Друкована версія
Електронний журнал
Якщо в касі підприємства виявляється недостача, то тінь підозри в першу чергу падає на працівника, який безпосередньо отримує від клієнтів гроші. Варіантів махінацій з коштами безліч: касир може прийняти повну оплату за покупки, але в чеку відобразити не всі позиції і різницю забрати собі. Або ж здійснити фіктивний повернення товару від покупця і також залишити за собою цю суму. Якщо у роботодавця є серйозні причини сумніватися в сумлінності касира, то він може ініціювати звільнення за втрату довіри.
Про виявлену недостачу складають доповідну записку або акт
Найбільш поширеною ситуацією, в якій роботодавець починає процедуру звільнення за втрату довіри, є постійна недостача готівки в касі.
В акті або доповідній записці доцільно зафіксувати наступне:
а) прізвище, ім'я, по батькові працівника, що склав документ, його посаду;
б) обставини, при яких виявлена недостача грошей, наприклад, перерахувати осіб, присутніх при виявленні недостачі, описати стан приміщення, в якому розташована каса (включена сигналізація, закриті або відкриті вікна і т. п.);
Таким чином, акт або доповідна записка відобразить факт недостачі грошей, а також послужить підставою для початку внутрішнього розслідування.
Розмір збитку визначають в ході інвентаризації
На підставі акта або доповідної записки роботодавцю потрібно провести перевірку (ч. 1 ст. 247 ТК РФ). Краще з нею не затягувати, оскільки, як уже зазначалося вище, у роботодавця є 1 місяць з дня виявлення порушення для того, щоб звільнити працівника за втрату довіри (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). До того ж час знадобиться ще на отримання пояснень і на оформлення кадрових документів.
Основні етапи проведення інвентаризації полягають в наступному.
Проведення інвентаризації. Призначена роботодавцем комісія проводить інвентаризацію. При цьому потрібно проконтролювати, щоб в ній взяли участь всі її члени і матеріально відповідальний працівник, у введенні якого знаходиться інспектується майно. На практиці співробітники можуть бути відсутні через хворобу, відпустки або відрядження. В такому випадку перевірку краще перенести на інший день. Інакше велика ймовірність того, що результати інвентаризації будуть визнані недійсними.
Таким чином, інвентаризація дозволить роботодавцю встановити розмір недостачі, а отже, і суму для стягнення з працівника, якщо буде доведена його вина.
Досліджують документи і факти
Відразу звільнити працівника за факт недостачі грошей в касі не можна. Після інвентаризації потрібно продовжити перевірку, щоб визначити інші обставини пропажі коштів і встановити вину працівника в розкраданні. З цією метою створюється комісія, якій належить виявити, зокрема, наступне:
Після розслідування комісія складає підсумковий документ, наприклад, протокол. Важливо не забути долучити до нього матеріали інвентаризації.
В протокол потрібно включити, зокрема:
б) конкретний пункт трудового договору, посадової інструкції, який порушив співробітник;
г) вказівка на розділ, пункт трудового договору, посадової інструкції та інших документів у зв'язку з відповідальністю, які б підтверджували, що у функції співробітника входила робота з валютними цінностями. Зрозуміло, з усіма цими документами працівник повинен бути ознайомлений письмово.
Сукупність зазначених фактів дозволить роботодавцю звільнити працівника за втрату довіри.
У протоколі у вигляді виведення доцільно запропонувати керівнику компанії розірвати з працівником трудовий договір.
Якщо працівник захоче ознайомитися з матеріалами перевірки, то їх доведеться надати (ч. 3 ст. 247 ТК РФ). Швидше за все, він попросить зняти з них копії. Не потрібно перешкоджати співробітнику в цьому, адже в силу ст. 62 ТК РФ він має право запросити копії документів, пов'язаних з роботою.
З працівника вимагають пояснення
Якщо висновки комісії переконливо доведуть, що касир не тільки вчинив дії, які дають право втратити до нього довіру, а й заподіяв шкоду, то роботодавець має право прийняти рішення про звільнення.
Запит пояснювальної записки. Витребування пояснення необхідно в силу ч. 1 ст. 193 і ч. 2 ст. 247 ТК РФ. Обидві норми передбачають запит пояснення у працівника для з'ясування причин події: в першому випадку в силу загального правила, а в другому - для визначення обставин збитку.
Однак це не означає, що у працівника потрібно отримати два пояснення. Обидві норми (і ст. 193, і ст. 247 ТК РФ) фактично повторюють один одного. Вони спрямовані на те, щоб працівник зміг пояснити ситуацію, навести доводи і докази невинності.
