У більшості випадків відрахування ПДВ можливий тільки на підставі рахунку-фактури. Податковий кодекс містить певні вимоги до складання та реквізитами рахунку-фактури. Вони є обов'язковими і перераховані в п. П. 5 і 6 ст. 169.
Якщо постачальник не виконає ці вимоги, покупець не зможе прийняти до відрахування ПДВ. Оскільки інспектори, виявивши, що рахунок-фактура оформлений з помилками, можуть визнати відрахування ПДВ по такому документу неправомірним. В обгрунтування своєї позиції вони наводять п. 2 ст. 169 Податкового кодексу: "рахунки-фактури, складені і виставлені з порушенням порядку. Не можуть бути підставою для прийняття пред'явлених. Сум податку до відрахування".
Однак податківці не завжди мають рацію. Розглянемо нижче, які помилки в рахунках-фактурах приведуть до відмови у відрахуванні, а які - ні.
Відомості про покупця і продавця
У перших рядках рахунки-фактури наводять відомості про постачальника і покупця товарів (робіт, послуг). Вони нерідко викликають нарікання у податкових інспекторів. Тому, отримавши рахунок-фактуру від постачальника, потрібно перевірити, чи всі реквізити заповнені достовірно. Наприклад, чи правильно вказано назву постачальника, чи відповідає воно установчих документів.
Крім того, якщо реквізити постачальника не відповідають даним ЕГРЮЛ, податківці починають підозрювати продавця в несумлінності. Через це вони можуть відмовити покупцеві у відрахуванні ПДВ.
Тому якщо при перевірці інспектори виявлять в рахунку-фактурі недостовірні відомості про продавця товару (роботи, послуги), то право на відрахування, швидше за все, доведеться відстоювати в суді. Але якщо судді не побачить у ваших діях сумнівних схем, вони відхилять претензії податківців.
"Вантажовідправник." І "Вантажоодержувач."
При заповненні рахунки-фактури в рядках 3 і 4 вказують повне або скорочене найменування вантажовідправника (вантажоодержувача) відповідно до установчих документів. При цьому дозволено по рядку 3 писати "він же", якщо продавець і вантажовідправник одне і те ж обличчя.
Підписи на рахунку-фактурі
Якщо рахунок-фактуру виставляє індивідуальний підприємець, то він підписує його самостійно. У рахунку-фактурі він повинен вказати реквізити свого свідоцтва про державну реєстрацію.
Майте на увазі: якщо ваш постачальник порушить ці вимоги, податкова інспекція відмовить вам у відрахуванні ПДВ. При цьому можуть виникнути такі спірні ситуації.
Фірма отримала рахунок-фактуру, завірений факсимільним підписом за допомогою програми.
Арбітражна практика з цього питання неоднозначна.
Проте, щоб уникнути судових розглядів, заздалегідь попросіть продавця оформити для вашої фірми рахунок-фактуру з власноручним підписом посадових осіб.
Нерідко податкові інспектори відмовляють у відрахуванні ПДВ, якщо в рахунку-фактурі, виставленому постачальником, немає розшифровок підписів керівника та головного бухгалтера (або інших уповноважених осіб).
Однак Податковий кодекс не передбачає обов'язкової розшифровки підписів керівника та головного бухгалтера в рахунку-фактурі. Цієї позиції дотримуються і арбітражні суди. У більшості випадків вони не приймають звинувачення податківців і виносять рішення на користь фірм.
Зверніть увагу: нерідко рахунки-фактури за керівників і головних бухгалтерів підписують інші працівники, які не уповноважені на те наказом або дорученням. Якщо при перевірці інспектори це виявлять, то прийняти на підставі таких рахунків-фактур податок до відрахування ви не зможете.
Тому, якщо ви не хочете сперечатися з контролерами, поцікавтеся у постачальника при укладанні угоди, хто уповноважений підписувати рахунки-фактури від імені керівника і головного бухгалтера. Одночасно попросіть копії відповідних документів (наказу, довіреності тощо).
Найменування товару (опис виконаних робіт, наданих послуг)
При заповненні рахунки-фактури в графі 1 фірми вказують найменування відвантажених товарів або опис виконаних робіт, наданих послуг.
Іноді продавці не розшифровують такі назви або пишуть тільки технічний код товару (артикул). Наприклад, "Р-10568" або "КЛ390 / 58".
