З найдавніших часів людина веде листування із собі подібними. Глиняні таблички, берестяні грамоти, листи на пергаменті. Неважливо на чому, але людина намагалася висловити свої думки і сподівання за допомогою листа. Напевно вже тоді існували ділові листи, за допомогою яких людина здійснював обмін інформацією, робив пропозиції і вів переговорний спілкування. Приступаючи до складання офіційного листа, ми ніколи не замислюємося про те, що ця практика сходить ще до сивої давнини. Мовні формули, види, різновиди офіційної кореспонденції, формуляри, способи оформлення і роботи з нею створювалися і шліфувалися століттями. Багато видів листів мають тисячолітню історію.
Більшість документів, що створюються установами, є інформаційно - довідковими. Інформаційно-довідкові документи подають відомості, які спонукають приймати певні рішення, тобто ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу. Вони не містять доручень, не зобов'язують виконувати доручення.
1.1 Історія розвитку телеграми
З тих пір пройшло майже 170 довгих років. Революційна на ті часи технологія, яка дає можливість пересилати повідомлення на величезні відстані, стрімко розвивалася протягом XIX століття, ставши одним з найпопулярніших способів зв'язку. Телеграф також значно вплинув на інші засоби комунікації, включаючи електронну пошту та Інтернет.
Можливо, якби в 1846 році Вільям Кук не відкрив фірму Electric Telegraph Company-одну з перших компаній, які представляли комунікаційні послуги, сьогодні ми б з вами жили зовсім в іншому світі. Вже в 1874 році у Великобританії послугами телеграфу можна було скористатися в 20 тисячах міст і сіл. Країна також мала зв'язок з США і з багатьма своїми колоніями. Коли телеграфу виповнилося 50 років, його величезне значення визнала навіть Королева Вікторія (Queen Victoria).
1.2 Характеристика телеграми
Вид документа, який визначається способом передачі інформації по каналах телеграфного зв'язку.
Телеграми у випадках, коли відправка документів поштою не забезпечує своєчасного вирішення питань.
1. проста або звичайна (максимальний термін проходження між пунктами, що мають телеграфний зв'язок - не більше 10 годин)
2. телеграма-лист (не більше 24 годин)
3. термінова (максимальний термін проходження не більше 5 годин)
1. проста (звичайна)
1. з доставкою на художньому бланку (з відміткою "ЛЮКС", "ЛЮКС / М", музична)
2. з доставкою в термін, зазначений відправником (з відміткою "вручити", "дата")
3. з доставкою в населений пункт, який не має телеграфного зв'язку (з відміткою "поштою замовлене")
4. повідомлення телеграфом
5. повідомлення телеграфом термінове
6. з доставкою на художньому бланку з нагоди трауру (з відміткою "делюкс")
1. з доставкою на художньому бланку (з відміткою "люкс")
3. з доставкою в термін, зазначений відправником (з відміткою "вручити", "дата")
4. з доставкою на художньому бланку з нагоди жалоби
5. з доставкою в населений пункт, який не має телеграфного зв'язку (з відміткою "поштою замовлене")
1. завірена Естонія, Литва;
2. термінова: Грузія, Латвія, Таджикистан, Узбекистан, Литва;
3. художній бланк: Грузія, Таджикистан, Узбекистан, Литва.
Телеграма містить такі реквізити:
· Відмітка про вид телеграми;
· Реєстраційний діловодний номер;
Слова в телеграмах для підрахунку діляться на:
Дійсні слова необхідні для контролю правильності передачі і прийому телеграм, а телеграфних апаратах. За кількістю тарифних слів проводиться оплата телеграм.
Телеграми оформляються на спеціальних друкарських бланках, а в разі їх відсутності на звичайному папері. Друкують телеграму в двох примірниках на одній стороні аркуша через два інтервали прописними буквами, без абзаців, перенесення слів. (Додаток А).
Перший примірник направляється на телеграф, другий - підшивається до справи.
Обов'язковими реквізитами телеграми є:
· Реєстраційний індекс (номер);
· Підпис посадової особи, від імені якого передається текст;
Текст телеграми відрізняється так званим телеграфним стилем, складається в гранично стислій формі. У тексті відсутні прийменники, сполучники, частки (крім ні), розділові знаки. Числа і цифри пишуться словами. Цифрами позначаються тільки заводські і торгові знаки і марки, номера будинків, індекси документів. Розділові знаки в тексті телеграми вживають тільки в тому випадку, коли їх відсутність може спотворити зміст тексту. Допускається позначення знаків пунктуації умовними позначеннями: ТЧК - точка; ЗПТ - кома, ДВТЧ - двокрапка, КВЧ - лапки, СКБ - дужки. У телеграмах не використовуються складні, багатослівні пропозиції, характерні для ділових листів, вибір робиться на користь більш коротких слів. Перевага віддається нейтральною і конкретної ділової лексики, вживання якої не викликає тлумачень. Не рекомендується використовувати надлишкову лексику, що не несе нової інформації, а лише повторює вже сказане.
Телеграми від організацій і установ, підписані посадовими особами повинні бути завірені печаткою відповідної організації або печаткою "Для телеграм". У телеграмах, підписаних посадовими особами декількох організацій чи установ, кожен підпис засвідчується печаткою відповідної організації або установи.
Подається відправником телеграма повинна бути чітко і розбірливо написана або надрукована на лицьовій стороні телеграфного бланка або на світлій папері. Виправлення, підчищення, викреслювання і вставки, внесені в телеграму відправником або на прохання оператором зв'язку, повинні бути завірені підписом відправника.
Телеграма не повинна містити більше 300 слів. Якщо телеграма складається з більшої кількості слів, вона повинна бути розділена оператором зв'язку на кілька частин по 300 слів кожна, переданих як окремі телеграми.
· Реквізит "від кого" і "кому" із зазначенням посади, прізвища, та по батькові посадових осіб;
· Текст і підпис.
3. Факсограма (телефакс, факс)
3.1 Характеристика факсограми
Факс - це отримується на паперовому носії копія документа (письмового, графічного, образотворчого), переданого по каналах факсімальних зв'язку (за допомогою факсімальних апаратури). Факсограма не може вважатися окремим видом документа, так як по факсу можна передати будь-який документ на паперовому носії формату А4 - наказ, розпорядження, договори, протоколи та ін. Але найчастіше факс використовується для передачі службових листів і різного роду інформаційних повідомлень.
Факсограма при дотриманні встановлених процедур має юридичну силу, в цьому її основна відмінність від ксерокопії, яка потребує спеціальному посвідченні.
Не існує будь-яких спеціальних вимог оформлення документів, що пред'являються до відповідного виду документа: друкуватися чітким, контрастним шрифтом.
Не допускається хвилястість або деформація матеріального носія відправляється документа. На лицьовій стороні оригіналу не повинно бути зморшок, плям, вигинів і рельєфів від написів на зворотному боці (Додаток 3).
На сьогоднішній день в управлінській практиці переважаючим способом документації є комп'ютерна друк. Однак ряд документів, наприклад заяву, пояснювальні записки створюються звичайним рукописним способом.