- Порядок застосування РРО
Здійснення розрахунків із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій (РРО) та їх документальне оформлення регулюється цілою низкою документів. Це перш за все Закон про РРО та нормативні акти, які є по відношенню до нього підзаконними, зокрема: Порядок застосування РРО та Порядок ведення КОРО. У запропонованій статті розглянуто нюанси заповнення декількох найважливіших документів, які фіксують розрахункові операції у сфері торгівлі, послуг та ресторанного господарства: книги обліку розрахункових операцій, акта на повернення грошових коштів і акта про анулювання розрахункової операції.
Книга обліку розрахункових операцій, зареєстрована на РРО
Книга обліку розрахункових операцій, зареєстрована на РРО (далі - Книга) за формою додатка 2 до Порядку ведення КОРО. повинна бути заповнена відповідно до п.7 цього документа, а також з урахуванням норм п.4.5 Порядку застосування РРО, яким регулюється здійснення операцій «службове внесення» та «службова видача».
У Книзі за підсумками дня відображається загальна сума розрахункових операцій, які здійснюються із застосуванням РРО, підклеюють фіскальні касові звіти (Z-звіти), в ній також зберігаються акти про повернення грошових коштів покупцям і клієнтам, якщо має місце повернення товару або рекомпенсації послуги. На основі Книги суб'єкт підприємництва становить щомісячний Звіт про використання реєстраторів розрахункових операцій та книг обліку розрахункових операцій (розрахункових книжок) за формою № ЗВР-1.
Якщо при проведенні розрахунків не трапляється будь-яких позаштатних ситуацій, заповнювати Книгу неважко, оскільки вносити записи слід лише в Розділ 2 «Облік руху готівки та сум розрахунків». Цей розділ заповнюється виключно на підставі Z-звітів. Але при цьому не слід забувати, що:
- записи в Книгу вносяться щодня. Навіть якщо на якомусь із приналежних суб'єкту підприємництва РРО в один з днів не було проведено жодної розрахункової операції, «нульовий» Z-звіт все одно необхідно зняти (щоденне роздрукування Z звітів передбачено п.9 ст.3 Закону про РРО);
- дані за сумами, отриманими від покупців (виручка), і сумами, виданими покупцям (при поверненні товару, рекомпенсації послуги), долж¬ни бути записані окремо;
- суб'єкт підприємництва може вводити в Книгу додаткові графи (в межах граф 5-8) для фіксації сум розрахунків, сум ПДВ та виданих при поверненні товару (рекомпенсації послуги) грошових коштів, які отримані або видані, якщо покупець (клієнт) розплачувався платіжною карткою ( чеком, жетоном). Таким чином, в Книзі готівкові та безготівкові розрахунки, проведені через РРО, будуть розділені між собою;
- суб'єкт підприємництва для зручності заповнення Звіту може вводити в Розділі 2 Книги підсумкові записи за місяць;
- якщо протягом одного дня роздруковувати кілька Z-звітів, то записи по кожному з них вносяться до Книги окремим рядком;
- якщо Z-звіт містить дані про операції «службове внесення» та «службова видача», то графи 3 і 4 Книги можна не заповнювати;
- якщо суб'єкт підприємництва заповнює графи 3 і 4, то в графу 3 «службове внесення» записуються суми розмінної монети, яка щодня вводиться в РРО, і суми неінкасованих виручки (її частини) попереднього дня, за умови, що суб'єкт підприємництва не веде на торговій точці касову книгу, а тільки книгу. У графу 4 «службова видача» заноситься сума, що складається з сум розмінної монети та денної виручки, а також суми грошових коштів, виданих покупцям (клієнтам) при поверненні товару (рекомпенсації послуги) при їх наявності.
Наведемо приклад заповнення розділу 2 Книги, і для його спрощення приймемо за умову, що початок заповнення Книги довелося на останні три дні місяця. Сума розмінної монети становить 300 грн. При цьому введемо в Розділ 2 додаткові графи для відображення в них сум безготівкових розрахунків із застосуванням платіжних карток. Як було сказано вище, це передбачено п.7.7 Порядку ведення КОРО.
