватися, якщо хоче досягти або зберегти лідируюче положення у своїй сфері. Тому процес вдосконалення, по суті, безперервний і є одним з найважливіших об'єктів управління.
Перетворення, що відбуваються в організації, можна розглядати з різних точок зору. Перш за все, вони бувають запланованими і незапланованими. Перші здійснюються в рамках еволюційного розвитку, тенденції якого добре відстежуються, і на підставі цього завчасно намічається найбільш підходящий момент для перетворень. Незаплановані часто доводиться здійснювати спонтанно, в несподіваних ситуаціях, тому іноді їх процес може стати стихійним, некерованим.
Перетворення можуть бути разовими або багатоступінчатими, що багато в чому визначається їх масштабом, що розташовуються часом, внутрішньої гнучкістю організації, її здатністю витримати шок, викликаний змінами.
Якщо перетворення нав'язуються членам організації, вони викликають їх невдоволення і знижують ділову активність; правда, не завжди узгодження тих чи інших питань з виконавцями буває можливим і доцільним, проте це по можливості рекомендується робити, наприклад, шляхом залучення рядових членів організації до спільної виробленні рішень, консультування тощо
Методи, за допомогою яких здійснюються перетворення, можуть бути технологічними (модернізація обладнання, реконструкція
підприємства); організаційними (реорганізація, створення прогресивної системи норм і нормативів); пропагандистсько - виховними (демонстрація переваг, переконання, роз'яснення); адміністративними (примус, загрозу покарання); економічними (матеріальне стимулювання).
Спрямованість процесу перетворень і методів їх здійснення повинні бути узгоджені між собою, а також з повсякденною діяльністю організації і системою управління нею.
Будь-які перетворення вимагають наявності певних передумов, які ослаблюють опір членів організації і забезпечують кінцевий успіх. Вони можуть бути ідеологічними, організаційними, кадровими, матеріальними.
На думку колишнього прем'єр-міністра Нової Зеландії Р. Дугласа, успіх перетворень залежить від наступних обставин:
- наявності висококваліфікованих кадрів;
- чіткості постановки цілей;
- енергійності і послідовності в справі їх досягнення;
- залученості людей у процес перетворень;
- користі, принесеної людям.
Особливо необхідно підкреслити роль керівника в перетвореннях.
Саме він і його непохитна віра в безмежність вдосконалення, досвід, знання, неприборкана енергія і в той же час передбачливість, обережність служать запорукою успіху.
Причини зміни організаційної структури
Удосконалення організаційної структури підприємства, у відповідність зі зміненими умовами є однією з найважливіших задач управління. У більшості випадків рішення про коректування структур приймаються вищими керівниками організації як частина їх основних обов'язків. Значні за масштабами організаційні перетворення не здійснюються до тих пір, поки не з'явиться тверда впевненість в тому, що для цього існують серйозні причини, що викликають їх необхідність. Можна назвати деякі ситуації окремо або в комбінації, коли виправдані витрати на коригування структури або розробку нового проекту.
# 9632; Незадовільне функціонування підприємства. Найбільш поширеною причиною необхідності розробки нового проекту організації є невдачі в спробі застосування будь-яких інших методів зниження зростання витрат, підвищення продуктивності, розширення все звужуються внутрішніх і зовнішніх ринків або в залученні нових фінансових ресурсів. Зазвичай, перш за все, робляться такі заходи, як зміни в складі і рівень кваліфікації працюючих, застосування більш досконалих методів управління, розробка спеціальних програм. Але, врешті-решт, керівники на вищому рівні приходять до висновку, що причина незадовільної діяльності підприємства полягає в певних недоліках організаційної структури управління.
# 9632; Перевантаження вищого керівництва. Деяким підприємствам вдається функціонувати задовільно тільки ціною надмірної виснажливої навантаження на декількох вищих керівників. Якщо очевидні заходи щодо зміни методів і процедур управління не дозволяють зменшити навантаження, не призводять до скільки-небудь тривалого полегшення, то дуже ефективним засобом вирішення цього завдання стає перерозподіл прав і функцій, коригування та уточнення у формах організації.
# 9632; Відсутність орієнтації на перспективу. Майбутній розвиток підприємства вимагає з боку вищих керівників все більшої уваги стратегічним завданням, незалежно від характеру підприємства і роду його діяльності. І в той же час до цих пір багато керівників вищого рангу продовжують основний час приділяти оперативним питанням, а їх рішення, які будуть мати вплив і в далекій перспективі, ґрунтуються на простої екстраполяції поточних тенденцій на майбутнє. Вищий керівник (або їх група) повинен усвідомлювати, що його найважливіший обов'язок полягає в тому, щоб зробити підприємство здатним розробити і реалізувати стратегічну програму з тією повнотою, яку дозволяє юридична й економічна самостійність підприємства. Забезпечення такої здатності майже завжди пов'язана з перетвореннями організаційних форм, а також з введенням нових або змінених докорінно процесів прийняття рішень.
# 9632; Розбіжності з організаційних питань. Кожен досвідчений керівник вищого рангу знає, що стабільність в організаційній структурі підприємства, як правило, свідчить не стільки про внутрішню гармонію, скільки про успішне рішення конфліктних ситуацій. Існуюча структура, яка б вона не була, створює перешкоди для ефективної роботи, ускладнює досягнення цілей деяких відділів або підрозділів, недостатньо чітко висвітлює значення деяких функціональних ролей, допускає несправедливий розподіл влади, положень і повноважень і т.д. Коли виникають глибокі і стійкі розбіжності з приводу організаційної структури і особливо, коли вище керівництво сумнівається щодо оптимальної форми, єдиним виходом є ретельне вивчення структури. Зміна керівництва часто викликає рішення про реорганізацію. Одна група керівників може ефективно діяти в рамках конкретної структури. Група, яка прийде їм на зміну, може знайти таку форму зовсім не відповідає її підходу до проблем підприємства.