Таким чином, досить одного запиту і оформити його доцільно в письмовому вигляді.
По-перше, це дозволить чітко сформулювати претензії до співробітника. Пізніше він не зможе поскаржитися на те, що не зрозумів, за яким фактом йому належить порозумітися. По-друге, за допомогою цього документа роботодавцеві при необхідності буде легко довести виконання обов'язків за запитом пояснення.
Нерідко складають два примірника запиту, один з яких вручається працівникові, а на примірнику роботодавця він розписується в підтвердження факту його отримання.
Є ймовірність, що працівник відмовиться отримати запит або поставити підпис на ньому. В такому випадку краще скласти акт і зафіксувати дату звернення за поясненням.
Часто працівники через конфліктного звільнення перешкоджають діям роботодавців. Наприклад, до числа найпопулярніших прийомів співробітників відноситься хвороба в неприємний для них період. Але це не заважає роботодавцю виконати необхідні дії. Адже запит про надання пояснення можна надіслати рекомендованим листом з повідомленням про вручення, а корінець повідомлення підтвердить, що роботодавець виконав вимоги закону, тобто запросив пояснення.
Отримання пояснення. Працівникові відводиться 2 робочих дня на надання пояснення за фактом порушення (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).
Якщо працівник вважатиме за необхідне додатково пояснити подію і напише нову пояснювальну записку, то її потрібно прийняти. Можливо, що вже після інвентаризації в ході подальшої перевірки були виявлені нові факти, які він захоче прояснити.
Якщо працівник відмовиться від пояснень, то потрібно скласти акт. Його можна оформити після закінчення 2 робочих днів з моменту запиту про дачу об'сненій за фактом порушення (ч. 1 ст. 193 ТК РФ). Довше чекати не потрібно. Незважаючи на відсутність пояснень, працедавець на підставі ч. 2 ст. 193 ТК РФ має право перейти до наступного кроку - видання наказу про звільнення касира.
Оформляють наказ про звільнення
Для того щоб оформити звільнення касира, потрібно видати наказ (ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ). Раніше на підставі ч. 6 ст. 193 ТК РФ видавали додатковий наказ - про застосування дисциплінарного стягнення. Тепер цього робити не потрібно.
У наказі важливо максимально повно і точно відобразити документи, які лягли в основу рішення про звільнення: акти, пояснювальна записка, протоколи розслідування та інші документи. Для цього призначено рядок «підстава (документ, номер, дата)».
На наказі потрібно отримати підпис працівника (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). Якщо це зробити не вдасться, то досить на наказі написати: «Працівник відмовився ознайомитися з наказом під розпис» або «Неможливо довести до відома працівника». Далі співробітник, який вніс цей запис, ставить дату і розписується. Іноді в разі відмови від ознайомлення з наказом роботодавці складають акт. У ньому описують ситуацію і фіксують прізвища, імена, посади тих, хто був присутній при цьому. Складання такого документа не буде порушенням законодавства, оскільки немає забороняє норми. Після складання акту його реквізити (дату і номер) вказують на наказі, від підписання якого відмовився звільнений співробітник.
Запис про звільнення "за статтею" вносять до трудової книжки
Процедура звільнення касира завершується заповненням двох документів: трудової книжки працівника та його особової картки.
У трудову книжку вноситься запис: «Трудовий договір розірвано в зв'язку з вчиненням винних дій працівником, який безпосередньо обслуговує грошові цінності, що дають підставу для втрати довіри до нього з боку роботодавця, пункт 7 частини першої статті 81 Трудового кодексу Російської Федерації. Після цього працівник, який відповідає за роботу з трудовими книжками, розписується і ставить печатку роботодавця. Зверніть увагу, що печатка відділу кадрів в цьому випадку не підійде.
Оскільки запис про звільнення в зв'язку з втратою довіри зганьбити працівника в очах майбутнього роботодавця, то досить імовірно, що співробітник не з'явиться для отримання трудової книжки. У такому випадку потрібно в цей же день (останній день роботи) направити йому листа про необхідність з'явитися за книжкою або дати згоду на відправлення її поштою (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Такий лист краще оформити рекомендованим з описом вкладення. Тим самим роботодавець в разі претензій перевіряючих або самого працівника зможе підтвердити, що він виконав вимогу закону. Після направлення листа роботодавець не буде нести відповідальності за затримку видачі трудової книжки.
А. Петров,
юрисконсульт юридичного відділу Inventive Retail Group