Розділ 2. Облік руху готівкі та сум розрахунків
Відзначимо також наступне. Якщо в застосовуваної моделі (модифікації) РРО є функція роздрукування фіскального касового чека видачі коштів (форма № ФКЧ-2), завдяки якій здійснюється окреме накопичення в його фіскальній пам'яті від'ємних сум розрахунків, суб'єкту підприємництва не доведеться користуватися для цього операцією «службова видача» , а значить, графу 4 розділу 2 Книги можна не заповнювати, хоча це і передбачено п.7.7 Порядку ведення КОРО.
Якщо ж в РРО такої функції немає і грошові кошти при поверненні товару (рекомпенсації послуги) видаються споживачам із застосуванням операції «службова видача», то графу 4 необхідно заповнювати обов'язково. Значення графи «Видано при поверненні товару» (у прикладі це графа 11) дорівнюватиме: показник графи 4 мінус показник граф 3, 5 і 6.
Заповнення Книги може істотно ускладнитися, якщо РРО зламався або сталося відключення електроенергії.
Пунктом 7 Порядку ведення КОРО передбачено, що в таких ситуаціях суб'єкт підприємництва може перейти на здійснення розрахунків із застосуванням РК, в результаті чого в Книзі підлягає заповненню Розділ 3 «Облік розрахункових квитанцій».
При їх застосуванні слід враховувати такі моменти:
- графи 1-5 заповнюються до початку використання РК;
- графи 6-8 заповнюються до початку застосування РРО після того, як відновлена подача елект¬роенергіі або здійснена установка РРО після ремонту;
- якщо початок і закінчення використання РК доводиться на різні робочі дні, то за кожен такий день в Розділі 3 Книги здійснюються окремі записи. При цьому графи 1-2 заповнюються в перший день використання РК, а графа 8 - в останній день використання РК.
Розділ 3. Облік розрахункових квитанцій
Номери фіскальніх чеків за контрольною стрічкою
Відповідно до п.7.9 Порядку ведення КОРО на підставі даних Розділу 3 Книги потрібно заповнювати і її Розділ 2, оскільки фіксація розрахункових операцій повинна здійснюватися безперервно, незалежно від того, використовується в даний момент РРО чи ні (знаходиться в ремонті або РРО не працює по причини відключення електроенергії). При цьому, як сказано в згаданому пункті, «на підставі даних розрахункових квитанцій ... за перший день слід включити дані про відповідні суми (графи 3-8) за контрольною стрічкою з початку робочого дня до моменту виходу з ладу РРО або відключення електроенергії. У записі за даними фіскального звітного чека, роздрукованого після відновлення роботи на РРО, необхідно вказати, за які попередні дати підсумовані дані в цьому фіскальному чеку ». Після відновлення роботи РРО суми, зафіксовані в РК (виручка), проводяться через РРО із застосуванням операції «службове внесення».
Якщо суб'єкт підприємництва здає РРО в ремонт, то він повинен заповнювати в Книзі спеціально для цього передбачений Розділ 4 «Облік ремонтів, робіт з технічного обслуговування і перевірок конст¬рукціі і програмного забезпечення РРО». Графи 1-5 цього розділу заповнює співробітник центру сервісного обслуговування, який здійснює ремонти РРО, технічні роботи і перевірки конструкції та програмного забезпечення, а графи 6 і 7 - працівник суб'єкта підприємництва, відповідальний за ведення Книги, після відновлення роботи РРО. Наведемо приклад заповнення Розділу 4 Книги.
Розділ 4. Облік ремонтів, робіт з технічного обслуговування и перевірок конструкції та програмного забезпечення РРО
Дата і Час виходом РРО з ладу
Характер несправності (вид техобслуговування)
Дата і Час відновленні роботи РРО
Підпис та індивідуальне клеймо працівника ЦСО, Який провівши ремонт (обслуговування) РРО
Засіб реєстрації розрахунків під час ремонту РРО
Номер первого Z-Звіту после Відновлення роботи РРО
І наостанок про так званих «нульових чеках», які окремі суб'єкти підприємництва продовжують вклеювати в Книгу. Такого поняття, як «нульовий чек», в нормативних документах, що регулюють здійснення розрахунків із застосуванням РРО, немає. Чи не згадується він і в Порядку ведення КОРО. «Нульовий чек» роздруковується РРО до здійснення розрахункових операцій, засвідчуючи, що РРО справний і готовий до роботи. Після роздрукування «нульовий чек» можна відразу ж викинути.
