1. Розрахунок кількості днів відпустки, що підлягають компенсації
Згідно ст. 2 ТК РФ основна оплачувана відпустка надається працівникам щорічно з метою забезпечення їх права на відпочинок. Тривалість цього відпочинку не може бути менше 28 календарних днів на рік (ст. 115 ТК РФ). Перенесення відпустки на наступний робочий рік допускається лише у виняткових випадках, коли надання відпустки в поточному році може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи організації (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Таким чином, як випливає з наведених норм, відпустка тривалістю не менше 28 календарних днів повинна надаватися працівникові за кожен пророблений їм робочий рік.
Ситуація з практікі.Может працівник просити замінити грошовою компенсацією частину щорічної відпустки тривалістю 28 календарних днів, якщо за два роки він використовував тільки 14 днів?
У даній ситуації роботодавець не має права задовольнити прохання працівника.
Згідно ч. 2 ст. 126 ТК РФ при підсумовуванні щорічних оплачуваних відпусток грошової компенсації підлягає та частина кожного відпустки, яка перевищує 28 днів. В даному випадку відпустки за два роки не перевищують 28 днів кожен, і тому заміна частини цієї відпустки грошовою компенсацією не може бути здійснена. Чи надавати всю відпустку одночасно або по частинах, сторони мають право вирішити самостійно.
Згідно ч. 3 ст. 126 ТК РФ не допускається заміна грошовою компенсацією щорічної основної оплачуваної відпустки та щорічних додаткових оплачуваних відпусток таким працівникам:
- особам віком до 18 років.
Крім того, не можна замінити грошовою компенсацією щорічно додаткова оплачувана відпустка, яка надається працівникам, зайнятим на роботах зі шкідливими і (або) небезпечними умовами праці. Винятком є виплати грошової компенсації за невикористану відпустку при звільненні, а також за частину щорічної додаткової оплачуваної відпустки, що перевищує його мінімальну тривалість - сім календарних днів (ч. 3 ст. 126 і ч. 2, 4 ст. 117 ТК РФ).
3. Видання наказу про заміну відпустки грошовою компенсацією
На підставі заяви працівника роботодавець видає наказ про заміну йому частини відпустки грошовою компенсацією. Оскільки уніфікована форма такого наказу не затверджена, він складається в довільній формі. У наказі слід вказати ПІБ та посада працівника, кількість днів відпустки, що підлягають заміні грошовою компенсацією, і розрахункового періоду, підстава видання даного документа (реквізити заяви працівника).
З наказом необхідно ознайомити працівника під підпис.
4. Оформлення особової картки при заміні щорічної відпустки грошовою компенсацією
В особову картку працівника (уніфікована форма N Т-2) в розділ VIII "Відпустка" необхідно внести інформацію про заміну частини щорічної оплачуваної відпустки грошовою компенсацією. Так, в графі 1 "Вид відпустки" слід вказати, яку відпустку замінюється грошовою компенсацією (основний, додатковий), графи 2 і 3 "Період роботи" заповнюються за загальними правилами. У графі 4 "Кількість календарних днів відпустки" слід відобразити кількість днів, яке підлягає заміні. У графах 5 і 6 потрібно зробити запис: "заміна відпустки грошовою компенсацією", а в графі 7 "Підстава" вказати реквізити наказу.
5. Внесення змін до графіку відпусток при заміні щорічної відпустки грошовою компенсацією
При заміні частини щорічної відпустки грошової компенсації відповідну інформацію необхідно відобразити в графіку відпусток. Для цього в графі 10 "Примітка" необхідно зробити запис про те, що частина щорічної відпустки (вказати кількість днів) замінена грошовою компенсацією. Також потрібно відобразити реквізити наказу про заміну відпустки грошовою компенсацією.