Секретарка - це слово стало прозивним. А що насправді входить в роботу секретаріату і його співробітників? Розповімо про посади офіс і прес-секретаря, про службові обов'язки людей цієї професії. Помічник керівника, референт, офісний менеджер, клерк. Секретар і секретаріат, робота секретаря в офісі.
персоналка
Довідник для працівників і роботодавців
HR-менеджмент: посаду секретарки
Секретар і секретаріат, робота секретаря в офісі
Чим займається секретаріат і його співробітники? Якось так склалося, що у багатьох людей сформувалося помилкова думка про посади секретарки. У багатьох при згадці цієї посади виникають думки, що секретарська робота проста - принеси-подай. Але все набагато складніше, функціональних обов'язків у секретарів набагато більше, ніж здається на перший погляд, і часто секретар є незамінним помічником керівника. Це саме можна сказати і до управління персоналом. У великих компаніях цим займається відділ кадрів, а в невеликих організаціях вся кадрова робота лягає, як правило, на плечі секретаріату. а ще частіше - на одного співробітника, секретарку. А буває ще й прес-секретар - так називають людей, що відповідають за зв'язки компанії з пресою, це скоріше дипломат і журналіст, ніж офісний клерк. До слова, довгі році СРСР фактично керували люди, посада яких називалася "генеральний секретар ЦК КПРС".
Хто може працювати секретарем? Що повинен уміти секретар?
Природно, крім наявності освіти, до секретаря висувається ще маса вимог. Адже секретар-референт - це обличчя будь-якого офісу, перша людина, з ким стикаються люди, що приходять в організацію. Тому приємний зовнішній вигляд, охайність, ввічливість - це ті якості, які апріорі повинні бути присутніми у людини, який планує працювати секретарем. Вік кандидатів в секретарі межує в межах від 18 до 35. Ну, це і зрозуміло, вельми дивно виглядатимуть на посаді секретаря жінка в літах або чоловік у віці далеко за 50. Знання комп'ютера та офісної техніки теж вельми необхідно. Нікому не сподобається, якщо секретар-машиніст буде півдня друкувати текст на два абзаци, судорожно шукаючи літери на клавіатурі, або змусить керівника чекати не одну годину, перш ніж принесе ксерокопії важливих документів, які йому доручили зробити, через невміння поводитися з ксероксом. Якщо організація займається зовнішньоекономічною діяльністю або просто має зарубіжних партнерів, від секретаря зажадають знання одного, а то й кількох, іноземних мов. І, звичайно ж, секретар просто зобов'язаний вміти самоорганізуватися і відповідально підходити до доручених йому завдань.
Посадові обов'язки працівника секретаріату
Всі функціональні обов'язки, права, відповідальність секретаря прописуються в посадовій інструкції, закріпленої на підприємстві. Посада, в принципі, може називатися по-різному - секретар, референт, офіс-менеджер, менеджер, але суть і функціональні обов'язки у них схожі. Найчастіше секретаріат має все діловодство на підприємстві. Ось тут і спливає вимога про освіту до працівника секретаріату - нехай не вища освіта, але хоча б корочка про закінчення курсів секретарів-референтів, де викладають основи діловодства, має бути присутня.
У деяких організаціях на секретаріат може бути покладено обов'язок забезпечувати або керівника, або підприємство в цілому, канцелярським приладдям, папером, іншими витратними матеріалами. Це практикується на підприємствах, де немає окремої людини, що займається веденням господарських справ. У дні, коли керівник компанії здійснює прийом відвідувачів, вся організація цього прийому знову ж лягає на плечі секретаря. Це далеко не всі обов'язки, які можуть бути покладені на секретаря керівником, так що обов'язків може бути набагато більше.
Права секретаря, його відповідальність за виконання роботи
До прав офісного секретаря можна віднести право на забезпечення гідних умов праці, право на конкурентоспроможну заробітну плату, право знайомитися з розпорядженнями, наказами та іншими документами підприємства, що стосується його безпосередньої діяльності, вимагати від керівництва сприяння у виконанні покладених на секретаря прав і обов'язків. Так само як і перелік секретарських обов'язків. ці права не є вичерпними. За невиконання або неналежне виконання своїх обов'язків секретар може понести дисциплінарне стягнення.