Акт про повернення товару
В п.4.8 Порядку застосування РРО цей акт названий актом на видачу грошових коштів (далі - акт). Втім, як його не називай, суть операції, яку він фіксує, не змінюється: покупець повертає товар (відмовляється від послуги), а суб'єкт підприємництва повертає йому гроші.
Якщо вартість товару, що повертається (послуги) перевищує 100 грн. відповідно до вищевказаного пунк¬ту Порядку застосування РРО уповноважений працівник суб'єкта підприємництва повинен скласти акт (у двох примірниках), в якому необхідно вказати:
- дані документа, що підтверджує особу покупця;
- відомості про товар (послугу);
- суму виданих коштів;
- номер, дату і час видачі фіскального касового чека (якщо розрахунки оформляються із застосуванням РРО) або номер розрахункової квитанції (якщо розрахунки оформляються через РК), які подтверж¬дают купівлю товару (отримання послуги).
Що стосується документа, що підтверджує особу покупця, зазначимо таке.
Зазвичай при оформленні повернення суб'єкти підприємництва вимагають виключно паспорт громадянина України. Але це не зовсім правильно. Оскільки акт свідчить про розірвання усного договору купівлі-продажу, тобто угоди в юридичному розумінні цього слова, то за відповіддю на питання: «А який же документ підтверджує особу фізичної особи?» Звернемося до Закону № 3425 2. Згідно ст.43 цього Закону таким документом може бути:
- паспорт громадянина України;
- паспорт громадянина України для виїзду за кордон;
- дипломатичний чи службовий паспорт;
- посвідчення особи моряка;
- вид на проживання особи, яка мешкає в Україні;
- національний паспорт іноземця або документ, що його замінює;
- посвідчення інваліда чи учасника Великої Вітчизняної війни;
- посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи.
Тепер про фіскальному касовому чеку. Незважаючи на те, що угода між покупцем і суб'єктом підприємництва розривається, оригінал касового чека, за яким вона була оплачена, вимагати у покупця немає підстав. Тим більше що в п.4.8 Порядку застосування РРО такого вимоги немає. Тобто пред'явити касовий чек покупець повинен, а ось залишати його працівнику суб'єкта підприємництва або передавати йому, щоб з чека зняли копію, не зобов'язаний. До того ж бувають ситуації, коли такий чек покупець віддати просто не може. Наприклад, в разі, коли з одного й того ж чеку він придбав в магазині кілька видів товарів, на які встановлено гарантійні терміни. Вимога повернути чек при поверненні одного виду товару порушить права споживача, який повинен мати розрахунковий документ в разі, якщо і по іншим товарам, придбаним за одним касовим чеком, у нього виникнуть претензії до продавця і він захоче їх повернути.
При складанні акта необхідно також врахувати наступне. Цей документ буде підставою для оприбуткування поверненого товару в бухгалтерському обліку підприємства, а також підставою для коригування податкового доходу, витрат і податкових зобов'язань з ПДВ. Тому він повинен містити всі обов'язкові реквізити первинного документа, передбачені ст.9 Закону про бухоблік 3. До того ж слід пам'ятати, що цей акт є двостороннім документом і повинен бути підписаний двома сторонами. Як приклад заповнимо акт про видачу коштів в магазині побутової техніки при поверненні бракованого холодильника (див. С.69).
Акти про видачу коштів зберігаються в бухгалтерії підприємства протягом трьох років.
Акт про анульованою розрахункової операції
Акт про анулювання розрахункової операції № 24
До акта додається пояснювальна записка касира-оператора РРО роззява О.П.
Касир-оператор ________________________ роззява О.П.
Адміністратор торгового залу ________________________ Скороход Н.Г.
Головний бухгалтер ________________________ Розумниця Р.Д.
Акти про скасування помилково проведених через РРО сум зберігаються в бухгалтерії підприємства, як і акти на видачу грошових коштів, протягом трьох років.
3 Закон України від 16.07.99 р № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (прим. Ред.).