Прігарін М. В.,
практикуючий юрист, начальник юридичного відділу ТОВ «Инфа»
Прийом готівкових коштів
без каси і інкасація
Здача коштів в банк є не правом, а обов'язком компаній. Накопичення юридичною особою залишку готівки в касі понад установлений ліміт допускається тільки в певних випадках.
Чи можна «спрощенцям» приймати «готівку», якщо немає каси?
На нашу думку, просто прийняти «готівку» при відсутності каси не можна.
Як бути, якщо «спрощенець» прийняв «готівку»?
Помилки і виключення з правил трапляються у всіх. Але виникає питання: яким чином оформити прихід грошових коштів?
Касові документи оформляються:
- головним бухгалтером;
- бухгалтером або іншою посадовою особою (в тому числі касиром), визначеним у розпорядчому документі, або посадовою особою юридичної особи, фізичною особою, з якими укладені договори про надання послуг з ведення бухгалтерського обліку (далі - бухгалтер);
- керівником (при відсутності головного бухгалтера та бухгалтера).
Після цього, оскільки у «спрощенця» немає каси, він повинен здати кошти в банк.
Щоб не було ризиків суперечок щодо порушення законодавства, якщо у «спрощенця» є зареєстрована каса, але вона знаходиться у відокремленому структурному підрозділі, то доцільно оформити надходження грошових коштів через даний структурний підрозділ.
Деякі компанії і підприємці знаходять вихід із ситуації наступним чином: просять платника оформити платіжне банківське доручення і самостійно вносять від імені клієнта грошові кошти на розрахунковий банківський рахунок.
Крім того, сьогодні в багатьох банках працює система «банк онлайн», що дозволяє будь-якій людині переказувати грошові кошти на розрахунковий рахунок без використання готівки, і заміна готівкового розрахунку безготівковим також є дуже поширеним явищем, коли працівник від свого імені вносить грошові кошти на рахунок компанії через «банк онлайн», при цьому отримуючи гроші.
Однак всі ці способи є, скоріше, винятком із правил, оскільки не виключають і перевірки касової дисципліни податковим органом, і накладення штрафів.
Таким чином, рекомендується:
- оформляти касу і проводити касові операції через касовий апарат;
- здавати готівкову виручку в банк.
Порушення порядку роботи з готівкою і порядку ведення касових операцій, що виразилося, зокрема, в здійсненні розрахунків готівкою з іншими організаціями понад установлені розміри, тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі від 4000 до 5000 руб .; на юридичних осіб - від 40 000 до 50 000 руб.
Інкасація «готівки»
Що являє собою інкасація коштів? Дане поняття походить від італійського «класти в ящик» і являє собою збір і перевезення готівкових коштів.
Чому інкасація може бути вигідна компанії?
По-перше, інкасація представляє безпечний спосіб перевезення грошових коштів, і компанія не піддає ризику касира, а також виключає ризик крадіжки грошових коштів.
По-друге, з моменту передачі грошових коштів за них відповідає банк.
Для інкасації коштів необхідно укласти договір інкасації коштів. Вартість послуг розрізняється залежно від тарифів банку. Але найвигідніше по практиці інкасацію здійснювати в тому банку, де відкрито розрахунковий рахунок.
Порядок проведення інкасації наступний:
1. Прибуття інкасатора в організацію.
При прибутті в організацію інкасатор повинен пред'явити касиру:
- документи, що посвідчують особу;
- довіреність на перевезення грошових коштів;
- явочну картку;
- сумку, закріплену за клієнтом.
Інкасатор також видає сумку касиру. Видача в організації сумок з готівкою інкасаторських працівникам кредитної організації здійснюється за супровідної відомості до сумки 0402300. При цьому на підтвердження прийому інкасаторських працівником сумки з готівкою у організації залишається квитанція до сумки, що входить в комплект документів супровідної відомості до сумки 0402300, підписана інкасаторських працівником і містить відбиток штампа інкасаторського працівника.
Грошові кошти, що надходять до каси організації, підлягають здачі на рахунки в кредитних організаціях. Порядок і терміни здачі готівки встановлюються кредитною організацією з урахуванням територіального розташування організації, режиму роботи і специфіки діяльності. При цьому грошові кошти можуть бути здані в каси кредитної організації, інкасаторам, в ощадні каси або в каси поштових відділень.
