Зробити роботу з документами зручною
Головним завданням компанії було зменшення навантаження на 6 співробітників логістики та бухгалтерії, які зайняті в паперовому документообігу. Зростання продажів привів до стабільного приросту вихідних первинних документів. Це призводило до додаткового навантаження на фахівців і призводило до тоннам документів на їх столах.
прискорити документообіг
Підготовка пакету документів всередині компанії займала 2-3 дня: роздрук, підпис, сортування та пакування. Далі, за 3-4 дня, документи доставлялися дилерам. Таким чином, шлях документів в одну сторону займав близько тижня. Такий же термін був потрібний на їх візування в дилерському центрі і повернення в компанію.
Знизити витрати на паперовий документообіг
Друк і доставка кур'єром в дилерський центр одного пакета документів коштує близько 580 рублів. При ЕДО відправка одного документа становить близько 7 рублів.
Компанія вирішила перевести в електронний вигляд рахунки-фактури і накладні ТОРГ-12, які вона відправляє дилерам, і вибрала оператора СКБ Контур і його сервіс Контур.Діадок. Головними аргументами на користь Діадока стали:
- широке поширення Діадока серед автовиробників з розгалуженою мережею дилерських центрів;
- готові і програмні інтеграційні рішення з більшістю облікових та інформаційних систем;
- простий інтерфейс;
- безкоштовне безстрокове зберігання документів в хмарному архіві Діадока;
- можливість масової підписи і відправки документів.
Впровадження зайняло 5 місяців.
На першому етапі реалізації проекту команда Діадока вивчила діючі в компанії процеси формування і відправлення документів, а також зібрала основні вимоги та побажання колективу до ЕДО.
На другому етапі фахівці Діадока допрацювали «Діадок.Коннектор» для вивантаження документів в систему ЕДО і перетворення їх в xml-формат, так як вихідні документи компанії - в Excel-форматі. Потім команда Діадока спільно з фахівцями «БМВ Русланд Трейдинг» протестувала систему і перевела сервіс в промислову експлуатацію.
В результаті документи компанії через коннектори вивантажуються в Діадок, де автоматично розподіляються по дилерським скриньках. Бухгалтеру залишається тільки скористатися функцією масової підпису. На відправку більше 3 000 документів потрібно приблизно 30 хвилин.
Наступним кроком у розвитку ЕДО для «БМВ Русланд Трейдинг» стане інтеграція Діадока з корпоративної обліковою системою SAP ERP версії 7.02 EHP5. Це дозволить перевести в електронний вигляд документи логістичного відділу і дистриб'юторського центру компанії.
результати
Сьогодні бухгалтерія «БМВ Русланд Трейдинг» формує і відправляє електронні рахунки-фактури і накладні ТОРГ-12. За цим типам документів в електронний вигляд переведено 95% документообігу з дилерами. Завдання, поставлені компанією, виконані:
- середній відсоток навантаження по роботі з документами на кожного зі співробітників знизився з 25 до 1% робочого часу;
- сьогодні близько 100 000 документів на рік відправляються в дилерські центри в електронному вигляді;
- обмін документами з дилерами автоматизований, виключені етапи друку документів, ручної підпису, проставлення печаток, поштового відправлення;
- документи доставляються дилерам в день формування і в цей же день можуть повернутися з необхідними підписами.
Єгор Фомін
Спеціаліст з документообігу Фінансового департаменту «БМВ Русланд Трейдинг»
Фахівці Діадока супроводжували проект на кожному етапі, пропонували ідеї, завжди швидко реагували на ці запитання. Нам було приємно працювати з цією професійною командою. Зараз доставка документів дилерам займає замість тижні всього 30 хвилин. Різниця в зручності і ефективності до і після ЕДО - просто колосальна. Примітно, що такий ефект досягнутий навіть без інтеграції з нашої обліковою системою.
Костянтин Козлов
Керівник галузевих проектів ЕДО, СКБ Контур