Податкові інспектори переконані, що найменування повинно дозволяти чітко визначити, які товари відвантажені, роботи виконані, послуги надані. Отже, узагальнення неприпустимо. Наприклад, якщо відвантажується кілька видів товару, найменування кожного виду записують в рахунку-фактурі окремим рядком. В іншому випадку ПДВ за таким рахунком-фактурою прийняти до відрахування не можна.
Проте, якщо ви не хочете вступати в судові тяжби з податковою, попросіть продавця вказати в графі 1 загальновідоме найменування товару. І тільки потім його марку (наприклад: "Автопокришки автомобільні 18.00-25 ВФ-76 БМ БШК").
Дата оформлення рахунку-фактури
За правилами Податкового кодексу рахунки-фактури треба виписувати протягом п'яти календарних днів з дня отримання авансу і протягом цього ж терміну після відвантаження товару (виконання роботи, надання послуги, передачі майнових прав). Таким днем вважають дату, зазначену в товарною накладною або акті виконаних робіт. Виписувати рахунок-фактуру пізніше цього терміну законодавство не дозволяє (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Разом з тим п. 2 ст. 169 Податкового кодексу говорить: заборонено приймати ПДВ до відрахування за рахунком-фактурою, який виставлений з порушенням правил, встановлених в п. П. 5 і 6 цієї статті. А термін оформлення рахунку-фактури визначено в ст. 168 Кодексу.
Значить, навіть якщо дата оформлення рахунку-фактури, виданого вам постачальником, не відповідає цьому терміну, ПДВ по ньому можна прийняти до відрахування. Тим більше що Податковий кодекс не передбачає відповідальності за подібне порушення.
Однак на практиці податкові інспекції часто відмовляють фірмам у відрахуванні ПДВ. Особливо, якщо рахунок-фактура виставлений в більш пізні терміни, ніж це встановлено ст. 168 Кодексу.
Як виправити рахунок-фактуру
В якому періоді можна застосувати відрахування по ПДВ
Нагадаємо, що якщо продавець вніс в рахунок-фактуру будь-які виправлення, то він запевняє їх своєю печаткою і підписом керівника та вказує дату виправлень.
Покупець, який отримав виправлений рахунок-фактуру, надходить в такий спосіб.
1. Якщо "дефектний" рахунок-фактура не була зареєстрована в книзі покупок, то після внесення виправлень фірма може зробити такий запис і прийняти ПДВ до відрахування.
2. Якщо фірма вже зареєструвала "дефектний" рахунок-фактуру в книзі покупок і прийняла до відрахування ПДВ, то запис в книзі потрібно анулювати (відрахування сторнувати). Для цього оформляють додатковий лист книги покупок і здають уточнену декларацію з ПДВ за той квартал, в якому був заявлений податкове вирахування. А виправлений рахунок-фактуру можна зареєструвати в книзі покупок тільки на дату внесення виправлень, зазначену в рахунку-фактурі.
Судова практика з цього питання довгий час була неоднозначною. Одні суди підтримували платників податків, інші - податківців.
Таким чином, у фірм з'явилося більше шансів відстояти право на відрахування ПДВ в більш ранньому періоді.
Отже, з урахуванням всіх розглянутих ситуацій можна дати одну універсальну пораду.
Якщо ж помилки допущені в тих даних, які вже зареєстровані в книзі покупок, і вона ведеться в електронному вигляді, то поправте книгу заднім числом. При цьому оформляти додатковий лист не потрібно.
Бувають ситуації, коли виправити книгу покупок заднім числом неможливо. Наприклад, змінилися числові показники за попередній квартал, а податкова декларація з ПДВ вже здана.
В цьому випадку потрібно занести виправлений рахунок-фактуру в додатковий лист книги покупок за той квартал, в якому був зареєстрований рахунок-фактура до внесення в нього виправлень. Тобто спочатку робиться запис по анулюванню початкового рахунку-фактури і відразу ж запис по реєстрації виправленого.
На підставі отриманого рахунку-фактури бухгалтер "пасиву" зробить запис у книзі покупок за III квартал і наступні проводки:
Дебет 19 Кредит 60
- 3600 руб. - врахований ПДВ по придбаних товарах;
Дебет 68, субрахунок "Розрахунки з ПДВ", Кредит 19
- 3600 руб. - ПДВ прийнятий до відрахування.
