Повірте, чим більше ви знаєте про Excel, чим краще розбираєтеся в її функціях, тим ефективніше буде ваша робота. А ми поки розповімо вам про п'ять найбільш важливих інструментах Excel.
1. Заборона на зміни заднім числом
Отже, у вас є таблиця, де поки пустують поля «Кількість» і «Дата». Таблицю буде заповнювати менеджер Василь, і ви трохи сумніваєтеся в його чесності. Як же зробити так, щоб Василь не зміг внести в таблицю зміни заднім числом?
1) Наведіть курсор на осередок «Дата» і виберіть пункт «Дані».
2) Клацніть на пункт «Перевірка даних». Вискочить табличка.
3) У пункті «Тип даних» клацніть на «Інший».
4) Знайдіть графу «Формула» і впишіть туди: = А2 = СЕГОДНЯ ().
5) Знайдіть пункт «Ігнорувати порожні клітинки» і приберіть з нього галочку.
Ту ж саму процедуру можна повторити зі стовпцем «Кількість», та й в принципі - з будь-яким іншим стовпцем.
2. Створення абсолютно прихованого листа
Припустимо, над одним документом Excel працюють відразу кілька людей. Припустимо, ви хочете приховати певний лист. Якщо зробити це простим способом, то користувач все одно побачить ім'я прихованого листа. Ми ж пропонуємо вам супертаємний варіант:
1) Наберіть ALT + F11, зліва вискочить витягнуте віконце.
2) У верхній частині вікна вкажіть, який з листів ви хочете приховати.
3) У нижній частині вікна знайдіть властивість Visible і переведіть його в режим xlSheetVeryHidden.
Усе! Тепер про це аркуші будете знати тільки ви.
3. Заборона на введення дублів
Припустимо, ви завантажуєте список продуктів в прайс-лист. Як уникнути повторів? Наводимо приклад організації прайс-листа на десять осередків; при бажанні ви можете створити будь-який їх кількість.
1) Виділіть комірки, на які буде поширюватися заборона дублів. Наприклад, так: А1: А10.
2) Натисніть на вкладку «Дані» і виберіть пункт «Перевірка даних».
3) У випадаючому списку «Тип даних» з вкладки «Параметри» виберіть пункт «Інший».
4) Введіть = СЧЁТЕСЛІ ($ A $ 1: $ A $ 10; A1)<=1 в графу «Формула».
5) Перейдіть на вкладку «Повідомлення про помилку» і впишіть туди текст, який буде випадати при кожному дублі.
4. Зведена таблиця
Припустимо, у вас прийнято робити таблиці, в яких розписується, скільки всього продуктів продав певний менеджер. Нерідко буває так, що таблиця розростається, і працювати з нею стає складно. Саме для полегшення роботи з розрісся документом і існує сервіс «зведені таблиці». Як їх створити?
1) Натисніть на «Вставку». Там є пункт «Зведена таблиця», натисніть на нього.
2) Чи з'явиться віконце. Натисніть «ОК».
3) Чи з'явиться віконце, яке дозволить вам сформувати зведену таблицю з тими даними, які вас цікавлять: наприклад, найпродуктивніший менеджер або найпопулярніший товар.
5. Вибіркове підсумовування
Припустимо, у вас є таблиця, в якій зазначено, що різні замовники купували у вас різні товари на різні суми. Ви хочете дізнатися, на яку суму в цілому клієнт на ім'я VASILIY купив у вас буженини (Boiled Salted Pork).
1) Введіть ім'я замовника (VASILIY) в осередок G4.
2) Введіть назву продукту (Boiled Salted Pork) в комірки G5.
3) Перейдіть до осередок G7 і напишіть формулу.
4) Введіть Ctrl + Shift + Enter.
Вуаля - в G7 з'явиться потрібна вам сума!