не віддам, тому що у вас документів немає. »
з книги Е. Успенського
"Троє з Простоквашино".
Документ це матеріальний об'єкт, що має юридичну (правову) значимість із зафіксованою на ньому інформацією, призначений для передачі в часі і просторі з метою його зберігання і використання.
Деловойстіль - це сукупність мовних засобів, функція яких - обслуговування сфери офіційно-ділових відносин, т. Е. Відносин, що виникають між органами держави, між організаціями або усередині них, між організаціями і приватними особами в процесі їх виробничої, господарської і юридичної діяльності.
Як правило, документ складається і оформлюється на основі правил і вимог прийнятого стандарту: Єдиної державної системи діловодства (ЕГСД). Форма документів різних видів уніфікована.
1.Язик і стиль комерційної коресспонденціі.
Неоднорідність тематики і різноманітність жанрів дозволяє виділити в розглянутому стилі два різновиди, однією з яких є побутово-діловий стиль, до якого відноситься комерційна кореспонденція: приватні ділові папери (заява, доручення, розписка, автобіографія, рахунок і ін.). Вона характеризується певною стандартизацією, що полегшує її складання і використання і розрахованої на економію мовних засобів, на усунення невиправданої інформаційної надмірності.
Мова і стиль інструктивно-методичних документів.
Офіційно-діловий стиль - це стиль документів: міжнародних договорів, державних актів, юридичних законів, постанов, статутів, інструкцій, службового листування, ділових паперів і т.д. Документи - це письмові тексти, що мають юридичну (правову) значимість. Незважаючи на відмінності в содеожаніі і різноманітність жанрів, офіційно-діловий стиль в цілому характеризується рядом спільних рис, (володіє наступними обов'язковими якостями):
Вживання канцелярських штампів - відтворюваних лексико
фразеологічних одиниць, які співвідносяться з часто повторюваними ситуаціями, поширеними поняттями (за звітний період, беручи до уваги, видана для надання, прослухавши і обговоривши ...);
Введення спеціальної термінології, що не має синонімів в
загальновживаної лексики (наказ, протокол, погоджено, сторона, реалізація ...);
Обмеження можливості лексичної сполучуваності слів. Наприклад, службовий лист - складається (не пишеться, не надсилається, що не надсилається);
Переважання іменників;
Використання віддієслівних іменників (проїзд, виконання);
Більшість форм інфінітива виступають в значенні повинності (вважати, прийняти, повинен, зобов'язаний);
Майже повна відсутність особистих займенників 1 і 2 особи та відповідних особистих форм дієслова;
Вживання переважно форм теперішнього часу дієслова в значенні розпорядження або повинності, а також форм дієслова зі значенням констатації (комісія оглянула);
Широке поширення складних отименних прийменників (з метою, в силу, по лінії, в частині);
Вживання переважно наступних синтаксичних конструкцій: прості речення (як правило, розповідні, особисті, поширені, повні), з однорідними членами, відокремленими зворотами, з вступними і вставними конструкціями, перевага в пропозиціях союзної зв'язку над безсполучникового; безособові пропозиції;
Використання прямого порядку слів у реченнях;
Стислість, максимальна стислість, компактність викладу, лаконізм формулювань, економне використання мовних засобів;
Стандартне розташування матеріалу, нерідка обов'язковість форми (посвідчення особи, різного роду дипломи і т. Д.), Вживання властивих цьому стилю кліше;
Широке використання термінології, номенклатурних найменувань (юридичних, військових та ін.), Наявність особливого запасу лексики і фразеології, включення в текст складноскорочених слів, аббревеатур;
Часте вживання віддієслівних іменників, отименних прийменників (на підставі, відповідно до, у справі, в силу та ін.), А також різних стійких словосполучень, що служать для зв'язку частин пропозиції (на випадок, якщо ..., на тій підставі що ... і т .п.);
Розповідний характер викладу (нейтральний тон), використання номінативних речень із перерахуванням;
Прямий порядок слів у реченні як переважний принцип його конструювання (точність, виключає двояке розуміння);
Тенденція до вживання складних речень, що відображають логічне підпорядкування одних фактів іншим;
Майже повна відсутність емоційно-експресивних мовних засобів;
Слабка індивідуалізація стилю;
Достовірність і об'єктивність;
Бездоганність в юридичному відношенні. Т.е.должна бути стандартність мови при викладі типових ситуацій ділового спілкування;
Відповідність нормам офіційного етикету, який проявляється у виборі стійких форм звернення та відповідних жанру слів і словосполучень, у побудові фрази і всього тексту.
