Outlook управляє не тільки електронною поштою, але й особисту інформацією. Ця програма пропонує широкі можливості по організації всієї роботи. Вона безкоштовно додається до кожної копії комплексу Microsoft Office і підтримує зв'язок з усіма його додатками.
Позбавлення від спаму в Microsoft Outlook
Прибирання начисто в Microsoft Outlook
Для початку вбудовані спам-фільтри Outlook годяться, але вони недосконалі. Щоб відрегулювати їх, відредагуйте правила Outlook Rules вручну або скористайтеся наступним простим прийомом: знайдіть файл FILTERS.TXT, який зазвичай розташований в папці C: / Program Files / Microsoft Office / Office, відкрийте його в Notepad і відредагуйте / видаліть наявні там правила або додайте нові. Правила наберуть чинності з наступним запуском Outlook.
Спрощення вкладень в Microsoft Outlook
Спрощена організація роботи в Microsoft Outlook Фільтри, або правила, застосовуються не тільки у вхідній пошті. Функція Outlook Run Rules Now дозволяє легко очистити поштову скриньку, забитий всякою всячиною. Виберіть Inbox і меню Tools, потім Rules Wizard і натисніть на кнопці Run Now. Правило можна застосувати до всього поштової скриньки або тільки до певних його відділенням.
Сортування пошти в Microsoft Outlook
Outlook відображає повідомлення в спеціальних настроюються уявленнях, які можуть спростити роботу. Наприклад, уявлення View Messages with AutoPreview дозволяє бачити інформацію полів From, Subject і Received разом з першими трьома рядками самого повідомлення. А якщо вибрати View, Current View, By Follow-up Flag, то поштовий ящик відразу відсортують таким чином, що повідомлення, помічені прапором, виявляться вгорі і пред'являть вміст своїх полів: прапора, Due By, From, Subject і Received. Вибравши уявлення Last Seven Days, ви побачите тільки повідомлення за останній тиждень. Можна впорядкувати вміст поштової скриньки і так, щоб простежувалися дискусії. Для цього перейдіть в режим уявлення By Conversation Topic. Повідомлення розподіляться по темам відповідно до полем Subject і вишикуються в ієрархічному порядку. Подання Message Timeline розподіляє вміст поштової скриньки по зручній лінії часу, так що видно діапазон дат їх надходження.
Прискорений доступ до файлів в Microsoft Outlook
Якщо ви часто вкладаєте файли в свої листи, скористайтеся наступним корисною порадою: створіть спеціальну папку для зберігання копій всіх файлів, вкладених у вихідні повідомлення, наприклад, D: / ATTACHMENTS. Це дозволить повертатися до оригінальної версії файлу. А так як діалогове вікно Insert File має звичку переходити в поточний каталог, це змусить Outlook звертатися до папки вкладень щоразу, коли потрібно приєднати файл до листа. Створіть нове повідомлення і натисніть Insert, File, а в поле імені файлу введіть D /: ATTACHMENTS / *. ZIP; потім натисніть на клавішу табуляції. Вийде потрібний каталог, відфільтрований по всіх файлів .ZIP (створене повідомлення можна скасувати). Фокус в тому, що тепер ваш каталог і критерій фільтра знаходяться в падаючому списку File Name. Наступного разу, вставляючи файл, клікніть на Insert, File; відкрийте список File Name і виберіть каталог і фільтр. Ви отримаєте відфільтрований список файлів потрібного каталогу. Той же прийом можна використовувати для створення папки / фільтра з файлами інших типів, зазвичай вкладаються в листи, наприклад, DOC і XLS.
Шпаргалка Microsoft Outlook
Якщо важко запам'ятати клавішні команди, скористайтеся наступним радою: виберіть Tools, Customize, Options і відзначте поля Show ScreenTips on Toolbars і Show Shortcut Keys in ScreenTips. Тепер щоразу, підбиваючи курсор до тієї чи іншої кнопці панелі інструментів, ви будете бачити її опис і відповідне їй поєднання клавіш (в дужках).
Вичерпний календар Microsoft Outlook
Спеціальні клавіші Microsoft Outlook
Боротьба з вірусами Microsoft Outlook
Вимкнення панелі Outlook
Від панелі Outlook легко позбутися, вибравши View і клікнувши на Outlook Bar. Дерево каталогів в стилі інтерфейсу Exchange або Windows Explorer легко отримати, вибравши View і клікнувши на Folder List.
Зазвичай фраза, яка використовується при пошуку, може мати дещо різні написання. Припустимо, що потрібно знайти надіслані повідомлення, що містять або PC Computing, або PC / Computing. Щоб скористатися логічною функцією АБО, виберіть папку Sent, натисніть на клавішу F3 і натисніть на вкладці Advanced. Клікнувши на кнопці Field, виберіть Frequently-Used Fields, потім Message, прийміть обмежує умова, введіть в поле Value PC COMPUTING і клікніть на кнопці Add to List. Тепер додайте інше обмежує умова для поля Message, введіть PC / COMPUTING, клікніть на кнопці Add to List і на Find Now.
Незважаючи на те, що в діалоговому вікні Advanced Find Outlook немає запитів з булевими функціями, їх все ж можна використовувати. Припустимо, потрібно знайти всі відправлені листи зі словами katie і fyi в тексті. Виберіть папку Sent, натисніть на клавішу F3 і натисніть на вкладці Advanced. Потім клікніть на кнопці Field, виберіть Frequently-Used Fields, потім Message, прийміть умова обмеження за замовчуванням, введіть в поле Value текст katie fyi (під знаком пробілу Outlook має на увазі логічне І), клікніть на кнопці Add to List і на Find Now.