Всім доброго дня! З вами Юрій Окунєв.
Чи знаєте ви про те, що велика кількість корисних речей часто ховається в сферах, які не мають, здавалося б, ніякого відношення до нашого роду діяльності? Наприклад, величезну допомогу може надати сектор ІТ-технологій. Так, пріоритет терміновість вплив - це показники, які використовуються для розміщення пріоритетів заявок в службах техпідтримки користувачів. Але, виявляється, ми з вами також можемо продуктивно застосовувати їх для своїх життєвих цілей.
матриця пріоритетів
У сфері IT, а конкретно, в тій її частині, яка займається обслуговуванням клієнтів, користувачів систем, використовується кілька важливих понять:
Для того щоб систематизувати співвідношення всіх цих показників, була розроблена спеціальна матриця:
Спочатку дивимося вгору таблиці. Вибираємо цифру, відповідну ступеня впливу інциденту. І цифру, що відзначає ступінь терміновості проблеми. На перетині цих двох показників знаходимо значення, яке буде символізувати пріоритет виконання завдання. У нижній правій колонці ми знайдемо інформацію про час, що вимагається для усунення форс-мажору.
Кількість пріоритетів може бути будь-яким - в залежності від завантаженості вашої сфери діяльності. Що стосується часу для вирішення проблеми, то воно також може варіюватися з поправкою на особливості роботи компанії. Більш того, пріоритет під впливом зовнішніх і внутрішніх факторів може змінюватися ще до того, як вийшов термін інциденту.
У підсумку, ми отримуємо непогану матрицю-шаблон, яка допоможе нам з гідністю вирулювати навіть з найскладніших і неприємних ситуацій, коли в наявності аврал, завал і «повний дурдом». Залишається тільки визначитися з тим, як призначати параметрам терміновості і впливу ті чи інші цифри, адже саме від їх коректності буде залежати грамотність розстановки пріоритетів.
Визначаємо значення показників
Почнемо зі терміновості. Тут вказати якісь універсальні цифри, які будуть гарні для будь-якої галузі, будь-якої компанії, просто неможливо. Але не поспішайте засмучуватися. Існує одна дуже важлива базове правило, якого завжди потрібно дотримуватися - раніше інших потрібно усувати складнощі, які загрожують вам найбільшими фінансовими втратами. Причому як прямими, так і непрямими. До других можна віднести, наприклад, переманювання вашого головного замовника, іншою фірмою.
Тепер що стосується впливу. Оцінюючи його, необхідно враховувати, як мінімум, наступні фактори:
- Тип інциденту. Наприклад, це може бути запит від клієнта / партнера, кадрове питання, складність у фінансовій або юридичній системі, проблема в маркетинговому секторі і т.д.
- Масовість. Як багато людей / відділів / послуг / товарів в компанії він зачіпає? Тут можна прийняти значення «один», «група», «все».
- Спрямованість впливу. Пересічний споживач / замовник / відділ, VIP клієнт / життєво важливе підрозділ фірми.
- Час виникнення. Скільки годин / днів / тижнів назад?
Визначивши по кожному фактору показники з високим, середнім і низьким ступенем впливу, ви зможете потім проаналізувати всю сукупність даних і зрозуміти, наскільки сильно проблема впливає на справу. Наприклад, в зоні підвищеної уваги можуть виявитися:
- фінансовий або юридичний відділи;
- завдання, що зачіпають більшу кількість людей / відділів / послуг / товарів;
- VIP-напрямок;
- труднощі, які чекають рішення найдовше.
Але це, щоб ви розуміли, лише приклад. На ділі колосальне значення може грати і проблема, що впливає лише на одного, але надзвичайно важливого клієнта. Або інцидент, який виник найпізніше. Тому доведеться все ретельно зважувати і оцінювати!
Більш того, при визначенні черговості усунення інцидентів слід враховувати ще й тривалість очікування. Так, наприклад, на усунення першої по пріоритету проблеми знадобиться 4 години. А другий - 2. В результаті, якщо ми будемо спочатку вирішувати завдання №1, а потім №2, то перший інцидент буде чекати свого рішення 4 ч, а другий - 4 + 2 = 6 годин.
У підсумку, усунення двох проблем обійдеться нам о 10 годині, протягом яких наші клієнти будуть чекати. Якщо ж ми спочатку розберемося з другим інцидентом (2 години очікування), а потім з першим (2 + 4 = 6 годин), то «розрулювання» цих же двох проблем займе всього 8 годин.
Ефектний фокус, правда? Я навів лише один з численних інструментів планування часу. Ще більше корисних секретів ви дізнаєтеся з мого курсу тайм-менеджменту. Вас чекає потужна теоретична підготовка та опрацювання знань на практиці під моїм суворим контролем.
В якості одного з ефективних інструментів ТМ рекомендую ознайомитися зі зручним органайзером LeaderTask. незамінним в плануванні ваших справ. У програмі можливо не тільки зберігання будь-якої інформації: проекти, документи, зображення, будь-які файли, але і постановка короткострокових і довгострокових завдань, а також визначення ступеня важливості кожної з них.
На цьому все. До нових публікацій! Якщо ви ще не оформили підписку на блог, то саме час це зробити. Попереду багато цікавого. Ваш Юрій Окунєв.