По-перше, в якості умови високої частотності складних речень у текстах ділового мовлення виступає її письмовий характер, що вимагає повноти викладу справи в тексті документа. Зауважимо, що з цим же фактором пов'язано часте вживання в діловому тексті «ланцюжків» багаточленних іменних словосполучень, переважно з родовим відмінком типу: 1) розробка +2) проблем +3) подальшого вдосконалення +4) очищення +5) промислових стоків.
По-друге, тут позначається вимога логічності викладу: в цьому плані необхідними стають схеми складнопідрядних роедложенія з союзної зв'язком, з підрядними причини, наслідки, умови.
По-третє, свою роль відіграє і своєрідність розуміння вимоги стислості викладу в діловому тексті: мається на увазі не тільки і не стільки кількість слів у реченні, скільки «прагнення вмістити в межі однієї фрази максимум необхідної інформації». Це пов'язано із завданням «уявити всі обставини справи у всіх їх логічних взаєминах разом з виведенням з них в одному цілому».
друк (газети, журнали, афіші, проспекти і ін.);
товарні і фірмові знаки.
4. Правила оформлення документів.
Скільки існує документів, стільки існує способів їх оформлення. Кожен документ оформляється по-своєму. Розглянемо на прикладі ділового листа. Діловий лист прийнято писати на бланках фірми чи організації, де вже є реквізити установи або фірми-відправника. Зовнішній вигляд бланка є своєрідною візитною карткою фірми, тому до його оформлення слід поставитися з усією серйозністю. Чим офіційніше бланк, тим офіційніше повинен бути стиль письма.
Розглянемо його структуру:
Ще нижче, без абзацу, відразу у поля знову ж з лівого боку пишуть ввічливе звернення. Воно традиційно складається зі слів:
· «Дорогий пан (або пані) + прізвище»;
· «Дорогий доктор + прізвище»;
· «Шановний пан + прізвище».
Після вступного звернення ставиться кома, а не знак оклику, як прийнято в нашій практиці.
В офіційних листах не прийнято звертатися на ти. До людей, які займають досить високі посади, в таких листах не слід звертатися на ти навіть в тому випадку, якщо в житті ви з ними на короткій нозі. Залежно від ступеня близькості з кореспондентом звернення може починатися словами: «Шановний Джон» (ім'я), або «Шановний Сміт» (прізвище) Надсилаючи листа до ФРН, необхідно вжити звернення: «Дорогий пан доктор (прізвище)».
А в Австрію і Швейцарію, наприклад, досить написати «Дорогий пан доктор».
Дорогий пан Сміт,
Re: Про ваших пропозиціях за проектом «Омега»;
Неоплачені рахунки №№ 28765, 54б78;
Однак більш сучасним вважається спосіб, при якому заголовок до тексту листа просто підкреслюється або пишеться великими літерами. наприклад:
Дорогий пан Сміт,
Про Ваших пропозиціях за проектом «Омега».
Дорогий пан Сміт,
Про ваших пропозиціях за проектом «омега»,
Закінчується лист зазвичай компліментом. Якщо лист офіційне, як правило, вживається комплімент «Дуже щиро Ваш» ( «Very truly yours»). В інших випадках вживається комплімент «Щиро Ваш» ( «Sincerely yours»). Можна в кінці листа обмежитися добрими побажаннями: «Найкращі побажання р-ну. »,« З найкращими побажаннями »,« Прийміть мої найкращі побажання »(« My best regards ») і т. Д.
