Основні види документів в РФ.
Всі документи можна розділити на: організаційно-правові, розпорядчі, довідково-інформаційні, довідково-аналітичні, по особовому складу підприємства та бухгалтерського обліку і звітності.
Це документи, необхідні для заснування підприємства і організації його виробничо-господарської діяльності.
Першу частину з них становить Комплект установчих документів підприємства:
- заяву в реєстраційну палату;
- протокол № 1 зборів засновників,
- свідоцтво про реєстрацію підприємства в реєстраційній палаті;
- свідоцтва про реєстрацію в органах статистики, податкової інспекції, пенсійному і страхових фондах, державному реєстрі і т.п. організаціях. Ця частина документів видається або засвідчується зовнішніми організаціями.
Другу частину складає комплекс взаємопов'язаних документів. регламентують поточну діяльність на підприємстві та організацію роботи трудового колективу. Ці документи розробника-розробляються на підприємстві і затверджується його керівництвом. це:
- поточні плани і програми діяльності;
- положення про структурні підрозділи;
- внутрішній розпорядок на підприємстві;
- посадові інструкції співробітників;
- інструкція про ведення діловодства тощо
Ці документи, а також документи бухгалтерського обліку та звіт-ності, документи планування, фінансування і кредитування зазвичай включають в розділ «Організаційні документи» в якості підрозділів.
Організаційно-розпорядчі документи - це різновид організаці-ційних документів, але додатково мають вказівку, що, кому і на який термін необхідно зробити.
На підприємствах в основному використовуються розпорядчі документи. завіряються однією особою: наказ, розпорядження, вка-пізнання і доручення.
Колективним розпорядчим документом може бути про-протоколі зборів (наради, засідання і т.п.), якщо в нього по резуль-татам голосування включено доручення конкретним особам з указу-ням строків виконання.
Довідково-інформаційні та довідково-аналітичні документи - документи, що містять факти, дані, характеристики та інші відомості, необ-ходимо підприємству в його виробничо-господарської діяль-ності (службові листи і телеграм-ми, що відправляються і одержуються через відділення зв'язку; телефакси, письмові і зву-кові документи електронної пошти, довідки, акти, протоколи, доповідні, службові та об'єк-пояснювальною запискою та, звіти, прогнози та інші).
Документи по особовому складу підприємства - документи, що характеризують працівників і їх трудові правовідносини з ад-міністрації підприємства та іншими співробітниками Це: Особиста заява, Наказ про призначення на посаду, Листок з обліку кадрів, Автобіографія, копії свідоцтв і атестує-тов, Трудова книжка і ін. документи, що об'єднуються в комплект «Особиста справа».
Що вивчає предмет «діловодство».
Складовою частиною практичної діяльності є документування подій, фактів і процесів, тобто підготовка і оформлення відповідних документів. В реальних умовах діючого підприємства документи виконують функції: обліково-звітні, контрольні, правові, історичного свідоцтва і т.д. служать цінним джерелом нової інформації.
Керівники і фахівці підприємств 50- 90% робочого часу зайняті роботою з документами або їх створенням. Ця діяльність отримала назву «діловодство».
Діловодство - це діяльність з розробки, обліку, систематизації та зберігання документів для прискорення їх пошуку і викон-вати; це сукупність робіт з документування діяльності установи і по організації документів у ньому.
Об'єкт діловодства - оформлення документів, що відображають діяльність підприємства і організація документообігу в установі.
Предмет діловодства - правильність оформлення документів, що відображають діяльність підприємства; належна організація документообігу в установі згідно з вимогами ГОСТу.
Суть діловодства складають процеси документування різноманітної інформації і робота з документами.
Документування - це запис інформації про процеси, факти і події на матеріальному носії і забезпечення її елементами-ідентифікаторами, званими реквізитами.
Документ - це інформація, зафіксована на паперовому або іншому носії, що має реквізити.
Реквізити - це розпізнавальні елементи документа, що визначають його правовідносини з суб'єктами і об'єктами діяльності підприємства. Реквізити документа поділяють на постійні і змінні.
Постійні реквізити - це символи та індекси, що наносяться на типові заготовки документів (бланки та форми) друкарським або іншим способом.
Змінні реквізити - це символи та індекси, що вносяться до документ в процесі його підготовки та оформлення.
Документація - це комплект документів, згрупованих за будь-якою ознакою. Комплекти документів можуть бути сгруппі-рова за найменуваннями і назв (номінативний ознака), за предметним, галузевому, географічної, хронологічним або іншою ознакою.
Угруповання, систематизація та збер-ня документації відносяться до діяльності діловодства.
З виробничої і технологічної точки зору делопроіз-ництво на підприємстві - це частина організаційно-управлінських процесів, все частіше званих документаційне забезпечення управління (ДОП).
З юридичної точки зору діловодство на підприємстві - це документування виробничо-господарських та трудових правовідносин.
Загальне та спеціальне діловодство. Загальна делопроізвод-ство охоплює документи, обов'язкові для будь-яких видів підпри-ємств незалежно від їх статусу, відомчої приналежності або форми власності. Документи загального діловодства зберігають-ся в папках з назвою «Дело».
Справа - це папка з документами, що має номер, назва, вка-пізнання на приналежність, рік початку ведення і термін зберігання.
Для обліку Справ складається їх перелік, званий Номенкл-турою.
Номенклатура справ підприємства - це систематизований пе-речень номерів і назв Справ, із зазначенням кількості їх томів, термінів зберігання та статті з документа, що визначає ці терміни.
Велика кількість документів в якості кореспонденції на-ходиться в русі, утворюючи документообіг.
Документообіг - це рух документів всередині підпри-ємства і між підприємствами з моменту їх створення до відправлення на зберігання або на знищення.
Важливу частину діловодства становить організація збер-ня виконаних, але мають тимчасову або історичну цін-ність документів. Зберігаються документи в архівах.
Архів - це місце довготривалого зберігання документації зі спеціальною організацією масивів документів, що гарантує можливість доступу до них за певними правилами.
Архівна справа - це складова частина діловодства, забезпе-Чіва організацію систематизованого довготривалого зберігання документів.
Функція документування процесів і подій - головна. В першу чергу - документування створення підприємства і орга-нізації його виробничо-господарської діяльності.