Всі вхідні та вихідні листи секретар реєструє з присвоєнням унікального номера, заносить в базу. Як правильно реєструвати листи, розповімо в матеріалі.
Реєстрація листи - це збереження даних про нього в обліковій програмі або базі даних, які підтверджують факт створення і шлях до організації або з неї. База даних організації з обліковими даними по всіх листів та інших документів використовується для контролю і виконання. Реєструють листи, які вимагають відповіді або з відміткою «до виконання».
Список листів, які реєструє секретар
Способи реєстрації вхідних і вихідних листів в організації
Розрізняють три види реєстрації листів:
- журнальну (за допомогою журналу обліку),
- карткову (за допомогою картотеки),
- автоматизовану (за допомогою спеціального програмного забезпечення).
Третя найбільш зручна і поширена зараз.
Отже, реєструються листи централізовано, наприклад, в канцелярії або на ресепшн. Найчастіше це робить секретар або інший призначений працівник відділу діловодства.
Для реєстрації листа не має значення спосіб, яким воно було доставлено.
- коли воно отримано організацією або передається кур'єру (на пошту) з організації,
- реєстраційний номер або індекс, присвоєний листа вами,
- відправник листа,
- дата написання листа,
- реєстраційний номер або індекс відправника (для вхідних листів),
- заголовок листа,
- резолюція (після винесення),
- термін виконання (якщо є),
- виконавець,
- хід виконання,
- номер справи, куди буде відправлено лист після виконання.
Як видно зі змісту реєстраційної картки, заповнити всі поля відразу неможливо. Вони заповнюються поступово в міру виконання листа. Автоматизована реєстрація зручна тим, що діловод може передбачити і інші поля, якщо це необхідно:
Вимоги до реєстрації листів в організації
Проблеми при неправильній реєстрації вхідних листів
Якщо при отриманні або відправці ділової кореспонденції порушені вимоги до реєстрації листів в організації, можуть виникнути такі проблеми:
- втрата важливої інформації від партнерів, клієнтів, працівників, державних органів;
- відсутність доказової бази з приводу входить або виходить інформації;
- претензії наглядових органів щодо невиконання вимог і попереджень, переданих в формі ділового листа;
- претензії працівників, в тому числі судові, з приводу невидачі трудової книжки, кваліфікації причин відсутності і так далі;
- відсутність можливості провести внутрішнє розслідування сумлінності виконання обов'язків та з інших причин.
Найнеприємніші наслідки через не реєстрованих листів очікують організацію, якщо буде судовий розгляд з наглядовими органами або працівниками. В цьому випадку довести, наприклад, що терміни не порушені або, навпаки, пройшли, що роботодавець належним чином поінформував працівника про зміни або про необхідність забрати трудову книжку, організація не зможе, тому що не буде мати документальних підтверджень дій. Також якщо виявиться, що є розбіжності між зазначеним в вихідному документі індексі з даними в базі організації, можуть знайтися підстави для підозр у фальсифікації документів.
Анонси майбутніх номерів