Всі ми люди, і ніхто з нас від помилок не застрахований - в тому числі і бухгалтер, чия професія сама по собі вимагає від нього граничної уважності. Незважаючи на всі обережності, робота з цифрами може спричинити за собою помилки в платіжних дорученнях і звітах. Як же виправити таку помилку, якщо, припустимо, платіжка вже віддана в банк?
Помилок, що підстерігають бухгалтера при складанні платіжного документа, існує чимало. По-перше, в документі може бути неправильно вказано номер рахунку або договору. Цифр в них, як правило, так багато, що їх можна просто переплутати, навіть якщо бути гранично уважним. По-друге, часто бухгалтери невірно обчислюють, наприклад, суму ПДВ або навіть замість фрази «за обслуговування» у відповідній графі вказують «за обладнання». Так чи інакше, помилка допущена, і залишається тільки вирішити, як вийти з подібної ситуації з мінімальними втратами.
Наприклад, для виправлення невірного тексту в графі «Призначення платежу» слід скласти офіційний лист в чотирьох примірниках, які мають пройти той же шлях, що і платіжне доручення. У цих листах вказується заяву про те, що невірний текст в платіжному документі слід замінити на інший. Далі все чотири примірники передаються в банк. Один з них там і залишиться, другий буде повернуто з відміткою банку про отримання клієнту, і, нарешті, третій і четвертий підуть в банк контрагента. Тут лист з виправленим текстом також буде передано клієнтові, а другий його примірник - підшитий в матеріалах справи до платіжним дорученням з невірно вказаним призначенням. Таким чином, всі сторони, що брали участь в перерахуванні коштів - платник, одержувач і два обслуговуючих банку, - матимуть в своєму розпорядженні документ, що виправляє неправильний текст раніше проведеної платіжки. Теоретично банки повинні надавати дану послугу безкоштовно, але деякі з них можуть запросити за неї певну суму.
Ось як має виглядати лист між організаціями про допущену і виправлену помилку, щоб у банку або податківців не виникло згодом претензій.
«Директору ТОВ« Транзит »
Іванову І.І
Директор ЗАТ «Кульбаба» Петров П.П. »
Якщо помилка в призначенні платежу не спричинить змін в оподаткуванні фірми, можна обійтися і без листів до банку. Але якщо зазначені зміни присутні, то краще листи все-таки написати, навіть якщо з моменту помилки пройшло досить багато часу. Найчастіше такий документ може зажадати контрагент, з яким теж не хочеться зіткнутися в подальшому з будь-якими проблемами.
Але часом буває і так, що співробітники банку просто відмовляються прийняти такий лист, адже їм теж не хочеться розбиратися в наслідках чужий помилки. Тут слід апелювати до законодавства, а саме до розділу III Цивільного кодексу - до загальної частини обов'язкового права і главі 46. Можна пустити в хід і главу 45 - Банківський рахунок.
З іншого боку, можна зрозуміти і співробітників банку. По-перше, їм теж доводиться звітувати перед контролюючими органами. Виходить, що через одну втраченої пояснювальній банк повинен буде платити штраф або намагатися відновити чужу помилку швидкими темпами. Це створить чимало проблем не тільки йому, але і його клієнту, тобто вам. Ні, звичайно, частіше за все особливих неприємностей не буває, особливо якийсь час по тому. Але краще відразу зробити все чітко і спати спокійно. До того ж при такому розкладі фірма ділить відповідальність навпіл з банком. Він завжди може підтвердити факт переказу коштів і т.п. якщо з боку партнерів або податкової виникнуть будь-які питання. Втім, далеко не всі керівники фірм і бухгалтери задоволені таким розкладом. Багатьом все це здається занадто важким. Що ж, кожен сам для себе вирішує, як йому краще виправити помилки і організувати свою роботу.
Про те, які дії слід зробити в разі помилки, допущеної при складанні платіжки, розповідає старший бухгалтер групи взаєморозрахунків Куніцина Марія:
«Зазвичай у разі невірно зазначеного призначення платежу складається офіційний лист, що інформує одержувача про допущену помилку. У ньому вказується, в чому полягала неточність і яке вірне призначення платежу слід вважати. Такий документ зазвичай узгоджується між бухгалтеріями платника і одержувача, і банк при цьому інформувати не обов'язково. Однак у моїй практиці був випадок, коли з нашого розрахункового рахунку сума по платіжці була списана, але не зарахована на рахунок одержувача. При цьому банк поінформував нашого контрагента про те, що в зв'язку з допущеною помилкою на його приводу не зараховані кошти. Тому ми як платник оформили офіційний лист про виправлення помилки і передали його в свій банк і банк одержувача, а також один примірник передали самому одержувачу платежу ».