В результаті роботи експертної комісії утворюються чотири групи документів з різними термінами зберігання:
постійного зберігання в державних архівах;
тимчасового зберігання у відомчому архіві (понад 10 років);
тимчасового зберігання (до 10 років);
підлягають знищенню в зв'язку з закінченням терміну зберігання.
У відомчий архів передаються справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Їх передача відбувається тільки за описами. Справи тимчасового (до 10 років) зберігання не підлягають здачі в відомчий архів. Вони зберігаються централізовано службою документаційного забезпечення або в структурних підрозділах і після закінчення термінів зберігання підлягають знищенню. Після затвердження описів на справи постійного зберігання архівної установи дозволяє установі знищити документи з тимчасовими термінами зберігання. Знищення документів оформляється актами. Акт про виділення до знищення документів і справ підписують голова і члени ЕК, стверджує керівник установи.
Порядок знищення справ з стікаючи термінами зберігання з грифом «ДСК» визначається спеціальними інструкціями.
оформлення справ
Оформлення справи підготовка справи до зберігання відповідно до встановлених правил.
Формування справи закінчується після завершення року, коли підшиті останні документи за минулий рік. Після цього проводиться робота з оформлення справ для подальшого зберігання або передачі їх до відомчого архіву.
Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.
Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу.
Повне оформлення справи передбачає:
підшивку чи палітурку справи;
нумерацію аркушів у справі;
складання засвідчувального напису справи;
складання, в необхідних випадках, внутрішнього опису документів справи;
внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення назви організації, діловодного індексу та заголовка справи, дати справи та ін.) (Малюнок 9.3).
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: справи дозволяється зберігати в скоросшивателях, не проводити пересістематізацію документів у справі, листи діла не нумерувати, засвідчувальні написи й составлять.
Документи, що становлять справу, підшиваються на чотири проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів.
Справи постійного зберігання, що складаються з документів особливої науково-історичної та іншої цінності або неформатних документів, зберігаються в закритих твердих папках з трьома клапанами і з зав'язками.
При наявності в справі особливо цінних документів, а також незатребуваних особистих документів (трудові книжки, документи про освіту), вони вкладаються в конверт, який потім підшивається в цю справу.
В кінці кожної справи підшивається чистий бланк форми для засвідчувального напису, а на початку справи - бланк-форми для внутрішнього опису документів. Документи, включені в справу, все листи його, крім листів засвідчувального напису та внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами в правому верхньому куті, не зачіпаючи тексту документа, чорним графічним олівцем або нумератором. Листи справ, що складаються з декількох томів, нумеруються по кожному тому окремо. Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку. Підшиті до справи конверти з вкладеннями нумеруються, при цьому спочатку нумерується конверт, а потім черговим номером кожне вкладення в конверті. Для обліку кількості аркушів у справі та фіксації особливостей їх нумерації складається засвідчувальний напис справи. Складати заверительную напис на обкладинці справи або зворотному боці аркуша забороняється.
Форма листа-завірителя справи дана в додатку до «Основним видам державних архівів», «Основних правил роботи відомчих архівів». Форми не ідентичні, але склад інформації, що вноситься в форми, однаковий.
Лист-засвідчувач СПРАВИ №
У справі підшито і пронумеровано 234 (двісті тридцять чотири) л. + 2л. внутрішнього опису, в тому числі літерні аркуші 98а, 124а, 124б.
Лист 117 має фізичні ушкодження - розрив і склейка.
Секретар Підпис П.І.Б. Дата
Малюнок 9.4. Форма листа-завірителя
Найбільш цінні в історичному та художньому відношенні документи (креслення, рукописи і т.д.) не підшиваються, а вкладаються в папки з трьома клапанами і зав'язками або спеціальні коробки. Якщо таких документів небагато і вони невеликого формату, їх можна помістити в конверти, які потім підшиваються в справу.