Дебет 41 Кредит 60
- 20 000 руб. - сторнирована невірна вартість оприбуткованих товарів;
Дебет 19 Кредит 60
- 3600 руб. - сторнований ПДВ по помилковому рахунку-фактурі;
Дебет 68, субрахунок "Розрахунки з ПДВ", Кредит 19
- 3600 руб. - сторнований ПДВ, прийнятий до відрахування по хибному рахунку-фактурі;
Дебет 41 Кредит 60
- 200 000 руб. - оприбутковано партія товарів по виправленому рахунку-фактурі;
Дебет 19 Кредит 60
- 36 000 крб. - врахований ПДВ по виправленому рахунку-фактурі;
Дебет 68, субрахунок "Розрахунки з ПДВ", Кредит 19
- 36 000 крб. - ПДВ по виправленому рахунку-фактурі прийнятий до відрахування.
Бухгалтер "пасиву" повинен здати в податкову інспекцію уточнену декларацію з ПДВ за III квартал, заявивши в ній право на відрахування податку по виправленому рахунку-фактурі.
Рахунок-фактура з ПДВ від неплатника податку
Фірми - платники ПДВ - намагаються не купувати товари (роботи, послуги) у компаній, які цей податок не платять. Наприклад, у фірм, які застосовують УСН, ЕНВД, звільнених від сплати ПДВ, а також у платників єдиного сільгоспподатку. Оскільки в цьому випадку вхідний ПДВ відсутній.
Однак заради збереження клієнтів неплатники ПДВ іноді виділяють податок в виставляються рахунках-фактурах.
Рахунок-фактура із зазначенням невірної ставки ПДВ
Фірми, які займаються зовнішньоторговельними операціями, дуже часто вдаються до послуг перевізників.
З послуг з міжнародних перевезень російські фірми платять ПДВ за ставкою 0% (за винятком залізничних перевезень). Однак деякі перевізники не бажають зв'язуватися з підтвердженням нульової ставки. Тому вказують в своїх рахунках-фактурах ПДВ за ставкою 18%.
При отриманні такого рахунку-фактури виникає закономірне питання: чи можна за нього прийняти ПДВ до відрахування?
На перший погляд все умови для цього виконані. Послуги використані в операціях, що обкладаються ПДВ, від транспортної компанії отримано рахунок-фактура (п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Однак, якщо ви вирішите прийняти такий ПДВ до відрахування, швидше за все, вам доведеться відстоювати свою позицію в суді.
На думку податківців, якщо перевізник виставив вам в рахунку-фактурі ПДВ за ставкою 18%, прийняти до відрахування ПДВ ви не зможете. Навіть якщо перевізник заплатить податок в бюджет.
Таким чином, якщо ви все ж пред'явіть до відрахування ПДВ, обчислений за хибною ставкою, не забувайте про податкові ризики, пов'язані з таким рішенням.
Купівля товару в магазині
На практиці трапляються ситуації, коли при оформленні покупки продавець не видає рахунок-фактуру взагалі. Це відбувається, коли працівники фірми купують в роздрібних магазинах товари за готівкові підзвітні гроші. Як правило, покупець отримує лише товарний чек і чек ККМ.
Чи можна в цьому випадку прийняти вхідний ПДВ до відрахування?
До недавнього часу це питання було предметом постійних суперечок між податківцями та фірмами.
Контролери наполягали, що відрахування застосувати не можна. Так як єдиний документ, що підтверджує право на відрахування, - рахунок-фактура, отриманий від продавця.
Майте на увазі: такі вимоги не засновані на законі.
Іншими словами, законодавство дозволяє прийняти до відрахування ПДВ по товарах, купленим в роздрібному магазині, і без рахунки-фактури. Головне, щоб сума податку була виділена в касовому і товарному чеках.
Однак при проведенні виїзної перевірки податкові інспектори звертали увагу на відсутність рахунку-фактури і відмовляли у відрахуванні ПДВ.
Проте, якщо ви не готові відстоювати свою позицію в суді, можете поступити таким чином.
Оформіть на працівника, що робить покупку за готівку, довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей. Цей документ підтверджує, що людина купує товари не в особисте користування, а за дорученням фірми.
У багатьох великих магазинах є спеціальні договірні відділи, де представнику фірми, який купив товари за готівкові, випишуть рахунок-фактуру, накладну і прибутковий касовий ордер. В таких документах ПДВ виділяють окремим рядком, тому його можна прийняти до відрахування.