Використовуючи свій багатий життєвий досвід, великі знайомства в сфері бізнесу Костроми і журналістську тактику провокацій, кореспондент «СК» Лідія КИРИЛЕНКО досліджувала всі принади і небезпеки професії секретаря-референта.
АХ, ЯКІ БУЛИ секретарка!
Сторонньому спостерігачеві впадає в очі деяка одноманітність костромського «секретарської полку»: всі молоді, стрункі, красиві, доглянуті, вміють зі смаком і стосовно до місця і часу одягатися. Все - ввічливі, всіх звуть тільки по імені: Света, Іра, Лена, Катя, Анжела, Наташа. У них дипломи економістів, бухгалтерів, філологів, викладачів іноземної мови, інженерів текстильного виробництва. Заробітна плата від 3 до 10 тисяч. Їх не називають секретарками, а називають секретарями-референтами, просто референтами і навіть помічниками керівника.
Їх спостережливості позаздрить будь-який психолог. Приклад: питаю у милої дівчини, секретаря директора супермаркету «Інтех» Ігоря Маслова, коли звільниться її шеф. Вона кидає погляд за жалюзі (офіс невеликий, кабінет відділений від приймальні скляною перегородкою з жалюзі) і каже: «Через п'ять хвилин». І рівно через п'ять хвилин відвідувач дійсно вийшов. Як визначила? Виявляється, у неї ціла система склалася: руку на папери поклав - через п'ять хвилин розмова закінчить, встав - через хвилину, і так далі.
А ось раніше, в радянські часи, секретарки були інші. Різноманітніше, я б сказала, курйозні. Є що згадати. Хоча з назвою посади в ту пору не сильно церемонилися, в ходу було слово «секретарка». У секретарки брали різних: тонких, товстих, маленьких, довгих. Серед директорів підприємств соціалістичної власності вважалося поганим тоном запросити на роботу секретарем красуню. Це викликало підозри у високого партійного начальства: а чи відповідає поведінка директора принципам комуністичної моралі? І навпаки: коли біля дверей директорського кабінету сиділо якусь лякало - це вважалося за хороший тон. Тут вже висока партійне начальство могло бути впевнене: мораль хочеш - не хочеш, а дотримувалася.
В середині сімдесятих мені довелося бути свідком анекдотичного випадку: керівник одного солідної установи відмовив молодій жінці в прийомі на посаду секретаря-друкарки, мотивуючи відмову тим, що жінка дуже, ну просто недозволено красива. І взяв на роботу стару, негарну і дуже нерозторопність жінку. Вона друкувала з помилками, в перерву укладалася в приймальні на дивані відпочивати і покрикувала як на тих, хто приходив до приймальні, так і на самого керівника. Він її шанобливо називав «Маріє Іванівно», а вона його по-материнськи «Санечка». Бідний, він ледве дотерпів до того дня, коли відправив її на пенсію. Зате яке було в колишніх прийомних різноманітність жіночих вікових груп, характерів і кондицій!
Сергій Матвєєв, директор компанії «Матвєєв і партнери»: «Хороших секретарів в Костромі не так вже й багато».
Секретар в свідомості роботодавця - розпливчасте поняття. Для одних - це дівчина для подачі кави, для інших -хіба заступник директора. На одному полюсі - офіціантка, на іншому - заступник директора і референт. Крайнощі - це однаково погано. Якщо секретар починає брати на себе невластиві функції, відсівати клієнтів, які, може бути, як раз потрібні директору, або починає грати якусь свою гру - це нікуди не годиться. Якщо навпаки, вона нікого не відсіває, а відкриває всім широкий доступ до шефа - це теж не здорово.
Хороших секретарів в Костромі не так вже й багато. Я б сказав 50 відсотків від наявних.
Я довго і болісно вибирав собі секретаря-помічника. У нас своє кадрове агентство, куди здобувачки цієї посади ходять юрбами, і, здавалося б, вже я-то - можу вибрати. Проте, зізнаюся, що провів багато співбесід, і багато було невдалих спроб. Офіційний випробувальний термін - 3 місяці, але достатньо тижня, щоб зрозуміти, чи підходить людина чи ні. Деякі і трьох днів не витримували: не справлялися з навантаженням. Адже це тільки на перший погляд приваблива місце: сидить дівчина, посміхається, кава подає. А насправді на її плечах маса роботи.
Важливо, щоб ця людина, який знаходиться з ранку до вечора поруч, не дратував своєю поведінкою, інакше життя в офісі перетвориться в муку. При виборі помічника я орієнтувався на Анжелу - секретаря-референта (або помічника, не знаю точно, як він її називає) Андрія Озерова. Шукав точно таку ж. І нарешті знайшов.
Олена, помічник керівника компанії «Матвєєв і партнери»: «Я поміняла одяг, макіяж і голос»
- Лена, ви не вважаєте себе секретарем?
- Моя посада в компанії називається помічник директора. Коло моїх обов'язків набагато ширше, ніж у секретаря.
