Олександр Орлов, керуючий партнер Школи менеджерів Стратоплан
Продовжуємо серію наших 5-хвилинних майстер-класів. Сьогодні - про проведення нарад.
Як вести наради. Основні правила: відкриття, ведення та т.д.
Тут багато що залежить від вашої ролі в нараді - вас запросили як учасника, або ви цю нараду самі збираєте? Але в загальному і цілому, для проведення наради важливі чотири «П»: порядок, підготовка, проведення, протокол.
П1 - Порядок. В ідеалі, перед нарадою добре б мати на руках його порядку (в англійській термінології Agenda), написану приблизно в такому форматі:
Пункти обговорення добре б впорядкувати від найважливіших до самим неважливим. Навіть якщо не вдасться все обговорити, найважливіше вирішите.
Важлива історія - метод прийняття рішення. Методи можуть бути різними:
- Консенсус (ми повинні все погодитися з прийнятим рішенням);
- Голосування (як вирішить більшість, так і будемо робити);
- Консультативний (лідер наради всіх послухає і прийме рішення);
- ...
Але цей метод треба прописати / проговорити заздалегідь - перед початком обговорення. Інакше половина народу буде чекати консенсус, і дуже турбуватимуться, коли побачать, що ви прийняли рішення в поодинці. Почнуться суперечки, образи, заходи на друге коло - все, що ми любимо.
І друга важлива річ: очікуваний результат. Ми всі пообговорювати, щоб отримати що? Рішення? План дій? Список ідей? Що саме? А то потім, як зазвичай. Виходить, що обговорюємо різне.
П2 - Підготовка. Маючи на руках повістку, добре б підготуватися, відповівши на кілька запитань:
Що особисто ви хочете отримати від наради? Запишіть це і тримайте під рукою. Інакше в запалі обговорень і боротьби забудете, навіщо прийшли.
Про що особисто вас можуть запитати? Які дані можуть вам стати в нагоді? Підготуйте їх заздалегідь і тримайте поруч. Ніщо не робить такого відмінного враження, як заздалегідь продумані питання і підготовлені відповіді.
П3 - Проведення. В процесі обговорення зазвичай повинні виконуватися чотири ролі (не дуже знаю, як їх коректно перекласти російською - звик до них англомовним?):
- Facilitator - той, хто заохочує обговорення і включає в обговорення всіх учасників, якщо це необхідно.
- Time Keeper - той, хто стежить за часом і періодично каже: «Колеги, у нас залишилося 3 хвилини. Давайте вже щось вирішимо. »
- Recorder - той, хто записує хід обговорення, прийняті рішення та призначені дії.
- Gate Keeper - той, хто стежить, щоб обговорення не йшло в бік, і час від часу говорить: «Друзі, важливість вчорашнього футбольного матчу Ліги Чемпіонів не підлягає сумніву, але давайте все-таки повернемося до нашого питання.»
Одна людина може поєднувати в собі всі чотири ролі. Але в цьому випадку нараду буде йти повільніше. Всі будуть чекати, поки він запише, що обговорили, щоб перейти до наступного питання. Краще ролі розділити. Наприклад, одна людина може бути Facilitator + Gate Keeper, а інший - Recorder + Time Keeper.
Навіть якщо ви не є тим, хто збирає нараду, ви завжди можете взяти на себе будь-яку роль. Наприклад, в кінці жарких обговорень говорити: «Колеги, добре обговорили, я тільки не до кінця зрозумів, хто, що і коли буде робити.» Це відразу додає +5 до вашої карму конструктивного людини.
Зрозуміло, що це не панацея і не срібна куля. Також зрозуміло, що не треба доводити до абсурду і кожну коротку планерку випереджати потужної порядком і детальним протоколом. Здоровий глузд допомагає всюди. Але якщо зараз у вас з нарадами не дуже, подивіться, де дає збої. Яке з чотирьох «П» може поліпшити ситуацію.