Цим компліментів повинні відповідати, такі звернення: Шановний пан (Dear Sir.) - З повагою, (Your faithfully.); Шановний пане і Браун, (Dear Mr. Brown,) - Щиро Ваш, (Sincerely yours,); Вельмишановний пан Браун, (Му Dear Mr. Brown,) - З щирою повагою, (Very truly yours).
При формулюванні вступного звернення та компліменту враховується принцип взаємності. Особливо це стосується відповідей на листи. У відповідному листі використовуються ті самі висловлювання, що й у надісланому. Заключна форма листа залежить від ступеня близькості кореспондентів, їхніх стосунків, стилю спілкування тощо.
Під компліментом ставиться підпис із зазначенням під нею прізвища і посади. У більшості країн підпис на листі ставиться з правого боку аркуша, якраз під заключній формулою ввічливості. Якщо заключний комплімент розташований з лівого боку (це практикується в Німеччині), то підпис ставиться з лівого боку також під заключній формулою ввічливості. Прізвище підписує лист друкується на машинці під його рукописним підписом. Відстань між компліментом і прізвищем, надрукованою на машинці, - 2-2,5 см.
Щоб не ставити партнера в скрутне становище з визначенням вашого статі, бажано написати своє ім'я повністю.
Якщо після написання листа терміново треба повідомити про події, які відбулися пізніше, то в цьому випадку в листі ставиться P. S. (постскриптум) і дописується необхідна інформація. В кінці постскриптума знову ставиться підпис. Бажано, по можливості припискою в кінці листа не зловживати.
Якщо до листа додаються будь-які матеріали або документи, то вони зазвичай перераховуються в лівій нижній частині листа на окремому рядку після слова «Додаток (Enclosurе)». наприклад:
Додаток: 1. Контракт (5 л.)
2. Страховий поліс (6 л.).
Копія: Пану С. Шатайло «Нацбанк».
Мовний етикет в документах.
Мовний етикет регламентує словесні формули вітання, знайомства, привітання, побажання, подяки, вибачення, прохання, запрошення, ради, пропозиції, розради, співчуття, співчуття, компліменту, схвалення; до мовного етикету відносять також манеру розмовляти (мистецтво вести бесіду).
У культурі сучасного типу, в якій понад усе цінується можливість вільного вибору і повної реалізації особистості, «мистецтво спілкування» полягає не стільки в тому, щоб зберегти свій статус, скільки в вмілому і розумному пристосуванні його до конкретної ситуації. Найбільш високо оцінюється не буквальне дотримання правил, а вміння в разі потреби порушувати їх. Замість обов'язкових розпоряджень і заборон ритуализованной поведінки - творче обігравання істотно більш мобільних норм.
Строго кажучи, мовним етикетом може бути визнаний тільки такий етикет, який передбачає можливість вибору. Ввічливість починається там, де закінчується доцільність, хоча в ввічливості, безсумнівно, є доцільність вищого порядку. Мовний етикет завжди передбачає певну надмірність, і з цим багато в чому пов'язаний його художній, естетичний характер.
Офіційно-діловий стиль являє собою один з функціональних стилів сучасної української літературної мови: набір мовних засобів, призначення яких - обслуговування сфери офіційно ділових відносин. Ділова мова реалізується у вигляді письмових документів, побудованих за єдиними для кожної з їх жанрових різновидів правилами. Типи документів різняться специфікою свого змісту, а відповідно і своєю формою; об'єднані вони набором мовних засобів, що традиційно використовуються для передачі ділової інформації. А все це дуже важливо в сьогоднішньому бурхливо розвивається діловому світі.
Список використаної літератури.
Диференціальні ознаки офіційно-ділового стилю на синтаксичному рівні - І.С. Вольська. М, 1963 р
Кореспонденція і діловодство - В.А.Бахарев, Г.Н. Корякін. М, 1970р.