- Секретар присутній в офісі, забезпечує зв'язок керівника з зовнішнім світом, веде його розклад, нагадує про важливі зустрічі, зустрічає тих, хто приходить в офіс, займається документообігом. Вся ця діяльність -лише одна четверта моїх обов'язків.
- А решта три чверті?
- По-перше, редагую корпоративний сайт, додаю туди інформацію, новини, фотографії. По-друге, оскільки маю вищу економічну освіту - виконую обов'язки другого бухгалтера: оформляю бухгалтерські документи, веду операції з банком.В-третє, допомагаю в обробці великих обсягів статистичної інформації (наприклад, при соціологічних дослідженнях).
- Як ви сюди прийшли?
- Ви хвилювалися в перший робочий день?
- І в другій, і в третій день хвилювалася. Чесно кажучи, перші місяців шість задавала собі питання: відповідаю я рівню компанії? Чи зможу стати спритнішою, внести якісь ідеї.
- Вам довелося змінитися в чомусь?
- Раніше було по-іншому?
- Якийсь акторська вираз: «тримати посмішку». Важко її тримати?
- Важко, якщо ти при цьому не відчуваєш прихильності до людини. І зовсім не важко, коли розумієш, що практично всі люди - хороші і заслуговують твоєї посмішки. Настав момент, коли мені захотілося всім посміхатися - і все стало легко. І голос мій змінився сам собою. Коли я піднімаю трубку і кажу: «Добрий день. Компанія «Матвєєв і партнери» - то розумію, що для людини на тому кінці дроту мій голос - це голос компанії. Значить, він повинен бути приємним, доброзичливим і розташовувати співрозмовника до того, щоб зателефонувати знову.
КАВА зварити зумієш?
Тонка ця штучка - секретарська справа. Чим більше вона знає про шефа - тим краще для неї. Чим більше вона знає про шефа - тим гірше для неї. І перша фраза вірна, і другу важко заперечити.
Буде вона приймати самостійні рішення - погано: багато на себе бере! Чи не буде приймати самостійні рішення - теж погано: яка ж це помічниця, якщо безініціативна?
І немає ні на що конкретної міри, тому що кожен керівник все вирішує по-своєму і сам визначає міру участі свого помічника в справах фірми. Говорити, та й не проговорюватися, любити шефа, але не закохуватися в нього, бути весь час поруч і в той же час щоб наче й не бути. Щоб затишок, атмосфера, побутовий комфорт на роботі з'являвся як би сам собою, а документи, листи, дзвінки - легко і між справою, тобто, між подачами кави. Само собою зрозуміло, що мені захотілося побачити таку універсальну особистість живцем.
Згадавши, як визнаний в місті кадровик Сергій Матвєєв відгукнувся про секретаря Андрія Озерова, я пішла в його офіс, який знаходиться в будівлі банку «Аксон». Мене зустріла світловолоса, добре зачесана, струнка, дуже симпатична дівчина, років двадцяти п'яти на вигляд. З'ясувалося, що вона заміжня 15 років, її дочки 11 лет.Окончіла факультет іноземних мов, півроку викладала в школі, потім працювала перекладачкою, і ось вже тут 9 років.
Я попросила Анжелу згадати, яким випробуванням піддав її Озеров при прийомі на роботу. Вона сказала, що ніяким. Просто поговорили про життя. Він запитав про сім'ю, про дитину і якось ненав'язливо про те, що вона вміє робити. Власне, питання вона пам'ятає один: «Кава зумієте зварити?» Вона впевнено відповіла, що зуміє. Тому що попередньо розмовляла з колишнім секретарем Озерова Оленою, і та ввела її в курс справи. На питання, чи важко їй, Анжела відповіла: «Мій шеф дуже енергійна людина, за ним важко встигнути, а зробити це потрібно. Йому Треба відповідати - і це цікаво ».
ЯК Я НЕ ПРОЙШЛА КАСТИНГ
Як найлегше журналісту дізнатися, що насправді відбувається в тій чи іншій закритій від сторонніх очей фірмі? Треба найнятися туди на роботу. Або спробувати найнятися. Ось я і спробувала. Але оскільки і вік, і зовнішність у мене зовсім не для цієї професії, та й інкогніто з'являтися мені складно, то я зробила просто: домовилася зі знайомим досить великим підприємцем С. про те, що він перевірить мене на предмет відповідності посаді «секретар-референт ».
- Уявіть, - сказала я, - що перед вами молода, красива, струнка жінка. (Він закрив очі і кивнув). А тепер починайте іспит.
- Ну, - сказав він мені, - почнемо з того, що ви запишете номер мого мобільного: 8910660.
Повинна зізнатися читачам, що я сама дуже просила С. про те, щоб він говорив по ходу кастингу все, що думає нічого не приховуючи. Ледве вмовила. І ось тепер пожинала плоди.
- Чому ви спершись на мій стіл? Мій секретар не повинна так робити. Тепер подивіться на свої чоботи: плями бруду на них.
- Так адже на вулиці - бруд!
- Ви хочете бути моїм секретарем? У вас в сумочці повинна бути губка. Подивіться на мій комп'ютер. У мене щось не виходить вийти в Інтернет.