Касир повинен пред'явити зразок пломби і передати сумку з готівкою, а також накладну до сумки 0402300 та квитанцію до сумки 0402300. На сумку складається спеціальна відомість.
3. Приймання сумки інкасатором.
При прийомі сумки з готівкою інкасатор підписує квитанцію до сумки, проставляє штамп, дату прийому сумки з готівкою і повертає квитанцію касиру. Якщо інкасатор виявив порушення цілості сумки або пломби або неправильне складання супровідної відомості до сумки, то прийом сумки не проводиться. Також інкасатор організовує перевезення грошових коштів та матеріальних цінностей в банк.
4. Передача грошових коштів в банк.
Касир в банку виробляє перерахунок готівки. При виявленні надлишку або недостачі складається акт розтину і перерахунку вкладених грошей.
В акті зазначаються: фірмове найменування банківської організації; дата; найменування компанії, яка здала грошові кошти; причина відкриття упаковки; сума готівкових коштів за даними касових документів; фактична сума готівкових коштів; відомості про приміщення, в якому здійснювався перерахунок готівки.
Акт перерахунку готівки підписується особами, які здійснювали перерахунок. Перший примірник акта передається працівнику банку, другий надсилається організації, третій примірник передається інкасаторських працівникам.
Інкасатори не несуть відповідальності за недостачу або надлишок грошових коштів, а також за фальшиві і неплатоспроможні банкноти, виявлені при перерахунку грошей, якщо інкасаторська сумка справна.
Відображення операцій в бухгалтерському обліку
Виручка від продажу товарів визнається доходом від звичайних видів діяльності (п. 5 ПБУ 9/99). В даному випадку виручка приймається до бухгалтерського обліку в сумі, обчисленої в грошовому вираженні, рівній величині надходження грошових коштів (п. 6 ПБУ 9/99). Оскільки виручка повинна надходити в касу, то вона відображається на рахунку 50, призначеному саме для касових операцій.
Товариство з обмеженою відповідальністю «Торговий дім», яка застосовує спрощену систему оподаткування, здає кошти один раз в три дні в банк. При цьому суспільство уклало з банком договір інкасації.
Вартість інкасаторських послуг становить 0,3% від суми інкасуються засобів.
У бухгалтерському обліку будуть зроблені наступні проводки:
Аналогічні проводки будуть зроблені в обліку і в разі виявлення, наприклад, фальшивої купюри.
У період з моменту передачі грошових коштів інкасаторам або безпосередньо кредитним організаціям, ощадних кас або поштовим відділенням здані грошові кошти враховують на активному синтетичному рахунку 57 «Переклади їсти дорогою».
Помилки при здачі готівки в банк
При здачі готівки в банк можуть виникнути різного роду помилки. Наведемо приклади:
- засновник видав позику компанії, а грошові кошти були відображені як виручка і здані в банк;
- клієнт помилково заплатив велику суму, ніж та, яка була відображена в якості виручки і здана в банк;
- була інкасована сума, отримана для видачі заробітної плати.
Насправді перераховувати подібні помилки можна нескінченно, важливо їх виправити в обліку. Виправити помилку в бухгалтерському обліку можливо шляхом сторнування операції.
Якщо були виявлені помилки в супровідних документах (наприклад, інкасатори приїхали, але бухгалтер розуміє, що була допущена помилка), неправильно вироблена запис закреслюється, на вільному полі картки робиться новий запис, завірена підписом касира організації. Інкасатору забороняється робити записи в явочній картці. У разі відмови від здачі готівки касир організації робить запис в явочній картці «Відмова» і завіряє її своїм підписом.
Однак набагато гірше, якщо бухгалтер не помітить помилку.
Справа в тому, що якщо бухгалтер або касир порушили порядок ведення касових операцій та роботи з готівкою (наприклад, провели розрахунки готівкою з іншою організацією понад установлений ліміт (100 000 руб. В рамках одного договору з юридичною особою або індивідуальним підприємцем) або не оприбутковувати в касу отриману з банку або від контрагентів готівку), на посадових осіб організації буде накладено адміністративний штраф в розмірі від 4000 до 5000 руб. а на саму організацію - від 40 000 до 50 000 руб.
На закінчення необхідно відзначити, що операції з готівковими коштами завжди викликають певні ризики. І завжди краще перевірити ще раз кілька разів кошти, інкасуються організацією, щоб уникнути як помилок, так і штрафів. Також доцільно уникати операцій по касі, якщо каса фактично відсутня.