Підписуючись на розсилку ви погоджуєтеся з умовами угоди про
Ви, ймовірно, постійно щось пишете на роботі: комерційні пропозиції для клієнтів, меморандуми для начальства, безперервний потік електронних листів колегам. Як же переконатися, що ваші повідомлення гранично ясні і добре структуровані? Як виділити їх із загального потоку інформації?
Що кажуть експерти
«Слід почекати і витратити якийсь час на те, щоб привести свої думки в порядок», - погоджується Блекберн.
Пишіть конкретно
Переходьте відразу до справи. Багато людей виявляють, що структура і стиль письма, яким їх навчали в школі, не цілком застосовні для комунікації в діловому світі. «Сама жахлива помилка, яка зустрічається в діловому листуванні, - це перенесення основної ідеї повідомлення в середину листа», - стверджує Гарнер. Якщо викласти ключову думку просто і коротко на самому початку листа, це заощадить час вашого реципієнта, а ваша подальша аргументація здасться переконливіше ще до того, як людина з головою порине в прочитання вашого повідомлення. При підготовці довгих меморандумів або пропозицій Гарнер рекомендує формулювати основну ідею або пропонований варіант вирішення «в 150 слів і не більше» на самому початку першої сторінки. «Вдосконалюйтесь в своєму умінні робити узагальнення і коротко викладати думки, - говорить він. - Якщо вступна частина листа не вдалася, то ж саме можна сказати вже і про все листі в цілому ».
Чи не «лийте воду»
«Не використовуйте 3 слова там, де вистачило б одного», - рекомендує Блекберн. Після прочитання критично оцініть власне лист і переконайтеся, що кожне слово направлено на донесення суті листи. Прибирайте кожне зайве слово або пропозицію. Наприклад, не варто говорити «загальне одностайність в думках», адже досить просто сказати «одностайність».
«У той момент, коли читач розуміє, що повідомлення стає надмірно багатослівним, увага починає вимикатися», - говорить Гарнер. Він пропонує обходитися одним словом замість словосполучення (словосполучення «точка зору» краще замінити на одне слово - «думка»), замінювати складні конструкції конкретними дієсловами (надавати захист комусь - захищати), використовувати скорочення (англ. Do not замість do not і we're замість we are), а також по можливості використовувати активні дієслова замість пасивних ( «зробити» замість «бути зробленим»).
Уникайте жаргонізмів і не використовуйте науковий стиль
Перечитуйте те, що ви пишете
Практикуйтеся щодня
Запам'ятайте наступне:
Підпишіться на розсилку HBR-Russia
Підписуючись на розсилку ви погоджуєтеся з умовами угоди про