- Я на нього тільки подивитися і можу. Зате я вмію варити каву.
- Ось кави від Вас мені вже не потрібно.
Загалом, я чітко зрозуміла: навіть якби я стала молодою і красивою - посаду секретаря-референта мені не світить.
ОФІС - ЦЕ ПОЛЕ БИТВИ ПРОТИ ЛЮБОВІ
З одного боку, секретар директора - це обличчя фірми. І воно повинно бути молодим і красивим, доглянутим і розумним. А з іншого боку, як складно директору фірми таке обличчя з ранку до вечора і не відчувати емоцій. Спокуса, безсумнівно. Я задавала це питання декільком директорам і їх симпатичним секретарям-референтам. З'ясувала, що: 1. На їхню думку, проблема не так злободенна, як про неї пишуть. 2. Однак кожний з роботодавців це питання не відкидає. І морально готується зустріти цю спокусу у всеозброєнні. В основному, за допомогою мислення сказаного заклинання: «А воно тобі треба?» 3. Практично кожен хоча б раз у житті стояв на роздоріжжі, як Ілля Муромець, перед камінчиком, на якому написано: «Ліворуч підеш - сім'ю втратиш, направо підеш - бізнес втратиш, прямо підеш - голову втратиш ».
Практично кожна секретар-референт при влаштуванні на роботу теж вимовляла про себе заклинання проти тих почуттів, які більше службових: «Станеться що - роботу втрачу. А воно мені треба? »На жаль, заклинання діє не завжди. Складність полягає в тому, що з шефом, який не подобається, -Працювати важко. А в шефа, який подобається, можна закохатися.
Фахівці в області кадрового менеджменту та консалтингу стверджують, що причиною службових романів є корпоративний регламент. Якщо проводити в офісі по 60 годин на тиждень, то не залишається часу на спілкування з ким-небудь на вулицях Костроми: спробуй-но знайди ще відповідного або відповідну. А тут в офісі вже природний відбір відбувся. Є все для виникнення почуття: діловий, розумний, енергійний чоловік і молода, розумна, красива жінка.
Офіс - це поле битви для двох характерів, які (обидва!) До останнього пручаються почуттю. Тут уникають називати це почуття «Любов». Називають «Воно». «Воно Подих зими, коли його зовсім не чекаєш». Кожен директор фірми розуміє, що «Воно» бізнесу шкодить. Тому великі компанії виробляють особливо жорсткий корпоративний регламент.
На жаль, «Воно» іноді виявляється сильніше жорсткого регламенту. Кілька років тому один дуже відомий костромський бізнесмен закохався в свого секретаря-референта.Она теж в нього закохалася. В результаті він її звільнив і. одружився на ній. Фахівці в області кадрового менеджменту стверджують, що ця подія з розряду «не дай бог нікому», оскільки бізнес від таких потрясінь «тріщить по швах». У нашому випадку з бізнесом все обійшлося, навіть навпаки, справи у бізнесмена пішли краще. Мабуть, це - виняток.
Останнім часом від «Воно» директори фірм виробили захист, яка набагато дієвіше, ніж заклинання. Перше питання, яке вони ставлять здобувачці місця секретаря-референта: «Ви заміжня?» Ті здобувачки, які замужем, мають дітей і міцний шлюб, мають всі шанси отримати місце в солідній фірмі. Звичайно, при наявності у них хорошою зовнішності і всіх ділових якостей, про які говорилося вище.
ЯК У НИХ НА ЗАХОДІ
Зараз в Росії в більшості великих фірм секретарські функції в нашому колишньому поданні поділені між кількома людьми, оскільки поодинці такий обсяг робіт не осилити. Є секретар на ресепшн, офіс-менеджер, вечірній секретар, секретар-референт, помічник керівника і т.д.
Секретар на ресепшн приймає дзвінки, зустрічає і проводжає відвідувачів.
Вечірній секретар є в тих компаніях, які або працюють цілодобово, або мають партнерів в іншому часовому поясі. Вечірній секретар відповідає на дзвінки, приймає і обробляє кореспонденцію.
Офіс-менеджер - це адміністратор офісу. Крім звичайних секретарських обов'язків на нього можуть покладатися координація діяльності ряду служб компанії (наприклад, автомобільної), виконання доручень співробітників.
Секретар-референт так само, як і асистент керівника, присутній на нарадах і зустрічах з партнерами. Його завдання - вести протоколи ділових переговорів, при необхідності виконувати функції перекладача.
Столичні зарплати, як відомо, значно відрізняються від зарплат в інших регіонах. Секретарі тут - не виняток. Звичайний секретар (без знання іноземної мови) в Москві може розраховувати на суму від 200 до 400 доларів, хоча буває і до 1000 доларів (але це, як правило, лише за особливі заслуги перед шефом). Зі знанням іноземної мови - від 300 до 450 доларів. Секретар-референт, яка володіє іноземною мовою, - 400-600, який не володіє - 350-500. І, нарешті, помічник керівника - 400-650 (без мови), 600-1500 доларів (з мовою).